探討辦公室電子檔案的安全保密工作

文/中共龍巖市永定區委辦公室 簡遠征

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探討辦公室電子檔案的安全保密工作

文/中共龍巖市永定區委辦公室 簡遠征

【摘要】隨著社會經濟的發展，信息技術在人們日常生產生活中的作用越顯突出，就以辦公室檔案管理來說，電子檔案成為當下辦公室檔案管理的主要方式。尤其是機關黨委的電子檔案關系到地方人力資源等重要信息，對電子檔案做好保密工作，對機關黨委辦發展來說，極為重要。本文對辦公室電子檔案安全保密工作進行研究，著重分析了當下電子檔案的發展情況，并就安全保密工作展開了相關探討和分析，以期找出有效措施，解決電子檔案的安全保密問題。

【關鍵詞】辦公室；電子檔案；安全保密工作

科學技術的進步，促進了信息技術與人們生活的進一步融合，信息技術在人們日常工作中的作用越顯突出。在這樣的背景環境下，利用數字信息技術進行辦公室電子檔案管理，成為當下機關事業單位進行人力資源管理工作的必然選擇。但是電子檔案在進行數據存儲過程中，由于網絡信息傳輸的匿名性以及無序性，電子檔案可能遭到外部程序入侵，導致電子檔案信息丟失，對機關事業單位發展造成了極為不利的影響。針對這一問題，加強辦公室電子檔案的安全保密工作就顯得尤為重要了。本文對辦公室電子檔案的安全保密工作進行研究，以筆者自身的經驗為主，探討了身為檔案管理工作者，在新形勢下，如何根據電子檔案的新特性，做好電子檔案管理的安全保密工作。

一、建立科學的電子檔案安全保密管理制度

辦公室電子檔案的安全保密工作要想順利進行下去，建立科學的電子檔案安全保密管理制度，是首要前提。安全保密管理制度，作為電子檔案安全保密工作的制度保障，能夠對電子檔案的日常應用與管理進行有效規范，保證電子檔案在查閱過程中，能夠按照相關程序進行，避免由于管理的疏忽，導致電子檔案信息泄露。同時，電子檔案安全保密管理制度，能夠對電子檔案的整理進行有效規范，使電子檔案的入編、入柜、密碼管理等工作井然有序，避免因電子文件本身的復雜性，造成電子檔案管理工作的混亂，影響電子檔案管理工作的效率性。

科學的電子檔案安全保密管理制度的建立，要注重從電子檔案本身進行管理，具體內容主要表現在以下幾個方面：第一，電子檔案在進行信息搜集過程中，必須保證電子檔案的真實性、完整性，并對檔案保存方式進行有效管理，使電子檔案的存儲能夠符合相關標準，方便日后的查閱工作。第二，在進行電子檔案存儲過程中，要注重對電腦環境的有效檢查，避免電腦染上病毒，對一些重要的文件，可做有針對性的保密措施。例如將電子檔案按照重要性分為A、B、C三類，A類電子檔案為機密文件；B類電子檔案為重要文件；C類電子檔案為一般文件，這樣一來，根據文件的重要性，可以有區別地做好安全保密工作，這在很大程度上加強了電子檔案的保密措施。第三，電子檔案存儲過程中，要對存儲方式進行有效選擇，并建立與電子檔案信息相對應的數據庫處理系統，保證電子檔案在存儲工程中的安全性。

二、注重高效率、專業化的電子檔案管理團隊建設

隨著社會經濟的發展，信息技術在人們日常生產生活中的作用越顯突出，在這樣的背景環境下，利用電子信息技術進行檔案管理工作，成為當下機關事業單位發展過程中的必然選擇。本文對這一問題的研究，主要以筆者的實際工作為主。信息技術應用于檔案管理中，對傳統的檔案管理模式產生了巨大的沖擊，最為直觀的表現就是檔案管理者專業化技能水平要求不斷提升。傳統的檔案管理模式要求檔案管理者具備檔案管理知識即可，但現代化的電子檔案管理，要求檔案管理者具有相關專業知識的前提下，對計算機技術也有較高的要求。對此，建設一支高效率、專業化的電子檔案管理團隊，對于提升電子檔案安全性來說，具有重要意義。

高效率、專業化的電子檔案管理團隊建設，要牢牢把握以下幾點內容：第一，檔案管理人員要變革傳統觀念，注重堅持與時俱進，不斷地進行學習，掌握新的檔案管理知識，只有這樣，才能更好地面對復雜的電子檔案管理工作，保證電子檔案管理更具安全性。第二，要加強檔案管理人員的專業化技能水平培訓，注重傳授電子檔案管理工作方法，使檔案管理人員具備一定的計算機知識，能夠對影響到電子檔案安全性的網絡問題進行簡單處理。第三，注重提升檔案管理人員的責任意識，在電子檔案管理工作過程中，能夠對相關信息守口如瓶，不對外泄露公司秘密，具備較高的職業道德素質。同時，在機關黨委辦進行公文處理工作，具有一定的特殊性，

不單單要求電子檔案管理人員具有較高的專業技能水平，更加注重職業道德教育，確保電子檔案管理團隊能夠德才兼備。

三、辦公室電子檔案的安全保密工作技術措施

辦公室電子檔案的安全保密工作，除了涉及管理和人員專業知識方面外，還與計算機網絡安全風險有著較大的聯系。隨著科學技術的進步，計算機網絡安全環境問題成為計算機應用過程中一個不可避免的風險問題，惡意程序的破壞、木馬病毒的威脅，是造成電子檔案信息泄露的又一關鍵影響因素。因此，在實際工作過程中，針對網絡環境安全性問題，機關黨委辦必須采取有效措施予以解決。本文關于這一方面的研究，認為加強電子檔案安全保密工作，要注重從以下幾點進行考慮：

（一）設置防火墻。防火墻是計算機系統的主要保護設施，它能夠有效地對一些惡意程序進行攔截。辦公室電子檔案管理過程中，要注重對用戶計算機上設置防火墻，避免電腦系統遭受外來程序攻擊，竊取電子檔案信息。

（二）設置電子檔案管理密碼。電子檔案在進行數據存儲過程中，可以設置管理密碼，當外來程序入侵計算機系統時，在訪問電子檔案需要進行身份認證。這樣一來，相對于為電子檔案的安全保密工作提供了雙保險，極大程度地保證了電子檔案信息避免被盜取。

（三）信息加密。信息加密是“雙密鑰碼”法的具體應用，它與設置電子檔案密碼不同，它針對信息本身。在進行電子檔案信息查閱時，只有解除信息加密，才能還原信息，有效地避免了信息泄露。

綜上所述，本文著重分析了辦公室電子檔案安全保密工作的有效措施。通過本文的分析，我們不難看出，在進行電子檔案安全保密工作時，只有從干部本身、電子檔案安全保密管理工作、電子檔案網絡環境三個方面著手，才能夠全面、有效地保證電子檔案的安全性，避免重要信息泄露。

【參考文獻】

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