試論檔案信息資源的開發利用

鄧決

摘 要： 社會信息化大潮的到來，使傳統靜態檔案信息很難被應用，迫切要求做好信息資源的轉化與開發利用工作。本文將從觀念轉變、開發利用原則、開發利用途徑以及網絡環境等視角，對如何開發利用檔案信息資源進行探析。

關鍵詞：檔案信息資源 開發利用 網絡環境

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）10-0021-01

前言：檔案信息資源本身融入較多有關資金、人員、組織設備等各方面資源信息，能夠為事業單位的發展提供參考。盡管近年來檔案部門在開發與利用檔案信息資源上做出較多努力，但“重藏輕用”等現象仍較為明顯，難以真正開發利用其中的資源，檔案信息價值由此受到制約，更無從談及為單位的發展服務。這就要求立足于信息資源利用實際，做好開發與建設工作。

一、檔案信息資源開發利用思想觀念的轉變

思想認識問題是導致資源開發利用過于滯后的主要原因。檔案工作不能僅注重基本的檔案收集、歸檔方面，而忽視檔案信息的共享，這將失去開發利用檔案信息資源的重要意義。因此，檔案信息資源管理中，應注意在思想觀念上轉變，具體包括：第一，轉變重藏輕用、閉關自守等理念，對資源的開發與利用給予足夠重視，同時，應將檔案工作的主要內容置于開發利用層面，從人力與物力資源上給予支持。第二，資源共享理念應作為開發利用資源的指導思想，資源價值的發揮并非在于“藏”，更應以共享為主，可通過協調機制的構建，使各部門能夠統一利用檔案信息資源，服務于各項事業的發展。第三，檔案服務意識需不斷強化，尤其對于較多價值極高的資源，應由檔案管理人員主動開發利用，切忌存在“坐等上門”的被動心理。此外，觀念意識轉變中，要求單位將開發利用檔案信息資源作為一項重要工作，這樣才能更深層次的挖掘檔案信息資源的價值[1]。

二、檔案信息資源開發利用的原則

如何開發利用檔案信息資源，是當前大多數事業單位考慮的主要問題，盡管在該方面工作上做出較多努力，但由于檔案信息資源在內容上較為豐富，數量較大，加上缺少相應的指導原則，使開發利用效果并不理想。因此，實際開發利用中，需遵循一定的原則，具體如下幾方面。

第一，優化整合。該原則主要強調在開發檔案信息資源中，應做好整合工作，可采取開放館藏檔案的方式，若有涉密文件，可進行標注，單獨管理，防止有泄密或失密問題存在。具體整合中，可根據相關規定，對可開放利用的資源范圍劃定，確保檔案文件能夠切實對外開放。

第二，效益原則。開發與利用檔案信息資源，旨在利用資源的價值獲取更多經濟效益、社會效益。開發利用過程中，應注意以該準則為指導，做到圍繞社會需求出發，以低投入換取高回報，達到開發利用的目標。

第三，安全原則。由于檔案文件本身可作為原始信息，要求在開發利用中保證其安全性。其中的安全性不僅表現在信息資源內容層面，也應注意使信息資源的載體達到安全標準，避免出現重要信息資源泄密或失密等情況。

第四，并重原則。該原則指導下主要強調開發利用的同時，做好資源建設工作，兩項工作應并重。其中的資源建設不僅表現在基本的信息收集、整理層面，也需考慮到充分利用現代網絡環境，汲取更多可豐富檔案信息資源的內容，這樣在開發利用中才能獲取更多有價值的資源[2]。

三、開發利用檔案信息資源的路徑

在資源開發利用原則指導下，檔案管理部門需就結合檔案資源實際開發與利用現狀，采取相應的完善策略。具體開發利用中，首先應在信息存貯量上不斷增加，使館藏更加豐富。檔案部門可考慮在信息資源接收范圍上不斷擴大，且使收集信息資源的途徑得以拓寬，如將區域中的文化、歷史等檔案材料納入館藏中，這樣可為檔案信息資源賦予濃厚的地方特色。同時，對于現有檔案資源，要求深入編研與開發，如部分利用價值較高的檔案信息，可考慮由專人負責專題編研、深度開發，使檔案信息資源利用價值得到提升。另外，開發利用資源中，應在人員素質方面不斷強化。如檔案工作者的服務意識、責任意識以及具體的操作技能等，都應進一步強化，將自身角色定位于檔案信息導航員、建設者方面。需注意的是，由于現代檔案業務開展中，涉及較多信息技術操作，如信息捕捉、信息整理等，要求檔案工作者掌握更多現代信息技能[3]。

四、基于網絡環境視角的檔案信息資源開發利用

無論從開發與利用檔案信息資源，或從檔案信息資源建設等角度，都需借助現代網絡技術實現。網絡環境下，單位可考慮進行檔案信息數據庫的構建，利用數據庫使檔案信息的完整性、有序性得以保證。具體構建中，可結合當前館藏資源的建設與利用現狀，進行各類檔案資源的分類，這樣實際使用資源中將更為便利。同時，檔案部門需在檢索系統方面進一步完善，原因在于館藏信息本身具有信息量大特征，實際利用中若缺少檢索系統作為支撐，很難保證實時獲取自身所需信息，所以應保證檢索更為簡捷快速，使信息檢查準率、查全率得到提高。此外，在開發與利用檔案信息資源中，檔案部門也可直接構建檔案信息平臺，使檔案部門、信息使用者可直接通過平臺進行互動，既能使檔案機構在信息服務方面過于被動的狀態得以改變，也為信息使用者提供極大的便利，提升檔案信息資源的利用效率[4]。

結論：開發利用檔案信息資源是現行大多數事業單位發展中需考慮的主要內容。實際開發利用中，應立足于當前檔案信息資源的開發現狀，在思想觀念上不斷的轉變，樹立檔案信息管理創新、信息資源共享等理念。同時，以相關的原則如效益原則、序化整合、安全性原則以及并重原則等為指導，進行資源的開發與利用。另外，為達到開發利用目標，也需充分借助現代網絡環境帶來的優勢，做好資源建設工作，這樣才能使檔案信息資源更好的服務于單位發展。

參考文獻

[1]朱蘭蘭.檔案信息資源開發利用對經濟社會發展影響力測度問題初探[J]. 檔案學通訊，2011，03：79-83.

[2]李芳芳. 試論檔案信息資源的開發利用[J]. 檔案，2011，05：12-14.

[3]章鄴. 試論電子政環境下檔案信息資源的開發與利用[J]. 佳木斯大學社會科學學報，2011，06：174-176.

[4]張浩.檔案信息資源開發利用中的利益平衡機制研究[D].安徽大學，2011.