試論檔案信息資源的開發(fā)利用

鄧決

摘 要： 社會(huì)信息化大潮的到來，使傳統(tǒng)靜態(tài)檔案信息很難被應(yīng)用，迫切要求做好信息資源的轉(zhuǎn)化與開發(fā)利用工作。本文將從觀念轉(zhuǎn)變、開發(fā)利用原則、開發(fā)利用途徑以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等視角，對(duì)如何開發(fā)利用檔案信息資源進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源 開發(fā)利用 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）10-0021-01

前言：檔案信息資源本身融入較多有關(guān)資金、人員、組織設(shè)備等各方面資源信息，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供參考。盡管近年來檔案部門在開發(fā)與利用檔案信息資源上做出較多努力，但“重藏輕用”等現(xiàn)象仍較為明顯，難以真正開發(fā)利用其中的資源，檔案信息價(jià)值由此受到制約，更無從談及為單位的發(fā)展服務(wù)。這就要求立足于信息資源利用實(shí)際，做好開發(fā)與建設(shè)工作。

一、檔案信息資源開發(fā)利用思想觀念的轉(zhuǎn)變

思想認(rèn)識(shí)問題是導(dǎo)致資源開發(fā)利用過于滯后的主要原因。檔案工作不能僅注重基本的檔案收集、歸檔方面，而忽視檔案信息的共享，這將失去開發(fā)利用檔案信息資源的重要意義。因此，檔案信息資源管理中，應(yīng)注意在思想觀念上轉(zhuǎn)變，具體包括：第一，轉(zhuǎn)變重藏輕用、閉關(guān)自守等理念，對(duì)資源的開發(fā)與利用給予足夠重視，同時(shí)，應(yīng)將檔案工作的主要內(nèi)容置于開發(fā)利用層面，從人力與物力資源上給予支持。第二，資源共享理念應(yīng)作為開發(fā)利用資源的指導(dǎo)思想，資源價(jià)值的發(fā)揮并非在于“藏”，更應(yīng)以共享為主，可通過協(xié)調(diào)機(jī)制的構(gòu)建，使各部門能夠統(tǒng)一利用檔案信息資源，服務(wù)于各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。第三，檔案服務(wù)意識(shí)需不斷強(qiáng)化，尤其對(duì)于較多價(jià)值極高的資源，應(yīng)由檔案管理人員主動(dòng)開發(fā)利用，切忌存在“坐等上門”的被動(dòng)心理。此外，觀念意識(shí)轉(zhuǎn)變中，要求單位將開發(fā)利用檔案信息資源作為一項(xiàng)重要工作，這樣才能更深層次的挖掘檔案信息資源的價(jià)值[1]。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的原則

如何開發(fā)利用檔案信息資源，是當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位考慮的主要問題，盡管在該方面工作上做出較多努力，但由于檔案信息資源在內(nèi)容上較為豐富，數(shù)量較大，加上缺少相應(yīng)的指導(dǎo)原則，使開發(fā)利用效果并不理想。因此，實(shí)際開發(fā)利用中，需遵循一定的原則，具體如下幾方面。

第一，優(yōu)化整合。該原則主要強(qiáng)調(diào)在開發(fā)檔案信息資源中，應(yīng)做好整合工作，可采取開放館藏檔案的方式，若有涉密文件，可進(jìn)行標(biāo)注，單獨(dú)管理，防止有泄密或失密問題存在。具體整合中，可根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對(duì)可開放利用的資源范圍劃定，確保檔案文件能夠切實(shí)對(duì)外開放。

第二，效益原則。開發(fā)與利用檔案信息資源，旨在利用資源的價(jià)值獲取更多經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。開發(fā)利用過程中，應(yīng)注意以該準(zhǔn)則為指導(dǎo)，做到圍繞社會(huì)需求出發(fā)，以低投入換取高回報(bào)，達(dá)到開發(fā)利用的目標(biāo)。

第三，安全原則。由于檔案文件本身可作為原始信息，要求在開發(fā)利用中保證其安全性。其中的安全性不僅表現(xiàn)在信息資源內(nèi)容層面，也應(yīng)注意使信息資源的載體達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)重要信息資源泄密或失密等情況。

第四，并重原則。該原則指導(dǎo)下主要強(qiáng)調(diào)開發(fā)利用的同時(shí)，做好資源建設(shè)工作，兩項(xiàng)工作應(yīng)并重。其中的資源建設(shè)不僅表現(xiàn)在基本的信息收集、整理層面，也需考慮到充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，汲取更多可豐富檔案信息資源的內(nèi)容，這樣在開發(fā)利用中才能獲取更多有價(jià)值的資源[2]。

三、開發(fā)利用檔案信息資源的路徑

在資源開發(fā)利用原則指導(dǎo)下，檔案管理部門需就結(jié)合檔案資源實(shí)際開發(fā)與利用現(xiàn)狀，采取相應(yīng)的完善策略。具體開發(fā)利用中，首先應(yīng)在信息存貯量上不斷增加，使館藏更加豐富。檔案部門可考慮在信息資源接收范圍上不斷擴(kuò)大，且使收集信息資源的途徑得以拓寬，如將區(qū)域中的文化、歷史等檔案材料納入館藏中，這樣可為檔案信息資源賦予濃厚的地方特色。同時(shí)，對(duì)于現(xiàn)有檔案資源，要求深入編研與開發(fā)，如部分利用價(jià)值較高的檔案信息，可考慮由專人負(fù)責(zé)專題編研、深度開發(fā)，使檔案信息資源利用價(jià)值得到提升。另外，開發(fā)利用資源中，應(yīng)在人員素質(zhì)方面不斷強(qiáng)化。如檔案工作者的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及具體的操作技能等，都應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化，將自身角色定位于檔案信息導(dǎo)航員、建設(shè)者方面。需注意的是，由于現(xiàn)代檔案業(yè)務(wù)開展中，涉及較多信息技術(shù)操作，如信息捕捉、信息整理等，要求檔案工作者掌握更多現(xiàn)代信息技能[3]。

四、基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境視角的檔案信息資源開發(fā)利用

無論從開發(fā)與利用檔案信息資源，或從檔案信息資源建設(shè)等角度，都需借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，單位可考慮進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，利用數(shù)據(jù)庫使檔案信息的完整性、有序性得以保證。具體構(gòu)建中，可結(jié)合當(dāng)前館藏資源的建設(shè)與利用現(xiàn)狀，進(jìn)行各類檔案資源的分類，這樣實(shí)際使用資源中將更為便利。同時(shí)，檔案部門需在檢索系統(tǒng)方面進(jìn)一步完善，原因在于館藏信息本身具有信息量大特征，實(shí)際利用中若缺少檢索系統(tǒng)作為支撐，很難保證實(shí)時(shí)獲取自身所需信息，所以應(yīng)保證檢索更為簡捷快速，使信息檢查準(zhǔn)率、查全率得到提高。此外，在開發(fā)與利用檔案信息資源中，檔案部門也可直接構(gòu)建檔案信息平臺(tái)，使檔案部門、信息使用者可直接通過平臺(tái)進(jìn)行互動(dòng)，既能使檔案機(jī)構(gòu)在信息服務(wù)方面過于被動(dòng)的狀態(tài)得以改變，也為信息使用者提供極大的便利，提升檔案信息資源的利用效率[4]。

結(jié)論：開發(fā)利用檔案信息資源是現(xiàn)行大多數(shù)事業(yè)單位發(fā)展中需考慮的主要內(nèi)容。實(shí)際開發(fā)利用中，應(yīng)立足于當(dāng)前檔案信息資源的開發(fā)現(xiàn)狀，在思想觀念上不斷的轉(zhuǎn)變，樹立檔案信息管理創(chuàng)新、信息資源共享等理念。同時(shí)，以相關(guān)的原則如效益原則、序化整合、安全性原則以及并重原則等為指導(dǎo)，進(jìn)行資源的開發(fā)與利用。另外，為達(dá)到開發(fā)利用目標(biāo)，也需充分借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的優(yōu)勢(shì)，做好資源建設(shè)工作，這樣才能使檔案信息資源更好的服務(wù)于單位發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]朱蘭蘭.檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展影響力測(cè)度問題初探[J]. 檔案學(xué)通訊，2011，03：79-83.

[2]李芳芳. 試論檔案信息資源的開發(fā)利用[J]. 檔案，2011，05：12-14.

[3]章鄴. 試論電子政環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用[J]. 佳木斯大學(xué)社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2011，06：174-176.

[4]張浩.檔案信息資源開發(fā)利用中的利益平衡機(jī)制研究[D].安徽大學(xué)，2011.