學歷信息數字化平臺的開發與利用

楊楊

［摘要］ 幾十年來高校的畢業生學歷信息管理一直以傳統的紙質檔案材料為主，近幾年隨著計算機網絡的普及，數字化管理開始大范圍的運用于各個領域，越來越多的高校開始利用計算機進行學歷信息存儲管理。通過計算機進行學歷信息檢索不僅可以提高工作效率，還能從根本上對原始資料進行保護。

［關鍵詞］ 學歷信息；檔案；數字化

［中圖分類號］ G647 ［文獻標志碼］ A ［文章編號］ 1008-2549(2016) 11-0036-02

我國很多高校的辦學時間較長，積累的原始學歷信息資料很多，大部分高校都有專門的檔案管理部門，但由于很多高校存在辦學形式多元化、高校合并、高校拆分、遷址等情況，使得學歷信息資料數量大、類別復雜，再加上了解學校歷史的人越來越少，更加凸顯學歷信息資料的重要性。招生人數和畢業生人數持續激增，但管理人員卻始終保持人數未變已經成為各高校普遍存在的現象。學歷信息是職稱評定、升學、出國留學的重要憑證，查閱學歷信息資料和辦理各種證明的人越來越多。傳統的學歷信息管理延續著分年份、資料類別等排序管理，出具證明材料需要管理人員對學生身份進行確認然后手工查詢，不僅需要大量人力更加浪費時間，對于異地學生辦理相關證明大大提高了時間和經濟成本。

一學歷信息數字化平臺的開發

（一）學歷信息資料的收集歸檔

學歷信息資料的收集歸檔作為數字化開發的基礎，關系到整個數字化平臺今后是否能準確地使用。在近幾十年的辦學過程中學校積累下包括錄取三聯單、入學名冊、成績單、畢業生登記表等大量的學歷信息資料，由于時間久遠，這些資料保存難度大，因此在收集整理歸檔相關資料時，有必要邀請相關的專家及以往從事過學籍工作的教師參與。應本著優先搶救年限久遠的紙質學歷信息資料，并且分批逐步將所有紙質學歷信息資料進行掃描轉換成電子文件。然后將掃描文件進行索引錄入，完成數據對接，每個學生都生成一條索引數據，可根據學生姓名、學號、考生號、電子注冊號、身份證號等信息進行查詢。

在具體實施數字化時，嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》有關要求制定電子檔案標準，規范電子文件格式，同時也要充分考慮與現有其他相關電子文件格式的統一及數據的共享，避免因重復建設造成的資源浪費。還要確保轉換過程要保證電子文件數據的系統性、完整性和準確性，由于學歷信息資料的特殊性，在資料的收集歸檔過程中，需要重視保密性及安全性。做好這項工作可以促進后續各環節良好地運行和協調發展，也是學歷信息數字化的重要基礎。

（二）學歷信息數字化平臺的開發過程

1技術支持，軟硬兼顧

學歷信息數字化平臺開發針對特定用戶，既要兼顧安全性又要利于發展，同時由于高校均有自己的教務管理平臺，學歷信息數字化平臺的開發還要考慮到未來有可能將兩個平臺甚至更多平臺資源進行整合。為了開發出符合學校自身特點的數字化平臺，在校專業技術人員中選擇適合的研發團隊，以方便學歷信息數字化的后續發展建設。平臺開發采用java技術的B/S結構設計框架，Java語言具有功能強大和簡單易用兩個特征，同時兼具安全性、穩健性、平臺獨立與可移植性、動態性等特點，符合學歷信息數字化平臺開發的要求。

學歷信息數據量較大、種類較多、部分具有保密性，為此在數據存儲時要考慮存儲空間的大小以及安全，同時需要配備專門的硬件設備，采用 B/S（瀏覽器/服務器）架構以滿足數據量不斷增容擴充。b/s的最大優點在于可以在任何地方進行操作而無需安裝任何專門的軟件，只要電腦能上網就可以使用，管理人員可以在B/S模式下的網絡端進行學歷信息的審核上傳操作，服務器端將滿足用戶對學歷信息的查詢、打印、申請協助、統計等工作。

2數據準確，確保質量

學歷信息資源作為學歷信息數字化平臺開發的基礎，關系到今后數字化平臺是否能正常使用、準確運行，因此在上傳信息前要對其進行校對、審核和檢驗，以保證今后平臺的運行質量。將現有的畢業生姓名、性別、學號、考生號、身份證號碼、電子注冊號等全部上傳平臺，確保每個學生的信息都能準確對接。在信息歸檔及上傳過程中，難免出現一些數據不準確、不完整現象，從而影響運行質量。在信息不完整的情況下，可以進行上傳，平臺應用時可采取模糊處理方法，但如果信息不準確絕對不可進入下一步驟的操作程序，待信息核實無誤后再進行后續操作。

3注意安全，多重保護

學歷信息具有高度保密性，關系到學生切身權益和學校名譽，要小心提防不法分子利用有關信息制假販假。加強設備和信息的安全保護，要安裝并及時更新殺毒軟件和防火墻，定期對數據進行備份，采取多重保護措施確保數字化信息即使遭遇攻擊破壞也能很快恢復工作。從源頭杜絕有安全隱患的信息流入，在信息的上傳過程中需要保證信息的機密性和可用性，提供隱私保護和信息恢復技術；在信息發布階段需要進行安全審核；在用戶使用階段，嚴格執行身份核實準入制度，只有被確認身份的用戶才能夠在平臺進行相關操作。

4多重身份，便于管理

開發中要有管理員、操作員、學生等三層次用戶，學生可以使用有效證件登錄，等待管理員對其身份進行確認，確認信息后，學生可進行相關信息查詢下載打印等操作；操作員負責對信息進行上傳、修改、查詢等日常管理工作；管理員負責平臺的維護以及數據分析工作，管理員需為研發團隊的成員，保證后續信息資源更新。

5以人為本，重視實用

任何一個系統、平臺、軟件的開發都是以用戶需求為前提，學歷信息數字化平臺開發要堅持以學生為中心的服務理念，根據學生和具體操作員的需求提供有效、便捷的信息服務。在數字環境下，學生和具體操作員的需求是信息資源服務的風向標和指南。數字化平臺的建設是一個長期的過程，因此在開發過程中，要多聽取包括學生、具體操作員在內的使用者的訴求，加強平臺開發人員與學歷信息管理人員的溝通。有必要時開發人員可以參與一段時間的學歷管理工作，以便能熟悉學歷信息管理的基本工作流程。具體操作員結合日常學歷信息查詢頻率、開具相關證明、易出現問題等經驗，為平臺研發者開發平臺提供參考以便在開發過程中做到有錯誤及時更改。

二學歷信息數字化平臺的利用

促進學歷信息的充分利用是數字化平臺建設的根本目的。充分發揮好學歷信息數字化平臺的作用，提高資源的利用率，才能更好地服務于各項工作并有利于推動學籍工作的發展。學歷信息數字化平臺應包括業務咨詢、申請受理、進度查詢、審核校驗等功能，充分發揮互聯網的優勢，實現學生足不出戶即可查詢、申請學歷信息等相關資料。

（一）學歷信息數字化平臺利用的特點

1學歷信息數字化平臺利用的共享性

在網絡環境下運行的數字化平臺，可以將平臺上的信息供有需要的人員共享使用，只要有網絡的計算機都可同時查詢信息，相同的信息資料再也不會出現只能一人獨享的局面，而是多人同時分享一份或者更多份信息資料。從根本上跨越地域限制，學生無需來到學校進行學歷信息的查詢，完全可以在平臺上進行自主操作，免去了舟車勞頓、奔波之苦。打破時間局限，學生再也不用受到只用工作日才能獲取學歷信息的時間限制，借助平臺可以實現隨時查詢到自己的學歷信息資料。

2學歷信息數字化平臺利用的重復性

數字化信息資料具有很好的重復性，重復利用不會使寶貴的學歷信息原始材料繼續老化、破損。一份數字化信息資料無論多少次被查詢、下載、打印都不會使其受到損害而減少信息使用壽命，只能讓它更好地發揮作用，為更多的使用者服務。

3學歷信息數字化平臺利用的靈活性

如果學生因信息不完整，不能查詢到相關信息，也可在平臺上上傳畢業證掃描件、身份證掃描件等申請協助查詢。操作員在平臺上看到協助查詢申請信息后進行查詢，整個受理過程學生可以在平臺進行跟蹤，操作員查詢結束后會將查詢結果反饋給學生。管理員可以定期利用計算機系統對平臺近期包括查詢、打印、下載、申請協助等所有操作進行統計分析，將結果轉發給相關人員，為平臺的繼續升級建設提供有力依據。操作人員可以就統計分析結果提出增加平臺功能的要求，管理員根據要求按照一定的類別對數字化信息進行編輯，形成特定內容的信息專輯，滿足操作人員和學生的各種需求。一份數字化信息不僅僅是一個整體，同時也是一個信息集合，其中的每條信息都可以被操作人員和學生靈活使用。

4學歷信息數字化平臺利用大大提高了工作效率

學歷信息資料在未進行數字化之前，如果學生需要查詢學歷相關資料，需要大量的人力翻閱大量的紙質材料，費時費力，對于年限較遠的甚至會花幾小時的時間，工作效率極其低下。數字化平臺運行后，可以在極短的時間內快速獲取想要的信息并且下載打印，對于操作人員來說，工作效率大幅提升；對于學生來說，查詢更加方便，使用更加便捷。

（二）加強學歷信息數字化平臺利用的措施

1加大學歷信息數字化平臺建設力度

學歷信息數字化平臺是對所有學歷信息資料進行存儲、處理、使用和維護的系統平臺。建設具有大容量、高速度、安全的數字化平臺，是開發利用信息資源的重要手段，要本著規范性原則、安全性原則、合法性原則，做好傳統學歷信息數字化工作，同時要加強對電子文件的收集、管理、使用。

2加強學歷信息數字化平臺網絡建設

網絡建設是數字化建設的基礎，學歷信息數字化是實現信息化、網絡化的必然要求，信息化、網絡化是實現學歷信息數字化的發展方向。網絡的迅猛發展使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了讓使用者更快更便捷的查詢到學歷信息，滿足各方面的需求，應積極進行網絡建設，提高學歷信息的傳播速度。

3提高管理人員素質，建立穩定的管理隊伍

數字化信息時代，信息服務工作在提供信息、用戶需求以及信息服務技術等方面對信息管理人員提出更高的要求。管理人員不僅要了解學歷信息管理方面專業知識，還要掌握一定的現代信息技術，同時也要兼顧其他領域的相關知識，因此管理人員的素質高低直接影響數字化建設的成敗。對現有人員加強培訓，引進相關人才，從而建立一支較為穩定的管理隊伍，這是這項工作發展的必然要求。

參考文獻

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