高校學籍管理問題探析

楊菲++王思琪

【摘要】高校學籍管理工作是學校教學管理工作的重要組成部分，無論對學校還是學生都具有重要的意義。現代教育新形勢對學籍管理要求越來越高，學籍管理必須必須以學生為本，同時與時俱進，科學合理的使用現代化管理手段，完善學籍管理體系，全面提升學籍管理的科學化、規范化和人性化，更好的為學校培養應用型高質量人才服務。

【關鍵詞】高校；學籍管理；管理手段；管理體制

高校學籍管理工作是高校教學管理工作的重要組成部分，是對學生從入學到畢業整個學習過程的質量考核、記載、評價和處理。隨著現代教育改革的不斷深化和辦學形式、教學內容及教學方法的不斷改進、提升，建立規范、高水平的高校學籍管理體系顯得尤為重要。尤其在高校招生規模擴大、學生學籍信息量不斷增大的情況下，加強學籍管理、規范學籍管理工作，對高校人才培養方案和教學計劃的完整實施、學生情況的全面掌握、教學秩序的穩定、提高教學質量都具有十分重大的意義。

高校學籍管理工作，伴隨學生入學到畢業整個過程。包括學生入學資格審查、學籍檔案建立、升級、留級、降級、轉學、轉專業、休學、復學、退學、獎懲管理、畢業資格審查、授予學歷證書等多項工作。隨著高等教育改革的不斷深化和“學分制”的實施，學籍管理又增添了新的內容，管理范圍擴大，內容更為廣泛，如實行“學分制”后提前畢業的學生和延長生的學籍檔案；學生選修第二專業和專業方向選擇的材料；各類試點班的材料；“專升本”的學生材料等等，這些材料都是反映學生學習狀況的原始記錄，具有法律依據和憑證作用。無論是對于高校作為參考，還是學生出國深造、就業等都是必須提供的重要材料，所以，科學、有效的管理學籍檔案，建立完善的學籍管理體系，是高校學籍管理必須關注和重視的問題。

一、學籍管理存在的問題

1.學籍管理手段落后，信息化水平不高

以某高校為例，教學人員在學籍管理工作中多以手工操作為主，讓繁重且細致的學籍管理工作效率低下且工作重復率高，增加了學籍管理的復雜性和管理人員的工作量；學籍管理手段信息化水平不高，教學管理系統中學籍管理部分功能落后，信息不齊全，時常出現系統中信息更新慢，記錄和實際情況不相符等問題。在學籍檔案管理中，多以紙質檔案為主，電子檔案不能同步以至于紙質檔案遺失后難以找回數據。

2.管理人員素質參差不齊，缺乏專人管理

學籍管理是一項繁雜的工作，信息量大且具有持續性，高校里都會有校級管理部門，同時二級學院一般由教學秘書負責管理學籍。然而，這些管理人員看似隊伍龐大，實則責職不明，素質參差不齊。拿某高校二級學院管理人員來說，學籍管理是學院教學秘書的工作之一，但教學秘書工作范圍較大，又缺乏專業培訓，在工作分工時并不考慮是否有經驗和能力管理好學籍，而是當做一項簡單的工作來分工，有教學秘書換工作崗位也很少交接，導致負責學籍管理的秘書只是簡單的了解學院學生情況和掌握辦理手續流程，同時簡單地把學籍檔案存檔，缺乏專業的檔案管理知識，更不會去深入的分析學生學籍情況。另外，隨著高校招生規模的擴大，學生增多，學籍管理任務量不斷增大，學籍管理人員配備不足，更無法保證學籍管理人員素質和專業能力。

3.宣傳力度不夠，缺乏完整科學的學籍管理體系

對于學籍管理制度，許多在校學生并不十分了解從而也缺乏重視，甚至部分學生工作管理人員和教學秘書都不是很清楚。例如，很多學生并不清楚學籍檔案的重要性，也不重視自身什么行為違反了學生管理條例，將會受到什么懲處，直到犯了錯學校進行了處分，畢業后因處分等影響了就業時才追悔莫及。存在這些問題主要是因為學校學籍管理缺乏科學完整的管理體系，學校對于學生學籍管理制度宣傳力度不夠。學籍管理關系到每個學生的切身利益，是學校對學生學習狀況等監測的重要數據，如果學生本人都不了解，在校學習生活中就少了自我約束，也很難理解和接受學校突如其來的處理決定，這對于管理人員來說，在執行學籍管理規定時就增加了難度，也難以達到執行的效果。同時，如果管理人員本身都不是很清楚學校學籍管理規定，在管理過程中將無法正確及時的引導學生，也無法合理有效地執行制度。

4.服務與決策功能不足

學籍檔案本就是反映和記錄學生學習狀況的原始資料，不僅學生在學籍變動、出國深造、就業時需要，同時學校各級領導和部門對相關數據的需要也日漸頻繁，既要求學生學籍數據準確、完整，還要求快速、及時。但管理手段落后等原因導致學籍管理缺乏良好的應對能力，反饋滯后，對于細致繁雜的信息難以及時提供，以至于服務與決策功能不足。

5.學籍檔案規范困難

學籍檔案是在學籍管理過程中產生和積累而成的，記錄了學生入學到畢業過程中各方面的信息和學生學籍變動等相關手續的簽批材料、學生獎懲文件、學生成績信息等，科學歸檔和完整保存是十分必要的。但在學籍檔案管理中存在學籍檔案多個部門管理、管理部門職責不清的問題，以至于出現調檔時效率低下，相互推諉的情況。同時，還存在學籍檔案管理多以紙質檔案為主，電子檔案時常不能同步，紙質檔案遺失后導致數據丟失。

二、提高高校學籍管理工作水平的探討

1.充分利用現代管理手段，促進學籍管理信息化

充分利用現代電子技術管理學籍，替代傳統的人工管理方法，在教學改革和學籍管理工作范圍增大的情境下更符合學籍管理需要。第一，使用和完善教學管理信息系統，紙質檔案和電子檔案同步，實現學籍管理的信息化，增強學籍管理的安全性和持續性，同時實現信息資源共享。第二，實行電子注冊、電子審核，同時組織好在校學生畢業前做好國家學歷證書電子注冊的填報，從而實現高校學生全稱網絡化學籍管理。

2.提升學籍管理人員素質，建立專業管理隊伍

面對繁雜的學籍管理工作，管理人員不僅要有高度的責任心、一絲不茍的工作態度，更需要具備專業的管理知識和電子信息技術，做到全面了解和掌握學籍管理制度，具備良好的協調、溝通和組織能力。因此，高校應該建立學籍的專人管理隊伍和部門并明確職責，同時針對崗位變動建立完整的選任、交接制度。此外，學校應當多進行專業的技術培訓、學習研討，全面提升學籍管理人員的素養和業務技能，更好地服務于學生和學校各職級部門。

3.加強學籍管理制度的宣傳力度

學校學籍管理制度政策性強，涉及到學生整個學習過程的各個方面和切身利益，學校可以利用《學生手冊》、校園網站、學校宣傳欄、主題班會等對學生積極進行宣傳，讓學生了解學校學籍管理制度，增強對自身學習和行為的規劃、約束，從而減少學籍管理制度執行的難度。同時，對于教師管理人員比如輔導員、教學秘書也通過開會研討、學習交流等加大宣傳，讓他們在工作中更好地引導、規范學生行為，也為自己的管理工作打下堅實的基礎。

4.完善管理制度，實現學籍管理規范化

在教學改革和“學分制”施行的新形勢下，要做好學籍管理工作，必須建立完整科學的學籍管理體系。這不僅要求完善管理制度，同時在實施的過程中必須實事求是，力求有效，適應新教學體制的發展要求。“學分制”的施行更注重學生學習的自主性，對此實行彈性學制，對學習自主性強和學習能力強的學生允許提前修完學分提前畢業，對學習能力差的學生可以延長學制；開設雙學位、主輔修課程、專業方向的選擇都能更好地提升學生的自主性。其次，學籍管理不僅是對學生學業過程的記錄和反映，也是對整個過程的監測，建立完整科學的學業預警、警示制度，加強過程監控，及時規范學生學習行為，對于高校教學管理和學生自我發展都具有十分重大的現實意義。最后，無論是制度制定，還是執行制度的過程，作為高校學籍管理人員都必須做到有章可循，按章辦事，積極規范自身的行為。

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