基于SaaS的教務管理工作

王強　黎江

摘 要：文章結合上海海洋大學經濟管理學院重選專業工作，簡單介紹如何運用“超級表格”提供的SaaS服務來實現網上報名，并分析了“超級表格”的優缺點，以對提升教務管理工作的信息化水平和提高工作效率提供借鑒。

關鍵詞：Excel SaaS；超級表格；高校；教務管理；網上報名

中圖分類號：G40文獻標志碼：A文章編號：2095-9214（2016）11-0192-01

教務管理工作是高校教育工作中的一項重要工作內容，它是保證高校教育教學機制正常合理運行的樞紐，是學校教學秩序穩定、教學質量提高及教學改革推進等多方面工作的重要保障，是學校管理的基礎工作[1]。

一、重選專業報名工作以往的操作流程和存在的問題

重選專業是上海海洋大學教務管理工作中的一部分，已有十多年歷史，報名是第一步，由學校提供紙質表格，學生將填好的表格交回到教務部門。先由教務管理的老師進行錄入，形成Excel文檔，匯總后按報名轉入的學院分配，再由各學院組織考核、錄取等。按照學校的報名流程，存在著以下的問題：

1、表格的領取和上交只能在工作時間進行，受制于老師的上下班時間和地理位置。

2、手寫的表格信息人工錄入，可能出現錯、漏。

3、教務管理人員短時間內的工作強度和壓力較大。

校院二級管理以后，重選專業工作下放到學院，如何快速、高效、準確地接收報名學生的信息？隨著技術的進步，信息化水平的提升，可以通過網上報名系統解決。對于上海海洋大學重選專業工作而言，需要實現網絡可填報，程序易操作，數據易匯總等多個功能。但在資料調研的過程中，發現現有文章撰寫的網上報名的設計與實現大多是技術層面的，或者是學校有研發實力，開發了相關程序，進行的經驗總結和介紹；或者是從理論上，對這方面進行的一個設想，沒有實際成果。總體而言，缺少可以直接拿來就用、并且可以推廣的實施方案。

二、“超級表格”提供的SaaS服務在重選專業報名中的應用

超級表格，是一個提供SaaS服務的網站，它的在線表格軟件，其協作性好于Excel；在線表單，可以通過網頁、手機、微信表單收集數據；共享表格，實現數據層層上報與下發、按權限查看或進行修改。

經過一段時間的試用，其通過網絡完成數據的收集功能不但可以完全滿足重選專業報名所需的前述三項基本需求，并且功能之豐富遠超預期。

通過超級表格，可以先網站上構建一張類似于Excel的空白表格，表格中的各列是需要獲取的報名信息項，各行是每位同學的報名信息，然后通過“協作分享”功能中的“發布搜集”，形成一張類似報名表格的電子表單，除了有超級鏈接可供點擊外，還可以生成二維碼供掃描。

在2015級重選專業工作中正式使用，學生在填寫提交數據后，表格中即會實時更新數據。圖1是收集到數據的表格。

三、使用感受

教務管理的信息化，上海海洋大學經濟管理學院的老師進行了有益的探索。通過本次實際應用，教務管理老師體會到“超級表格”的幾大優點：

1、網絡化。在“超級表格”中制作的表格、表單等可以馬上生成超級鏈接或者二維碼進行分享，供用戶在PC端和手機端進行操作。

2、功能豐富，適用面廣。發布搜集用的表單可以對各項欄目進行多種設置，比如數字、多行文本、下拉選擇、上傳圖片或文件、手機號、身份證號等，還可以對填表對象進行設置，對填表時間進行限定。

3、上手容易，效率高。超級表格類似于EXCEL的操作界面，一般管理人員能很快學會超級表格的使用，而且大部分的功能，只需要勾選就能實現功能的開、關。

4、應用成本低。一些細微的工作如果進行專門的程序開發，使用頻次低，開發代價高。現有的大型教務管理軟件又無法根據學校的實際情況及時進行調適，時效性差，超級表格則很好地解決了這些的問題。

“超級表格”的出現，為教務管理信息化提供了一條新途徑，填補了大型教務管理軟件與本地EXCEL軟件之間的空白。雖然還有亟待解決的一些問題，但瑕不掩瑜，以上優點足以使“超級表格”成為教務管理人員手中的利器，對于提高教務管理信息化水平，提高工作效率，減輕工作強度起到了事半功倍的效果。

（作者單位：上海海洋大學經濟管理學院）

參考文獻：

[1]王田榮.淺析Excel軟件在教務管理工作中的綜合應用[J].南京廣播電視大學學報，2014，01：77-81.

[2]邢承杰，楊旭，姜寧，耿幼平，張治坤.基于SaaS的軟件開發模式在高校中的應用研究與實踐[J].華東師范大學學報（自然科學版），2015，S1：324-329.

[3]吳敏一.“超級表格”APP超好用[J].計算機與網絡，2016，14：33.