企業檔案分類大流水的理論與實踐

劉士影　王峰章

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）10-000-01

摘要檔案管理是功夫在當下、受益在未來的工作。如何結合自身特點與條件，利用信息技術因需制宜地制定出企業檔案管理體系是企業檔案工作的首要任務，而檔案分類是其核心內容。

關鍵詞檔案 大流水分類 實踐

一、檔案分類概述

（一）檔案分類的基本要求、標準

全宗內檔案的分類要根據每一個立檔單位檔案的形成規律，選擇適合的分類方法，合理設置類目，準確歸類。所設置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標準的選用是檔案分類的關鍵步驟，要根據檔案的數量、內容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎等進行具體分析、比較，選擇恰當的分類標準。

（二）傳統分類

傳統的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質版目錄中查找信息快。有時，為體現檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數量，以及永久保管期限檔案的數量等信息。

（三）大流水分類

在信息化條件下，可以充分借助計算機信息技術，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細分。這種分類以計算機軟硬件技術為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息。可以通過歸檔年份檢索出當年歸檔的檔案數量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關信息。

二、大流水分類的實踐及優點

盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標準，但它卻與傳統的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應用已達10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權威部門的首肯。對比傳統的分類方案，大流水分類方案有下列優點。

（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統分類模式下1/5左右的人員就可完成同規模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網絡管理平臺中產生，并未走紙質版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質量地應歸盡歸，又能幫助技術人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴大時，也可以在一級類目內查找到所需信息，不會在檔案檢索時產生跨類檢索的麻煩。

（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統檔案分類方式下，要求檔案室在建設之初就要預留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調整預留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。

（三）可應用先進的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類為中油檔案管理系統的應用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應用，又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經過幾年的運行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優勢體現得非常明顯，特別是通過系統可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關企業檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類的不足及應對措施

（一）影響檔案的連續性，破壞檔案的內在聯系

檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內在連續性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細，導致檔案的連續性較差，破壞了部分檔案的內存聯系。

（二）檔案檢索對計算機的依賴較大

使用計算機管理系統與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網絡故障，則將無法正常工作。

（三）對管理環境要求較高

企業員工尤其是專業技術及管理人員要有使用電子文件的習慣，能夠熟練使用計算機，了解檔案管理的相關概念，可以正確使用檔案管理系統，反之，則會弄巧成拙，反而不利于工作。

針對不足，從以下方面改進：一是適當調整管理方式，加大檔案整理工作力度，如歸檔部門將事件收集完整或相對完成后再歸檔。二是在多部門共同完成一件事情的情況下，由檔案部門協調多部門同時歸檔。三是庫房位置確實無法保證連續性的，通過實現形成檔案連續性的檔案目錄來方便檢索，體現檔案間的關聯。四是在檔案盒標簽中，體現出檔案信息，為直接查找提供便利。