淺談檔案信息資源整合的方法和途徑

劉彥彤

【摘要】檔案管理部門對檔案信息資源進行必要的不斷的整合，以提供和保障社會利用檔案信息資源的儲備量和便利條件，最大限度地滿足社會共享檔案信息資源的需求。檔案資源整合是一項管理體制和服務機制的創新，需要在工作中不斷改進完善，實現檔案館工作和檔案室工作的雙贏。

【關鍵詞】檔案;信息資源;整合;方法;途徑

檔案管理部門對檔案信息資源進行必要的不斷的整合，以提供和保障社會利用檔案信息資源的儲備量和便利條件，最大限度地滿足社會共享檔案信息資源的需求。檔案資源整合是一項管理體制和服務機制的創新，需要在工作中不斷改進完善，實現檔案館工作和檔案室工作的雙贏。

一、檔案信息資源整合意義

1、檔案資源整合是經濟常態化社會共享檔案信息資源的新要求

專業檔案管理以系統專業主管部門管理為主，所立檔單位或專業檔案館收集保管，主要服務于黨政機關及各級領導，由于是本單位自行使用，所以在管理上具有條塊分割的特點，出現了檔案資源分散、國家綜合檔案館的檔案資源很有限、檔案部門服務功能不強的現象。很難適應與社會主義市場經濟常態化的新形勢要求、社會快速發展的節奏、社會各領域對檔案信息資源的需求。因此，必須進行檔案資源整合，要通過國家檔案館，對本行政區域內的檔案資源實行集中統一管理，把專業檔案的多頭管理和分散保管，轉為國家綜合檔案館集中統一管理，調整國家檔案資源的歸屬流向，優化國家檔案資源配置，建立覆蓋社會各方面的檔案資源體系，并發揮其為全社會服務的應有作用，滿足經濟常態化社會各領域共享檔案信息資源的需求。

2、檔案信息資源整合是檔案館自身建設的需要

整合檔案信息資源是檔案館工作必須擁有的物資條件，是檔案館自身建設的基礎性工作。在經濟常態化新形勢下，各級國家檔案館的要務就是要加大建設檔案館資源的力度，不斷改進和完善檔案管理方法和模式，加強檔案的接收、征集工作，整合優化資源，改善調整結構，豐富內容館藏，特別是要把服務于廣大老百姓物質文化需求的檔案收集進來，激活其活力。一是將分散在各個部門和單位的檔案資源和現行文件進行集中，完善檔案館并其把基本功能發揮出來;二是對檔案資源進行優化配備和開發利用，由以來的多頭管理改為集中管理，由檔案分散改為集中，由無序到有序，取消紙質，實現電子無紙化。只有這樣，才能主動依法向廣大老百姓開放利用檔案，實現檔案信息資源的真正使用價值。

二、檔案信息資源整合的方法和途徑

1、明確整合檔案信息資源的目標

檔案行政管理部門和檔案館要明確檔案工作是服務于經濟社會全面發展、服務廣大百姓的，館藏要以文書檔案為主，科技檔案為輔、兼顧專門檔案和部分不系統的民生檔案，檔案行政管理部門具有主體地位，實行對本行政區域內檔案工作有效監管權力，理順檔案的歸屬和流向，把檔案接收和征集、改革進程、典型活動、重點項目檔案和涉及民生的戶籍、婚姻、生育、就業、土地、林權、移民、房產、醫療、保險等檔案，以及公開的現行文件進行不斷地整合，夯實檔案資源基礎;以為民、便民、服務民生為出發點，在檔案館建立檔案信息數據庫，形成檔案信息孤島，把開放的檔案信息和公開的現行文件，經過數字化加工上傳英特網;利用黨政辦公專網，備份各級黨政機關單位的現行文件，使黨政機關共享電子檔案資源，并把電子文件和機關檔案目錄數據離線，充實到檔案館檔案信息數據庫里面，這樣使用者就可以利用該系統，在檔案館現場、英特網和辦公專網上查閱各種信息資料。

2、采用科學的檔案信息資源整合方法

檔案信息資源整合是一項專業性極強的工作，要具有先進的理念、設備和科學方法，才能實現既定目標。在理念上，要堅持高起點、高標準、高效率;設備配置上，要擁有計算機、復印打字機和掃描儀;收集方法上，要進行檔案實體、檔案數據和檔案利用系統整合;傳輸上，要建立檔案館局域網、黨政辦公專網、英特網;通過這三種方式，來實現檔案館查閱大廳現場查閱，黨政辦公專網上查閱和英特網上在線查閱的目標。

通過檔案信息資源整合，在檔案資源集中統一管理的原則上，保證了國家全宗的完整性、安全性和有效性，為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創造了有力條件，實現了檔案工作由封閉型向開放型轉變，檔案信息的服務功能得到了充分發揮。

三、檔案信息資源的利用和整合要由檔案網站來做保障

檔案網站有廣義和狹義區分。廣義的檔案網站，是指一個應用框架，它將各種檔案應用系統和各類檔案信息資源集成到一個信息管理平臺上，并以統一的用戶界面提供給用戶，從而建立起檔案部門面向各類用戶的信息通道。狹義的檔案網站，是指基于互聯網對檔案信息資源進行集成，并提供有關檔案信息服務的應用系統。檔案網站的建設是檔案館拓展服務功能和檔案信息化建設的重要內容，它應該是一個集多項功能于一體的開放性服務窗口。其功能：一是檔案信息服務功能。這是檔案網站的基本功能，也是區別于其他網站的本質所在。建立檔案網站的目的是向社會公眾提供檔案信息服務，使檔案用戶借助于網絡，可以實現快速方便的檔案信息查詢，通過網絡完成檔案信息的傳輸服務。為此，檔案網站應該提供內容豐富的檔案信息資源和在線查詢服務。

二是宣傳功能。檔案網站它可以成為檔案工作、檔案機構和檔案職業形象宣傳的有效工具，可以利用館藏檔案資源進行宣傳;通過網上檔案展覽、檔案公布等形式，開展傳統歷史文化教育和愛國主義教育。

三是網上辦事功能。檔案信息服務只是公眾單向的從檔案部門接收信息，卻無法向檔案部門提出要求。因此，檔案網站還需要增加動態咨詢服務，實現網上辦事，達到檔案部門與公眾之間的雙向互動。如檔案行政許可的申請和辦理、檔案業務培訓的報名與確認、查閱檔案的請求與回復等。

四是交流功能。通過網上對話、留言板與網上調查、網上投訴、電子信箱等諸多方式，檔案網站可以起到檔案部門與公眾之間交流的信息橋梁作用。應建立相應的回應機制，對公眾的建議和意見要及時反映并做出有效處理。

四、結束語

隨著國際互聯網絡在全球的迅速發展，目前已經現實了信息資源的全球交流與共享，使檔案網站也快速地發展起來了，成為檔案部門為社會各個領域和廣大公眾提供便捷、高效、優質的服務窗口，為國家經濟和社會的可持續發展起到了助推作用。