淺談經濟型的高校檔案信息化建設模式

施秀平

【摘要】本文結合實際分析了高校檔案信息化走經濟型道路的可行性和建設模式，闡述了新形勢下高校檔案機構應如何順應形勢發展的需求，積極探尋一條適合自己的且經濟實惠的信息化建設捷徑，使之逐步邁向科學化和規范化。

【關鍵詞】高校；檔案信息化；經濟型

開展檔案信息化，建設數字檔案館已成為一個趨勢、一個方向、一個目標。如何實踐檔案信息化是檔案工作者所要去面對的首要問題之一。如今，檔案信息化程度水平的高低從某種程度上反映了該單位檔案工作的優劣程度。因此，如何結合實際走適合自己的信息化道路，這是各個高校目前必須要考慮的問題。然而，高校檔案館（室）在學校部門中所處的地位相對比較靠后，往往得不到校領導的直接關心與支持。很多高校還沒有成立檔案館，檔案部門處于校辦或院辦的機構部門之中，要有獨立的發展空間一般比較難，檔案管理的很多問題在現實面前顯得很無奈。此外，在數字檔案館建設工程中，設備技術支持、后期維護以及專業人員配備等方面需要比較大的資金投入。目前，不是每所高校都具備建設數字檔案館的雄厚實力。在這種情況下，筆者認為走經濟型的檔案信息化道路也許是個不錯的選擇。

一、高校檔案信息化走經濟型路子的現實可行性

筆者認為，所謂經濟型，就是指不必投入太多的資金，對高校檔案進行有效的、必要的信息化過程，并且檔案信息化效果能夠適應高校現時代發展的需要。現階段，有些單位在進行檔案信息化過程中投入了大量的資金，取得了良好的效果。但是，這種大筆資金投入開發利用，在檔案部門全面推廣和運用的做法，似乎不太現實，很多高校也很難短期內就完成或者有能力做到。針對這種情況，走一條適合自己的有特色的并且經濟實惠又能夠與時俱進的方法，無疑是解決當前高校檔案信息化建設問題的捷徑，即走經濟型的高校檔案信息化路子。

（一）基礎設施相對齊全。高校檔案管理機構處于學校管理機構的“下游”，組織機構的建設與資金投入都沒能夠得到有效的保障，人員編制的設置也相對較為緊張等等，在這樣的環境下，要全面實現高校檔案的信息化工程，難度還是相當大的。走經濟型高校檔案信息化路子符合許多高校的校情。雖說是經濟型的檔案信息化工作，但畢竟前期一定的經濟投入還是必要的。具體來講，高校檔案信息化建設的基礎設施并不復雜，只需要一般的辦公設備，如：計算機、掃描儀、服務器、硬盤及數據庫管理系統等。此外，還包括檔案信息化建設的網絡和硬件平臺。其中，網絡是基礎，軟件是關鍵。這樣看來，可操作性比較強，設備也不需要購置太多，但必須整合一下設備資源，發揮出它們的最大價值，從而實現高校經濟型的檔案信息化工作。

（二）人員和經費問題逐步改善。由于將有限的經費投入到教學、科研中了，因此，許多高校的檔案信息化建設由于設備和技術條件不高、經費保障不力以及檔案部門人員配備不足等諸多原因導致無法真正實現。但是，人員配備不足，我們可以借力。高校由于自身的特殊性，具有充足的計算機專業技術人員，可綜合利用計算機技術對檔案信息化建設中的數據中心進行日常的專業化管理，并且維護硬件和軟件、防范病毒和各類網絡的攻擊等提供技術保障。由于領導越來越重視檔案工作，將檔案信息化工作納入學校整體發展規劃中，許多高校檔案專項經費雖不足，但預算在逐年增加，并添置了計算機、管理系統和應用軟件等，資金匱乏的窘況得到逐步改善。

（三）智慧校園的推進，提供了機遇。2010年提出的“智慧校園”應當說是信息化時代的產物。它是數字校園升級到一定階段的表現， 其基礎是數字校園的建設與發展，它不僅要有一個統一的基礎設施平臺，而且要有統一的數據共享平臺和綜合信息服務平臺。可以說，智慧校園建設是一項基礎性、長期性的工程，其推進過程中技術問題是核心和關鍵。近幾年來，智慧校園建設在信息化教育中的成效有目共睹，許多高校利用物聯網、云計算、大數據等信息技術手段大力推進智慧校園建設。智慧校園建設為高校檔案的信息化建設提供了一個良好的環境，高校檔案工作機構應抓住機遇，主動銜接并與學校教學、科研、管理等中心工作進行深度融合，將檔案信息化建設工作納入學校信息化建設的整體發展規劃，作為高校數字化校園建設的一部分，結合校園網絡、辦公自動化系統建設同步進行、同步管理，以提高資金的使用效率。

二、經濟型高校檔案信息化的建設模式

（一）抓重點，分步實施。高校檔案管理機構可根據實際情況對檔案資源進行增量電子化、存量數字化，即對新進館（室）的檔案除紙質版以外還需接收電子文檔，同時對現有的館（室）藏檔案進行數字化加工處理。1.構建信息檔案數據庫。在數據庫中錄入館（室）藏檔案的文件，如畢業生花名冊、學士學位花名冊、文書檔案文件級目錄等，利用數碼相機、掃描儀等現代化傳輸設備，將那些“原生態”的信息進行數字化。2.分門別類，穩步推進。高校檔案管理機構在檔案信息化建設過程中應對館（室）藏紙質檔案有計劃且分門別類地實現檔案的數字化處理，而不要“一口吃成個胖子”。比如，對那些特別珍貴、容易受損以及利用率比較高的紙質檔案材料優先進行數字化處理。筆者認為不必對全部的紙質檔案進行數字化，那樣太耗財力、物力、人力了。西方國家進行檔案數字化也不是全部對紙質檔案進行數字化處理，他們也是有選擇地進行，分門別類地展開。因此，在進行數字化檔案之前，我們要進行選擇和分類。3.組成數字化評估小組，對紙質檔案進行鑒定。高校要組織一個數字化檔案評估小組，評估小組首先要對檔案進行真實、客觀的評估并鑒定評分，將達到學校規定的要求或標準的紙質檔案列入數學化檔案范圍之中。這個評分標準的制定與要求，就需要檔案工作者來完成，檔案工作者應依據本校的實際情況，制定鑒定檔案的標準，為數字化檔案做前期的準備工作，以確保數字化的檔案達到國家標準的要求。

（二）抓技術，確保安全。高校檔案信息化建設完成之后，相關的檔案資源就要提供給廣大利用者查閱。高校檔案管理機構可以充分利用現有的校園網絡平臺，架設服務器到教育技術中心，搭建統一的學校檔案網站，融入學校的信息化建設平臺，打造統一的、標準的、兼容的信息管理系統，同時做好資源的校內備份和分校區備份等。檔案信息化建設不僅使高校檔案管理工作顯得更加透明，而且讓檔案信息資源的配置顯得更加合理和高效，利用也更加公平，滿足了社會資源共享的要求，這是檔案信息化目標的價值體現。但是必須充分考慮到檔案信息的安全問題。檔案信息安全問題是檔案信息化建設成敗與否的關鍵。造成檔案信息不安全的原因有很多，高校檔案管理機構應事先應做好充分的準備，防患于未然。比如，為確保檔案應用系統安全，將內部局域網與外網實行物理隔離，安裝部署防篡改、IPS和入侵防護等系統，定期進行安全掃描，控制上網的信息范圍，并加強身份認證等方面的管理。這就要求高校信息管理人員不僅要增強自己的保密意識，提高警惕性，而且必須具備過硬的計算機專業技術水平。新形勢提出了新要求，高校檔案管理人員應定期參加各級舉辦的計算機應用技能培訓班和檔案信息化培訓班，努力提高掌握和運用現代化技術的能力。

（三）抓服務，提升形象。當今時代，人們的生活和工作方式發生了極大的變化，大家可以利用互聯網隨時隨地進行信息交換和共享。大勢所趨，高校檔案必須改變原有的“重藏輕用”的傳統模式，加快轉型升級，主動融入時代的主流方向。充分運用“互聯網+”的優勢，積極應用互聯網技術將檔案信息資源進行存儲、整合和激活，利用技術創新檔案服務平臺等措施開展線上線下更快速、便捷的服務，使其不受時間和空間的限制，進一步拓展檔案信息化服務的新渠道。同時，檔案信息資源是一種特殊的文化資源，每一所學校都有自己顯著、持久發展的特色，有獨特的風貌和辦學成就，高校檔案機構應充分挖掘能夠反映學校特色的檔案信息資源，彰顯其優勢，并積極探索“互聯網+”背景下多元化的網絡共享途徑，多措并舉，以滿足師生對檔案信息的需求，從而最大限度實現檔案信息的價值，提升廣大師生的滿意度。

總之，高校檔案管理機構應當結合自身實際、根據不同的需求努力探尋檔案信息化建設的路徑和模式，分步驟、有計劃地進行。同時，也不能“一刀切”，認為紙質檔案不重要，應以打好基礎為主要工作目標，加強對檔案多樣性的管理，保障檔案實體安全。只有在基礎打牢的前期下，才能穩步向經濟型的檔案信息化路子前進，從而使高校檔案信息化建設更加規范化和科學化。

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