淺談高校檔案信息化建設發展策略

毛清玉

摘 要：高校檔案工作作為我國檔案事業的重要組成部分，大力推進檔案管理信息化建設，不斷改革創新檔案管理，才是高校檔案管理工作的正確發展道路。針對當前高校檔案管理信息化建設存在的問題，我國高校應該從信息化管理技術、管理機制、基礎檔案的數字化與標準化建設、基礎設施的建設、人員素質的提高等方面著手，全力推進高校檔案信息化建設工作可持續發展。

關鍵詞：高校；檔案；信息化建設

前言

高校檔案是高校各項管理活動的歷史記錄，也是“師生最關心、最現實、最直接的利益問題”在檔案工作中的集中體現，在這樣的時代背景下，高校檔案部門的戰略作用顯得尤為突出。與此同時，高校檔案館如何能做到與時俱進，創新服務機制和服務方式，充分利用現代信息技術所帶來的條件優勢，深入推進檔案信息化服務，更加靈活、高效、快捷，更加人性化地為利用者提供檔案信息，解決用戶數量劇增而導致工作人員服務壓力加大且檔案庫房壓力的困難，是高校檔案工作者面臨的現實性問題。

一 高校檔案信息化發展過程中存在的問題分析

1.高校檔案管理信息化程度低。

檔案工作，尤其是高校檔案工作的核心是要形成一套為師生快捷高效使用檔案提供便利的工作體系，而該工作體系形成的關鍵則在于檔案工作的信息化。當前我國高校都基本實行了數字化校園系統，許多管理信息系統通過對接、整合等方式基本實現一體化協同辦公的機制。但就在這樣的形勢之下，檔案工作的整合、信息化問題顯得較為突出，這主要體現在：一是數字化校園系統缺乏檔案信息化管理標準。當前的數字化校園系統在檔案信息化管理方面很多都處于一個空白狀態，眾多高校的辦公自動化系統與檔案管理系統無法實現對接，校內各部門之間的管理數據與檔案信息無法實現相互轉換，電子文檔也無法直接進行歸檔；二是很多高校檔案管理工作目前缺乏一套基于數字化校園技術的收集、開放和信息安全方面的管理制度及操作細則，這無形中限制了檔案的使用效果，也阻礙高校檔案工作的全面提升；三是檔案資源分散，缺乏有效整合，檔案利用者一旦利用檔案需要奔走于多個部門，影響高校檔案的利用效率。

2.高校檔案管理機制不完善，效率低。

由于高校檔案在工作流程以及管理制度上缺乏一個統一的部門和標準，導致高校檔案利用困難。許多高校由于各種各樣的原因，進來的工作人員無論文化程度高低無論身體健康狀況是否良好，嚴重影響了高校檔案工作的順利進行。而且，高校檔案利用中，經常出現當用人單位需要某高校提供畢業生某類檔案信息時，許多高校以保護個人隱私為由拒絕提供的情況。此外，檔案利用手續繁瑣，不便于查閱。加上相關部門各自為政，尚未能實現一站式服務，從而降低了利用率和效果。

3.高校檔案工作人員的素質還有待提高。

工作人員要有熟練的計算機操作技能、準確獲取判斷運用信息的能力、精通的檔案業務知識，是既會計算機操作管理、又會檔案管理的復合型人才。

高校檔案工作人員的工作理念與新時期高校檔案信息利用服務工作需求不相適應，部分檔案工作人員觀念滯后，習慣扮演“倉庫保管員”的角色，缺乏主動服務和創新服務的先進觀念，還有許多人存在“保密保險”、“利用危險”的陳舊觀念，將檔案保密與檔案利用對立起來，對開放利用檔案資源有所顧慮。 其次，高校檔案工作人員的專業素質和崗位技能還不能滿足新時期檔案信息利用服務工作的需要。檔案部門領導人員應“有良好的組織管理能力，具有開拓創新精神”，“熱心檔案事業，具有高級專業技術職務任職經歷”。然而但就目前的情況來說，高校檔案工作人員的知識結構較為單一，同時具備檔案專業知識、計算機應用能力和編研能力的復合型人才較少。

4.資金投入規模大，籌集資金難，導致我國高校檔案信息化建設的各類基礎設施嚴重滯后，有待改善。

要搞信息化，就要完善基礎設施設備。檔案管理信息化建設的前提就需要軟件和硬件兩個方面的條件。大多高校檔案館（室）都沒有配備專門的信息化管理方面的人才，雖然有的高校在硬件方面都做得比較好，但在實際工作中并沒有完全利用這些設備來進行檔案管理，也極大地浪費了資源。且檔案信息化設備的購置需要較大的經費投入，而電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入以定終身，其后續維修、更換、升級費用同樣是檔案館所需考慮的一筆大花銷。

二 推進高校檔案信息化建設的發展策略

1.完善網絡系統建設，利用數字化校園技術，搭建暢通的信息化服務平臺。

目前，我國大多數高校都以校園網為媒介建設了自己的網站，但其功能主要是對外宣傳檔案館、展示檔案工作成果，利用服務的功能不強，需要在此基礎上不斷完善提升，研發能夠與高校檔案利用內容、利用需求相匹配的信息化服務系統。南昌大學開啟的遠程服務系統和同濟大學上線的“檔案網上服務利用系統，均是在檔案館網站上增加的新的服務功能。另據介紹：南京信息工程大學檔案信息網具有兩大功能：一是通過網絡，為學校教學、科研和全校廣大師生提供多層次、多渠道、多種形式的電子檔案查詢等檔案利用服務；二是為學校檔案工作提供對外宣傳、交流的窗口。并且，為推動檔案內容的信息化建設，可充分利用信息化檔案管理軟件，有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化，如將建校以來的學籍、畢業生照、各類獎勵、部分文書等檔案進行全文掃描、數碼錄入和數據庫開發，并轉換為數字信息，方便本單位的有關人員了解工作情況，同時加快檔案信息資源網上共享的發展進程，以實現檔案的全文檢索和在線利用。

2.完善高校檔案體系法制化建設和業務基礎建設。

高校檔案體系法制度化是實現普遍化的一個重要途徑。當前我國高校檔案管理相關規定尚不完善，高校檔案管理依托于高校檔案管理辦法，高校檔案的范圍和其他方面都缺少明確規定，導致很多高校檔案內容有多有少，無統一標準，為高校檔案管理和利用造成極大困難，因而必須逐步推進高校檔案體系法制化建設，為高校檔案管理和利用提供法律依據。并且加大二級院校檔案工作的檢查和指導力度，按照國家檔案法律法規，根據學校的發展需求，及時修訂學校檔案管理制度，制定檔案工作各項規章以及規范性文件，完善檔案規章制度。提高檔案工作的標準化、規范化程度，科學整合高校檔案資源。

3.突出抓好檔案人才的培養，提高隊伍素質 。

在高校檔案管理信息化的過程中，用戶與信息資源之間的聯系是由檔案工作者來維系的，檔案工作者在現代檔案管理中扮演著非常重要的角色。要做好檔案工作，必須建立一支具備專業知識和文化素質、政治覺悟高、業務精、紀律嚴、作風好、肯干、實干、甘于奉獻、懂現代科技的人才隊伍。目前我國高校檔案信息化服務在這方面缺乏專業人員和隊伍。要解決這個問題：一是領導要足夠重視，有一定的投入；二是引進人才，引進或招聘能勝任檔案工作需求的高素質人才；三是繼續教育培養現有的人員，選送自有的檔案工作人員去學習，接受再教育，提高專業技能，達到符合檔案工作的需求，推動檔案信息化服務。高校必須充分認識到檔案信息管理人才的重要性，積極引進高素質的檔案信息管理人才，加強檔案隊伍建設，這樣才有助于推動檔案管理的信息化建設。

三 結束語

檔案自黨的十七大以來，就備受各界人士關注，也是“十二五”期間檔案工作的重點。因此，必須加快檔案信息化管理步伐，創新管理理念，探索檔案管理新思路、新方法、新途徑，以適應社會發展的需要，使檔案利用和服務機制得到不斷創新，更加突出為民、親民、便民、惠民的主題，從而真正實現檔為民用的目的。與此同時，高校應更新觀念，提高認識，把檔案工作納入到學校整體工作規劃之中，切實推動高校檔案信息化建設。高校檔案工作者應把握時機，不斷提高檔案資源信息化建設，積極開發利用檔案資源服務民生，促進高校檔案事業跨上新臺階。建立檔案信息化管理平臺，通過互動網絡，在確保安全的條件下，整合各類檔案資源，實現信息資源共享，最大限度地服務于社會。

參考文獻

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