淺談檔案信息管理與知識(shí)管理之融合

謝廣琴

摘 要：相關(guān)企業(yè)在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過程中，需要對(duì)管理方式進(jìn)行不斷的探索，以保證檔案信息管理的有效性。由于以往的檔案管理形式不能緊跟時(shí)代的發(fā)展方向，為了可以更好的對(duì)檔案信息管理工作加以完善，一定要采取恰當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)其進(jìn)行改革。對(duì)此，本文主要從檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性、知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新、知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)、知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)幾方面進(jìn)行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；知識(shí)管理；融合

檔案信息管理工作屬于一項(xiàng)重要的工作，隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，諸多新型技術(shù)以及新的理念在檔案信息管理工作中獲得具體的應(yīng)用，而知識(shí)管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，對(duì)此，本文主要從以下幾方面對(duì)檔案信息管理與知識(shí)管理之融合進(jìn)行分析，旨在推動(dòng)我國(guó)檔案信息管理工作的不斷進(jìn)步，供以借鑒。

1 檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性

當(dāng)前我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不斷改變的時(shí)期，知識(shí)因素加入的比例在大幅度提升，所以只有管理才是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的主要途徑，不但可以在一定程度上將信息管理工作質(zhì)量加以提升，而且對(duì)工作水平也有著較大的完善，檔案信息會(huì)變得更加的健全，而發(fā)揮出的作用也會(huì)愈來愈大。一般情況下，傳統(tǒng)檔案信息管理需要有諸多的環(huán)節(jié)，管理模式不能緊跟時(shí)代的腳步，而在具體落實(shí)的工作中依然還存在較多的不足之處，倘若想要妥善的處理這些問題，那么就需要將知識(shí)管理和檔案管理有機(jī)的結(jié)合起來，只有這樣才可以推動(dòng)檔案信息管理工作可以緊跟時(shí)代的發(fā)展。

2 檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性

2.1 從檔案信息屬性的角度分析

檔案的一個(gè)非常重要的屬性就是知識(shí)屬性，這些知識(shí)都是看得見摸得著的，檔案只是記載這些知識(shí)的一個(gè)載體，是人們對(duì)事物的研究成果的集中展示，檔案管理和知識(shí)管理的對(duì)象是一直的，檔案信息管理當(dāng)中主要的工作內(nèi)容是對(duì)于文檔中的顯性知識(shí)的一種管理。

2.2 從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識(shí)管理在發(fā)展過程中已經(jīng)形成了獨(dú)具特色的理論和方法，雖然在某些環(huán)節(jié)當(dāng)中還存在著一些問題，但是已經(jīng)有了很好的發(fā)展和進(jìn)步。要建設(shè)一套比較系統(tǒng)的、科學(xué)的管理體系，首先要保證實(shí)踐具有可行性，其次是要選定恰當(dāng)?shù)难芯繉?duì)象，最后是在有明確的研究對(duì)象以后根據(jù)自身的條件和具體情況選擇適當(dāng)?shù)难芯糠椒āＴ谥R(shí)管理當(dāng)中基本上已經(jīng)具備了上文中所提到的基本條件，檔案管理和知識(shí)管理的相互融合有相應(yīng)的理論保障和技術(shù)保障。

3 知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1 知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能

知識(shí)管理在檔案信息管理當(dāng)中發(fā)揮著越來越重要的作用，。檔案信息管理工作中加入了知識(shí)管理以后，檔案信息管理在工作內(nèi)容和工作方式上都有著非常明顯的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是改變了以往只是對(duì)實(shí)體檔案的管理，轉(zhuǎn)變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)了對(duì)檔案信息的開發(fā)和利用，采用高科技手段對(duì)檔案信息實(shí)行現(xiàn)代化、智能化的管理，這也促進(jìn)了檔案信息管理在觀念上的轉(zhuǎn)變，將檔案信息管理和知識(shí)管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在知識(shí)管理的前提下不斷改進(jìn)檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。

3.2 知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。

4 知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)

相關(guān)企業(yè)將檔案信息管理工作質(zhì)量加以提升的目的是知識(shí)應(yīng)用管理的主要任務(wù)之一，與此同時(shí)也作為連接部門與部門之間的紐帶，隨著信息現(xiàn)代化的不斷發(fā)展與進(jìn)步推動(dòng)了信息管理工作的日益完善，網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展為檔案管理工作的模式發(fā)生了質(zhì)的改變，知識(shí)管理不但可以在某種程度上推動(dòng)知識(shí)的傳遞，還能夠?qū)⒎?wù)品質(zhì)加以提升。因此，相關(guān)企業(yè)在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的時(shí)候必須加大網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用力度，只有這樣才能夠推動(dòng)信息管理工作實(shí)現(xiàn)智能化的目的，將服務(wù)品質(zhì)加以提升。

5 知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著當(dāng)前管理知識(shí)的快速發(fā)展下，在諸多管理職位中，相關(guān)人員的文化素養(yǎng)也在日益提高，而相關(guān)人員的文化素養(yǎng)會(huì)對(duì)檔案信息管理工作的質(zhì)量帶來一定的影響。而知識(shí)管理要求當(dāng)作加入信息管理、知識(shí)管理的相關(guān)人員一定要了解管理學(xué)以及現(xiàn)代管理的知識(shí)，并掌握業(yè)務(wù)流程，將自身的文化素養(yǎng)加以提升。站在時(shí)間的立場(chǎng)上出發(fā)，知識(shí)管理工作的開展可以將相關(guān)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)水平加以完善，將信息技術(shù)操作的能力不斷提升；對(duì)相關(guān)人員發(fā)揮出自身的作用帶來益處；對(duì)相關(guān)人員掌握客戶的需要帶來益處，將知識(shí)服務(wù)質(zhì)量不斷提升。因此，檔案管理工作和知識(shí)管理工作屬于相輔相成的關(guān)系，知識(shí)管理能夠推動(dòng)檔案信息資源的發(fā)展不僅僅限于歷史研究使用，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)將目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)些，最大程度利用信息資源，不斷為社會(huì)服務(wù)，提升檔案資源的價(jià)值。希望相關(guān)人員可以通過自身的發(fā)展，成為信息的主宰。

結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案信息管理也應(yīng)當(dāng)符合當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，相關(guān)企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中必須對(duì)以往的理念以及形式加以完善，只有不斷的完善才能夠具有創(chuàng)新精神，只有不斷的創(chuàng)新才可以推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)步。而檔案管理工作也是一樣的，只有對(duì)其加以完善，和知識(shí)管理有機(jī)的結(jié)合起來才可以確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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