醫院文秘工作中時間管理的應用分析

萬櫟

摘 要：隨著社會市場經濟的飛速發展，我國醫療事業的發展也呈現日趨繁榮的態勢，為了能夠給社會公民提供好的醫療服務，同時維護醫院的形象，文秘這一職位在醫院管理工作中應運而生。為了有效提高醫院文秘工作的效率和質量，要求文秘工作人員在具體的工作過程中需要引用時間管理這一理念，只有遵照這一理念才能夠保證文秘工作的高效性穩定性，同時也能夠簡化文秘工作的程度，從而保障醫院工作人員為患者提供更好的服務，拉近醫患之間的距離，維護醫療體制的健康穩定發展。現本文就醫院文秘工作中時間管理的應用分析進行探究，僅供參考借鑒。

關鍵詞：醫院；文秘工作；時間管理；應用分析

醫院在我國社會發展過程中是一個重要的領域，醫院機制的穩定發展直接關系到我國社會生活的穩定性，而我國的醫療發展水平與西方國家相比，還存在一定的差距，醫患之間的矛盾也時有發生，因此醫院在發展的過程中設置了文秘這一崗位，其主要提供輔助性的服務工作，協助專家教授和醫護人員處理日常瑣事是其主要工作職責和任務，例如工作流程、章程和各項文稿的擬定和修改工作，同時還需要做好突發事件的處理和醫院向形象的維護工作。為了更好的履行自身的職責，醫院文秘工作人員應用了時間管理這一工作理念，有效的提高了文秘工作人員的業務水平，同時也充分體現了醫護人員的價值。

1 醫院文秘工作的內容

秘書工作十分繁雜， 常常讓人無所適從。在《女秘書工作——經典的一日》中， 秘書蘇珊完整地揭示了秘書工作的繁瑣性、綜合性、突發性與時間性。秘書工作的有序性直接影響著單位工作的效率與效果。其中以醫院文秘工作表現的最為突出，其工作范圍可謂是包含了各個方面，主要包含了事務工作、醫療工作、教學工作、科研工作等，這些繁瑣、復雜的工作任何一個環節都不容出錯，一旦出錯影響之大毋庸置疑。

1.1 事務工作

醫院臨床科室、輔助性科室及行政部門的工作均包含文件信件收發、人力資源檔案及其他檔案管理、資材管理等純粹的事務性工作。在引入文秘系統之后，這些事務通常都由專職秘書處理。

1.2 醫療工作

患者數據收錄、患者隨訪、醫療質量控制等工作，均為輔助醫療工作的角色。

1.3 教學工作

包括教學工作中的管理、各種資料的收集準備、學生檔案管理、技能考核及其他教學輔助等。

1.4 科研工作

主要體現在資料及數據的搜集、整理，協助開展各種實驗及臨床試驗，協助各類基金、課題的申報及論文的撰寫等方面。

2 醫院文秘工作中時間管理的應用

將有效的時間放在必要的人和想做的事情上就是時間管理，只有這樣，時間才不會被浪費，并且能夠真正的實現時間的價值。在醫院管理過程中，文秘工作人員的主要是提供輔助和服務性質的工作，通常情況下，科室室事務性工作是醫院文秘人員主要工作內容，幫助醫護人員處理日常瑣碎事務，做好后勤保證工作，為醫護人員創造有利的工作環境，促使醫護人員將更多的時間投入到服務患者身上。實際上，醫院文秘工作職責比較重大，并且日常管理事務也比較冗雜，因此在具體的工作過程中，需要應用時間管理理念，只有這樣，才能夠順利進行文秘管理工作流程，同時工作效率和工作質量才會有保證，工作任務也會得到高效的完成。

2.1 計劃管理

在文秘工作中所談到的計劃管理也就是在處理日常事務的時候是有計劃的，遵循一定的流程，有計劃的進行日常工作的管理。代辦單是醫院文秘處理日常事務過程中一個常用的計劃工具，同時也是一個比較簡單的工具，通過這一工具的應用，能夠將某一天規定需要完成的任務清晰的排列出來。能夠事先將工作事物以清單的形式展現出來是其的主要作用，同時其還能夠將代辦事物的優先次序排列出來，事物完成所需的時間也能夠得到確認，這樣一來，文秘工作的重點就能夠突出，也不會出現遺忘或漏辦情況。每一天的工作需要代辦單除外，在計劃管理工具當中，周計劃、月計劃和年計劃都是比較關鍵的應用工具。

2.2 ABC分類法

ABC分類法又稱為帕累托分析法或重點管理法，其核心思想是在決定一個事物的眾多因素中分清主次，識別出少數的但對事物起決定作用的關鍵因素和多數的但對事物影響較少的次要因素，再將較為重點的A類事件進行重點管理。ABC分類法在時間管理層面將工作按輕重程度分為：A（重要）、B（次要）、C（一般）三類，重要任務通常又分為緊急和不緊急兩類。在醫院文秘工作中，三類工作大致分類：既緊急又重要（臨時的各種重大檢查、患者投訴等）、重要但不緊急（建立人際關系、制訂防范措施等）、次要（電話、行政檢查等）。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，一個好的方法是在待辦單及計劃上注明輕重緩急，按ABC類依次處理，從而更高效地開展工作。

2.3 有效時間管理

為了能夠促使時間得到有效的利用，就需要對時間進行有效的管理，在具體的文秘工作過程中，需要通過一定的方式方法爭取更多的時間，那么就需要文秘工作人員在開展具體工作之前對各項工作辦理所需要的時間進行大致的估計，將時間的運用效率進行全面的分析，集中比較零星的工作時間，從而實現時間的連續性。

2.3.1 保持環境整潔。良好的辦公環境是高效工作的前提，要養成隨時收拾辦公環境的習慣，保持工作環境整潔有序，將各類物品分類放置，從而有利節約時間。

2.3.2 改掉拖沓習慣。克服“辦事拖延”的鄙習，有事即辦，推行“限時辦事制”，規定在限定時間內（如4小時、8小時、當天）完成任務或形成報告處理結果。

2.3.3 信息資源共享。醫院的臨床科室與行政樓、醫療教學科研管理部門之間通常都會有一段距離，在未實現無紙化辦公的條件下許多工作需要往返于各部門之間，這就需要考慮待辦事宜的順序及外出辦事的路線，盡可能的將工作集中辦理或聯辦，節約外出辦事的時間，提高效率。同時，文秘工作人員需隨身攜帶U盤、記事本等工具，以便隨時記錄或儲存需要的資料。另外，某些相近或性質相同的臨床科室事務性工作也會有相同的地方，可資源共享，節約共同的工作時間。

2.4 考慮不確定性

在時間管理的過程中，還需應付意外的不確定性事件，這就需要文秘工作人員在計劃工作時考慮到事件的不確定性，預留時間以便處理臨時發生的事件。

結束語

綜上所述，醫院文秘工作人員在管理工作中引入時間管理這一理念，有效的提文秘工作的效率和質量，為醫療體制的健康穩定發展提供了有利的保障。從古至今，時間的重要性是一直都被重視的，只用能夠實現時間的有效利用，就能夠產生較大的財富，所以醫院文秘工作人員在具體的工作過程中，需要有效的發揮時間管理理念和時間管理工具的關鍵作用，并積極探索適用高效的時間管理方式方法，從而發揮醫院文秘工作的職責和任務，輔助和分擔醫護人員的日常瑣事，保證醫護人員為患者提供更好的醫療服務，縮短醫患之間的距離，從而減少和避免醫患矛盾。

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