醫(yī)院文秘工作中時(shí)間管理的應(yīng)用分析

萬(wàn)櫟

摘 要：隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展也呈現(xiàn)日趨繁榮的態(tài)勢(shì)，為了能夠給社會(huì)公民提供好的醫(yī)療服務(wù)，同時(shí)維護(hù)醫(yī)院的形象，文秘這一職位在醫(yī)院管理工作中應(yīng)運(yùn)而生。為了有效提高醫(yī)院文秘工作的效率和質(zhì)量，要求文秘工作人員在具體的工作過程中需要引用時(shí)間管理這一理念，只有遵照這一理念才能夠保證文秘工作的高效性穩(wěn)定性，同時(shí)也能夠簡(jiǎn)化文秘工作的程度，從而保障醫(yī)院工作人員為患者提供更好的服務(wù)，拉近醫(yī)患之間的距離，維護(hù)醫(yī)療體制的健康穩(wěn)定發(fā)展。現(xiàn)本文就醫(yī)院文秘工作中時(shí)間管理的應(yīng)用分析進(jìn)行探究，僅供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文秘工作；時(shí)間管理；應(yīng)用分析

醫(yī)院在我國(guó)社會(huì)發(fā)展過程中是一個(gè)重要的領(lǐng)域，醫(yī)院機(jī)制的穩(wěn)定發(fā)展直接關(guān)系到我國(guó)社會(huì)生活的穩(wěn)定性，而我國(guó)的醫(yī)療發(fā)展水平與西方國(guó)家相比，還存在一定的差距，醫(yī)患之間的矛盾也時(shí)有發(fā)生，因此醫(yī)院在發(fā)展的過程中設(shè)置了文秘這一崗位，其主要提供輔助性的服務(wù)工作，協(xié)助專家教授和醫(yī)護(hù)人員處理日常瑣事是其主要工作職責(zé)和任務(wù)，例如工作流程、章程和各項(xiàng)文稿的擬定和修改工作，同時(shí)還需要做好突發(fā)事件的處理和醫(yī)院向形象的維護(hù)工作。為了更好的履行自身的職責(zé)，醫(yī)院文秘工作人員應(yīng)用了時(shí)間管理這一工作理念，有效的提高了文秘工作人員的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也充分體現(xiàn)了醫(yī)護(hù)人員的價(jià)值。

1 醫(yī)院文秘工作的內(nèi)容

秘書工作十分繁雜， 常常讓人無所適從。在《女秘書工作——經(jīng)典的一日》中， 秘書蘇珊完整地揭示了秘書工作的繁瑣性、綜合性、突發(fā)性與時(shí)間性。秘書工作的有序性直接影響著單位工作的效率與效果。其中以醫(yī)院文秘工作表現(xiàn)的最為突出，其工作范圍可謂是包含了各個(gè)方面，主要包含了事務(wù)工作、醫(yī)療工作、教學(xué)工作、科研工作等，這些繁瑣、復(fù)雜的工作任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不容出錯(cuò)，一旦出錯(cuò)影響之大毋庸置疑。

1.1 事務(wù)工作

醫(yī)院臨床科室、輔助性科室及行政部門的工作均包含文件信件收發(fā)、人力資源檔案及其他檔案管理、資材管理等純粹的事務(wù)性工作。在引入文秘系統(tǒng)之后，這些事務(wù)通常都由專職秘書處理。

1.2 醫(yī)療工作

患者數(shù)據(jù)收錄、患者隨訪、醫(yī)療質(zhì)量控制等工作，均為輔助醫(yī)療工作的角色。

1.3 教學(xué)工作

包括教學(xué)工作中的管理、各種資料的收集準(zhǔn)備、學(xué)生檔案管理、技能考核及其他教學(xué)輔助等。

1.4 科研工作

主要體現(xiàn)在資料及數(shù)據(jù)的搜集、整理，協(xié)助開展各種實(shí)驗(yàn)及臨床試驗(yàn)，協(xié)助各類基金、課題的申報(bào)及論文的撰寫等方面。

2 醫(yī)院文秘工作中時(shí)間管理的應(yīng)用

將有效的時(shí)間放在必要的人和想做的事情上就是時(shí)間管理，只有這樣，時(shí)間才不會(huì)被浪費(fèi)，并且能夠真正的實(shí)現(xiàn)時(shí)間的價(jià)值。在醫(yī)院管理過程中，文秘工作人員的主要是提供輔助和服務(wù)性質(zhì)的工作，通常情況下，科室室事務(wù)性工作是醫(yī)院文秘人員主要工作內(nèi)容，幫助醫(yī)護(hù)人員處理日常瑣碎事務(wù)，做好后勤保證工作，為醫(yī)護(hù)人員創(chuàng)造有利的工作環(huán)境，促使醫(yī)護(hù)人員將更多的時(shí)間投入到服務(wù)患者身上。實(shí)際上，醫(yī)院文秘工作職責(zé)比較重大，并且日常管理事務(wù)也比較冗雜，因此在具體的工作過程中，需要應(yīng)用時(shí)間管理理念，只有這樣，才能夠順利進(jìn)行文秘管理工作流程，同時(shí)工作效率和工作質(zhì)量才會(huì)有保證，工作任務(wù)也會(huì)得到高效的完成。

2.1 計(jì)劃管理

在文秘工作中所談到的計(jì)劃管理也就是在處理日常事務(wù)的時(shí)候是有計(jì)劃的，遵循一定的流程，有計(jì)劃的進(jìn)行日常工作的管理。代辦單是醫(yī)院文秘處理日常事務(wù)過程中一個(gè)常用的計(jì)劃工具，同時(shí)也是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的工具，通過這一工具的應(yīng)用，能夠?qū)⒛骋惶煲?guī)定需要完成的任務(wù)清晰的排列出來。能夠事先將工作事物以清單的形式展現(xiàn)出來是其的主要作用，同時(shí)其還能夠?qū)⒋k事物的優(yōu)先次序排列出來，事物完成所需的時(shí)間也能夠得到確認(rèn)，這樣一來，文秘工作的重點(diǎn)就能夠突出，也不會(huì)出現(xiàn)遺忘或漏辦情況。每一天的工作需要代辦單除外，在計(jì)劃管理工具當(dāng)中，周計(jì)劃、月計(jì)劃和年計(jì)劃都是比較關(guān)鍵的應(yīng)用工具。

2.2 ABC分類法

ABC分類法又稱為帕累托分析法或重點(diǎn)管理法，其核心思想是在決定一個(gè)事物的眾多因素中分清主次，識(shí)別出少數(shù)的但對(duì)事物起決定作用的關(guān)鍵因素和多數(shù)的但對(duì)事物影響較少的次要因素，再將較為重點(diǎn)的A類事件進(jìn)行重點(diǎn)管理。ABC分類法在時(shí)間管理層面將工作按輕重程度分為：A（重要）、B（次要）、C（一般）三類，重要任務(wù)通常又分為緊急和不緊急兩類。在醫(yī)院文秘工作中，三類工作大致分類：既緊急又重要（臨時(shí)的各種重大檢查、患者投訴等）、重要但不緊急（建立人際關(guān)系、制訂防范措施等）、次要（電話、行政檢查等）。時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，一個(gè)好的方法是在待辦單及計(jì)劃上注明輕重緩急，按ABC類依次處理，從而更高效地開展工作。

2.3 有效時(shí)間管理

為了能夠促使時(shí)間得到有效的利用，就需要對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的管理，在具體的文秘工作過程中，需要通過一定的方式方法爭(zhēng)取更多的時(shí)間，那么就需要文秘工作人員在開展具體工作之前對(duì)各項(xiàng)工作辦理所需要的時(shí)間進(jìn)行大致的估計(jì)，將時(shí)間的運(yùn)用效率進(jìn)行全面的分析，集中比較零星的工作時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)時(shí)間的連續(xù)性。

2.3.1 保持環(huán)境整潔。良好的辦公環(huán)境是高效工作的前提，要養(yǎng)成隨時(shí)收拾辦公環(huán)境的習(xí)慣，保持工作環(huán)境整潔有序，將各類物品分類放置，從而有利節(jié)約時(shí)間。

2.3.2 改掉拖沓習(xí)慣。克服“辦事拖延”的鄙習(xí)，有事即辦，推行“限時(shí)辦事制”，規(guī)定在限定時(shí)間內(nèi)（如4小時(shí)、8小時(shí)、當(dāng)天）完成任務(wù)或形成報(bào)告處理結(jié)果。

2.3.3 信息資源共享。醫(yī)院的臨床科室與行政樓、醫(yī)療教學(xué)科研管理部門之間通常都會(huì)有一段距離，在未實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的條件下許多工作需要往返于各部門之間，這就需要考慮待辦事宜的順序及外出辦事的路線，盡可能的將工作集中辦理或聯(lián)辦，節(jié)約外出辦事的時(shí)間，提高效率。同時(shí)，文秘工作人員需隨身攜帶U盤、記事本等工具，以便隨時(shí)記錄或儲(chǔ)存需要的資料。另外，某些相近或性質(zhì)相同的臨床科室事務(wù)性工作也會(huì)有相同的地方，可資源共享，節(jié)約共同的工作時(shí)間。

2.4 考慮不確定性

在時(shí)間管理的過程中，還需應(yīng)付意外的不確定性事件，這就需要文秘工作人員在計(jì)劃工作時(shí)考慮到事件的不確定性，預(yù)留時(shí)間以便處理臨時(shí)發(fā)生的事件。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院文秘工作人員在管理工作中引入時(shí)間管理這一理念，有效的提文秘工作的效率和質(zhì)量，為醫(yī)療體制的健康穩(wěn)定發(fā)展提供了有利的保障。從古至今，時(shí)間的重要性是一直都被重視的，只用能夠?qū)崿F(xiàn)時(shí)間的有效利用，就能夠產(chǎn)生較大的財(cái)富，所以醫(yī)院文秘工作人員在具體的工作過程中，需要有效的發(fā)揮時(shí)間管理理念和時(shí)間管理工具的關(guān)鍵作用，并積極探索適用高效的時(shí)間管理方式方法，從而發(fā)揮醫(yī)院文秘工作的職責(zé)和任務(wù)，輔助和分擔(dān)醫(yī)護(hù)人員的日常瑣事，保證醫(yī)護(hù)人員為患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)，縮短醫(yī)患之間的距離，從而減少和避免醫(yī)患矛盾。

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