OA系統在國企中的應用

劉超

摘 要：從現階段情況看，國有企業的管理工作也逐步跨入了現代化、數字化與信息化的時代。利用OA系統進行國企管理，能夠大幅度提高工作效率。本文簡要介紹了OA系統的概念和功能，并對其在國企中的應用優勢展開了分析，最后提出了OA系統在國企中的應用策略，以期推動國有企業的深入發展。

關鍵詞：OA系統；國企；應用策略

OA系統剛開始出現時，其目的是為了滿足國內政府機構以及相關工作的需要。但經歷了較長一段時間的發展之后，OA系統已經于國內外不少企業中得到了普遍運用。我國的大多數國有企業也開始引進這一新型辦公系統，使得國企日常工作變得更加簡便而高效，促進了國企向現代化方向發展。因此，研究OA系統在國企當中的應用，具有十分重要的意義。

一、OA系統的簡介

OA是Office Automation的簡稱，也就是辦公自動化。OA系統就是將數據庫、電子郵件、遠程通信及Internet技術作為基礎，對企業進行高效管理的工具。該系統能夠實現國企內部業務的信息傳遞、資源共享、文件收發、組織協調等多項功能，從而使國企管理人員和普通員工都可以及時、確切地獲得有關數據信息[1]。總體而言，OA系統在國企日常管理工作當中所具備的功能，大體包含以下幾個方面：第一，建立企業內部的信息平臺，保證員工能夠及時、方便地進行信息交流和溝通，并為企業提供專有的電子郵件系統。第二，建立信息發布平臺，例如電子公告類的平臺等，使得企業管理人員和全體員工都能在第一時間內把握企業的動態信息。第三，協助企業完成辦公信息化、數據化、電子化管理。該系統可以轉變以往的紙質辦公形式，利用互聯網和信息系統實現企業的公文傳遞、報表上交、信息通告等各項工作，并可以采用電子起草、傳閱以及審批的模式，將所有數據信息歸入電子檔案進行管理。第四，可實現標準化的工作流程管理。該系統可用在國企日常辦公審批的過程中，經由申請、上報、審批、發放等活動對工作流程進行監督與管理。

二、OA系統在國企中的應用優勢

（一）有利于國企實現信息化辦公

對于當前大部分國企的辦公系統而言，其日常工作通常會涉及到大量的文件與檔案處理，導致工作效率下降，其效果也達不到理想的標準。而采用OA系統進行辦公之后，能夠在企業內部建立起相關的文件及檔案的專屬管理信息庫，把上述資料歸檔之后進行數字化管理。在工作中遇到需要處理大量檔案和文件的情況時，可結合既定的標準對這些資料進行分類，工作人員可以利用系統的檢索功能快速查找自己所需的數據和信息。這樣一來便有助于國企實現信息化、數字化辦公，在一定程度上為企業節約了人力、財力和物力資源[2]。

（二）有利于推動國企向現代化邁進

從當下社會發展形勢可以看出，信息化與現代化已經成為了企業發展不可阻擋的趨勢。而對于國企來講亦是如此。現代化管理就是要實現高效、快捷和精確的管理，而怎樣才能將國企日常繁雜的工作變得簡潔、易操作，是當下國企必須要面對的重大問題。對此，國企要將傳統的辦公模式轉變為現代化的辦公模式，OA系統的運用就能夠實現數據的共享和文件的高效傳達，有利于國企向現代化方向發展。科學利用OA系統，可以協調各部門之間的溝通和工作，使國企更加順利、健康地運轉，并促使其管理方式變得更為現代化、科學化。通過對OA系統中辦公與業務等不同環節的監管與分析，企業中層管理人員能夠獲取到真實準確的記錄數據，進而從中歸納出對管理工作有價值的信息，更好地掌控工作進度，監督執行效果，極大地減少發生風險的可能性，增強管理水平，優化管理結果。

三、OA系統在國企中的應用策略

（一）優化OA操作系統

要在國企中廣泛推廣并運用OA系統，就必須要先對OA系統的性能進行優化，使其操作變得更為簡便。如果OA系統的使用越來越快捷、人性化，那么自然會有更多企業在運營管理過程中選擇采用OA系統。并且，國企內部通常會存在一部分年齡較大的員工，這些員工在使用新型系統時難免會遇到一些障礙和困難。因此，國企必須要對OA系統的操作進行優化和完善，使年齡較長的員工也能順利使用OA系統。此外，在現代化的管理發展趨勢下，國企內部的各個部門之間必須要保持一定的粘性。而如果能讓所有部門和全體員工都共同采用一個統一的辦公操作系統，那么其之間的粘性就必然會得到提升。當前的OA系統已經發展得較為成熟，但還未能完全滿足國有企業日常工作的全部需求。因此，優化OA操作系統是國企未來首要的研究方向。

（二）優化內部數據庫，發揮多項功能

OA系統之所以能夠大幅度提升國企員工的工作質量和效率，正是由于其具備了構建國企內部數據庫的重要功能。因此，國企要利用該系統對內部數據庫進行完善與優化，確保各項資源都能實現傳播與共享。如果國企能夠進一步對內部數據庫實行優化處理，那么網絡辦公以及異地辦公便不再只是夢想。例如，國企可以利用OA系統進行公文管理、流程管理、整合管理、檔案管理、信息發布等。包括公文的起草、編輯與登記；流程的設置和維護；財務、人力資源、文檔模塊、個人信息的整合；對檔案進行登記、打印、統計；構建內部信息發布平臺等。利用OA系統的數據庫構建功能，可以實現企業辦公、經營、宣傳、信息傳遞等一系列工作，并對其進行信息化管理。

（三）加強系統安全性建設

OA系統發展到后期階段，就需要實現網絡辦公，這也是OA系統在企業中運用的最終目標。在這個階段中，不僅僅是國企的數據庫，其日常辦公與運作也將以互聯網為主要載體，實現真正意義上的信息化管理。因此，國企不但要一步步完善OA系統，還要加大力度進行系統安全性的建設。因為系統安全對企業而言極為重要，其決定著一個企業能否正常、穩定運轉。OA系統的全體使用人員都必須要從辦公流程的角度出發，充分考慮系統的安全性。比如當OA系統的安全性能符合相關標準時，使用人員就可以利用該系統進行各項日常工作，如處理文件、傳達信息、上傳數據、記錄會議、安排工作等。在安全性建設過程中，不但要滿足工作人員的使用安全性需求，還要確保使用者在利用該系統進行辦公時具備足夠的可靠性與穩定性。此外還要對辦公過程中涉及到的各種數據與信息進行妥善管理，確保其安全性。

結束語：

隨著國內外經濟與技術的快速發展，國企要在新形勢下維持自身強大的競爭力，就必須科學運用OA系統，實現信息化、現代化管理。國企要從主觀與客觀兩大層面著手，優化OA操作系統，優化內部數據庫，使其發揮多項功能，同時還要加強系統的安全性建設，以此滿足企業日常工作的實際需求，推動國有企業的繁榮發展。OA系統在國企中的應用，能夠讓企業公文、企業新聞、企業生產報表、管理規章制度等內容直接體現其中，在很大程度上提升了辦公效率，降低了辦公經費。OA系統在國有企業中的應用還有助于信息的交流與共享，為國有企業的持續健康發展建立了一個高效的信息平臺。

參考文獻：

[1]王慶洲.OA系統在國企中的應用[J].中國管理信息化，2015，（05）：124-125.

[2]張穎石.OA系統在企業信息化管理中的應用[J].信息系統工程，2014，（02）：66.

[3]葉蕾.OA系統在公文管理中的應用與設計[J].計算機光盤軟件與應用，2014，（01）：43-45.