試論如何提升高校干部檔案管理工作質量

陳小磊

干部檔案管理工作是黨和國家干部相關工作不能缺少的重要部分，對于高校來說，干部檔案管理工作對于高校培養、選拔及任用干部意義重大。但是目前高校存在干部檔案管理制度不健全，配套設施欠缺等問題影響了檔案管理工作的順利進行，筆者針對問題提出了較為科學的解決措施，對提高高校人才的使用有一定幫助。

【關鍵詞】提升；高校；干部；檔案管理；工作質量

1 高校干部檔案管理現狀

在《干部檔案條例》中明確指出，干部檔案工作屬于國家檔案工作的一部分。對于高校，干部檔案管理工作的對象包括教師、學生及行政管理人員，能夠及時反映干部的工作、學習、科研及獎懲情況，是高校考察干部的一種方式，兼具保密性和唯一性的特點。一般情況下，高校的干部檔案管理工作由人事處或者組織部負責，但是由于高校對干部檔案管理工作的認識不深等，導致很多問題出現，需要加以重視。

2 高校干部檔案管理工作中的問題

2.1 高校領導對干部檔案管理工作的重視程度不夠

很多高校的領導層對干部檔案管理工作質量的認識缺乏規范性，簡單地認為檔案管理就是實現對相關資料的保存，并沒有技術含量，檔案管理人員的工作得不到認可，并無積極性可言，除了干部提拔或者退休等情況，干部檔案幾乎很少被使用。

2.2 干部檔案管理制度不完善

干部管理工作在運行中缺乏強制性的綱領文件確保實施，管理干部檔案的人員有的甚至身兼數職，或者由院系直接由秘書兼職干部檔案管理員，沒有足夠的時間和精力。

2.3 干部檔案管理人員隊伍不穩定，缺乏專業化。

很多高校的相關崗位人員并沒有檔案管理方面專業的知識，欠缺綜合能力，也沒有經過專業化的訓練，在整理、收集、歸檔及審核各項工作中毫無頭緒，不了解工作程序，此外，受到人事制度改革的影響，檔案管理人員缺乏穩定性，變動較大，也就缺乏連續性，影響干部檔案管理工作的有序進行。

2.4 干部檔案管理相關的配套不完善

有的高校沒有針對干部檔案管理專用的資料室，對其安全、防火、防盜方面的相關配套不健全，存在安全漏洞，沒有自動化的檔案管理設備，信息技術挖掘手段缺乏。

3 提高高校干部檔案管理工作質量措施

3.1 提高高校干部檔案管理工作的創新理念

創新是民族進步的不竭動力，在干部檔案管理中不斷創新理念可以使管理人員樹立積極向上的精神態度。干部檔案管理在高校人才信息資源挖掘中的意義逐漸凸顯，高校應該站在人才戰略的高度，不斷解放思想，在工作中創新管理方法，適應社會對人才的需求。此外，還要在干部管理體制機制及管理模式方面樹立創新觀念，不斷提高其信息化管理程度，用現代數字化武裝高校檔案管理工作，提高干部檔案管理水平。

3.2 健全高校干部檔案管理制度，增加配套設施。

高校干部檔案管理工作應該建立在高校發展具體情況的基礎上，改變原有的復雜管理工作程度，確保各個環節工作有序進行。干部檔案資料在進行轉進和歸檔時要把好關，嚴謹混雜虛假信息，完善相應的查閱及借閱制度，并做好審批記錄，工作細則要落實到位，加強基礎配套設施的建設。高校對于干部檔案管理工作也要加大資金投入，改善檔案管理工作及存放環境及工作人員的待遇，提高檔案管理的安全性。配置專用的檔案柜及密集架，做好有序分類，提高空間的利用率。

3.3 加強領導重視，理順機制。

高校的干部檔案管理工作是一項長期的連續性的復雜工作，在落實好《干部檔案工作條例》的同時，高校的領導干部要提高重視力度，完善管理機制。首先，要完善相應的規章制度，干部檔案的相關的收集工作要提高不同部門的協調程度，將各項責任落實到個人，實現專項工作專門負責，及時將檔案資料歸檔，提高工作規范性和效率。第二，檔案管理人員合理配置。改變目前各個院系的管理人員身兼數職的情況，設定專門的人員從事干部管理工作，設定處級以上的干部專任檔案管理工作，形成一條從處級到專職管理人員再到兼職分管人員的管理機制。

3.4 提高高校干部檔案管理人員的專業化水平，定期培訓。

干部檔案管理工作也是一門專業性和技術性工作，高校不僅僅要改善基礎設施建設，還要加大對其的財力和物力的投入，建設一支專業化的檔案管理團隊，保障干部管理工作有效進行。由于干部檔案管理工作具有較強的保密性，因此相關工作人員要提高其綜合素質。高校可以招聘有過檔案管理經驗的人員從事，提高其待遇水平及晉升機會，留住專業化人才。還可以定期對本校的檔案管理人員進行培訓，鼓勵其繼續教育，開展多種途徑的學習，更新檔案管理人員的專業技術水平。尤其是，目前各個領域的科技化、數字化，高校的檔案管理人員也要掌握先進信息化技術，提高他們工作的技術含量，不斷學習專業知識，提高業務能力。最后，高校還可以運用技術手段搭建干部檔案管理的信息化數據憑條，便于資料的查閱和共享，這樣，借助現代化的計算機設備，紙質的或者圖片的文字轉化為數字化的信息能夠便于長期保存，提高安全系數，提高檔案管理工作的效率。

4 結語

高校的干部檔案管理工作比較復雜，瑣碎，但是對高校干部的任用等方面有著重要的作用，為了提高檔案管理工作的專業化及穩定性，高校應該加強重視，樹立干部檔案管理工作的創新理念，完善相關的規章管理制度，不斷提高管理人員的專業化水準，運用現代化的信息手段武裝高校的干部檔案管理，提高檔案管理的技術含量，為高校的人才選拔和利用做貢獻。

參考文獻

[1]蔡哲夫.緊緊圍繞組織工作的中心任務 切實加強干部檔案管理[J].蘭臺世界（上），2006.

[2]李蓉.淺析消防部隊干部檔案管理存在的問題及對策[J].云南檔案，2010（11）.

[3]黃偉新.人事檔案管理工作的改革和發展[J].廣西梧州師范高等專科學校學報，2002（04）.

[4]智慧等.淺析新形勢下如何加強人事檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2010（02）.

作者單位

黑河學院 黑龍江省黑河市 164300