商業(yè)銀行文書檔案計算機管理的探索與實踐

趙古花

【摘要】銀行文書檔案管理，是銀行檔案工作的主要內(nèi)容之一，也是銀行檔案管理工作的重要組成部分。銀行作為一個經(jīng)濟實體，在正常運作中，每天都會接收、產(chǎn)生不同類型的收文、發(fā)文、請示、報告、批復(fù)、決議、通知等，如何將計算機技術(shù)應(yīng)用到銀行檔案管理中，提高工作效率及歸檔質(zhì)量，是銀行檔案管理人員必須思考的一個問題。

【關(guān)鍵詞】銀行 文書檔案 電子文件 一體化

檔案是人類社會活動真實的有價值的歷史記錄。《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案具有很強的廣泛性，只要有單位和人存在，其檔案就會源源不斷的產(chǎn)生和積累。

一、銀行文書檔案的重要性

文書檔案，也稱為黨政檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的檔案。包括國家行政機關(guān)和其它單位組織發(fā)出和收到的指示、請示、報告、批復(fù)、決定、決議、通知等。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。

銀行是現(xiàn)代金融業(yè)的主體，是國民經(jīng)濟運轉(zhuǎn)的樞紐，作為一個經(jīng)濟實體，在正常運作中，文秘方面每天都會接收、產(chǎn)生不同類型的收文、發(fā)文、請示、報告、批復(fù)、決議、通知等；人事方面的任免、表彰、獎罰；各業(yè)務(wù)條線產(chǎn)生的現(xiàn)金服務(wù)、財務(wù)顧問等各類合同、協(xié)議、等方面的管理材料。因此，銀行大量文書檔案的生成，就需要銀行檔案管理具有一個科學(xué)、高效的分類方法將繁雜的各類文書檔案資料進行準(zhǔn)確分類、按文件的來源、屬性、重要程度進行分類編排、整理，清晰歸類，以利于今后工作中的查找利用準(zhǔn)確、快捷、便利，使銀行檔案管理發(fā)揮出有力的作用，以支持銀行各項業(yè)務(wù)工作的順利發(fā)展。可以說銀行文書檔案管理，是銀行檔案工作的主要內(nèi)容之一，也是銀行檔案管理工作的重要組成部分。

二、銀行文書檔案計算機管理的背景

由于電子計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展及普及，使銀行大量的人力得到減負，工作效率也成倍提高，如何將計算機技術(shù)應(yīng)用到銀行檔案管理中，是銀行檔案管理人員必須思考的一個問題。

檔案工作的現(xiàn)代化，是運用先進的技術(shù)和設(shè)計、科學(xué)理念、組織方法，對檔案工作進行有效管理，使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益的一項工作，檔案工作現(xiàn)代化是社會發(fā)展的客觀需要，是檔案工作發(fā)展的必須趨勢。電子檔案除了能夠記錄下文字、圖表、圖形外，還可以記錄各種音頻、視頻等多媒體信息，對信息的記錄更直觀、更全面，傳播速度遠遠超過紙張，占用的物理存放空間很小，而且，隨著技術(shù)的不斷進步，電子存儲介質(zhì)容量越來越大的同時，體積還會越來越小，從而可以在有限的空間內(nèi)，極大地增加信息的存儲量。

信息化時代的檔案也應(yīng)適應(yīng)信息化的需要，要從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對各類檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理與分析，發(fā)揮其在科學(xué)管理與風(fēng)險防控中的作用，實現(xiàn)其價值。文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，不是所有的文件都可以轉(zhuǎn)化為檔案，銀行的文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需具備三個條件。一是辦理完畢；二是有保存價值；三是按照一定的規(guī)律集中保存起來，才能最后成為檔案。銀行的文書檔案不是事后另行編寫和隨意收集來的，這也是檔案區(qū)別于圖書資料的重要特點之一。文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。

三、銀行文書檔案計算機管理的實踐操作

隨著銀行系統(tǒng)電子辦公網(wǎng)絡(luò)化的成熟發(fā)展，使文書檔案計算機管理具備了有利條件。在實際操作中，銀行檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有如下主要功能：

（一）系統(tǒng)登錄驗證：這是檔案管理系統(tǒng)安全性的具體表現(xiàn)

現(xiàn)銀行實行的是總行→分行→支行的三級管理模式，從系統(tǒng)的安全性考慮，構(gòu)建的《銀行檔案管理》系統(tǒng)應(yīng)能按登錄人員“用戶名”及默認“網(wǎng)點號”就能區(qū)分是那一級的檔案管理員進入了《銀行檔案管理>系統(tǒng)，并自動識別出對應(yīng)的分、支行網(wǎng)點號，這個網(wǎng)點號應(yīng)是一一對應(yīng)，也是《銀行檔案管理系統(tǒng)》中錄入查找該網(wǎng)點檔案的識別標(biāo)志。

（二）電子文件管理：這是檔案管理系統(tǒng)實用性的具體表現(xiàn)

首先：銀行強大的辦公系統(tǒng)提供了功能完善的《EOA文件處理系統(tǒng)》具備了管理文件從草稿、擬稿、工作通知上報、紅頭文件下發(fā)到外來文件處理及文件辦結(jié)完后的歸檔功能，每一個步驟都清晰可查，因而為《銀行檔案管理系統(tǒng)》進行對應(yīng)文件的電子版查找上傳創(chuàng)造了有利條件，從《EOA文件處理系統(tǒng)》導(dǎo)入的文件可以將文件審批的流程一并導(dǎo)入生成對應(yīng)的電子版，這在以后檔案查找利用中可以追溯整個文件的生成過程，這就是檔案管理工作電子化帶來的最大的實用性與高效性的統(tǒng)一。

其次，如果歸檔的公文不是本行系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，則按手工歸檔方法進行，即：對按要求整理好的紙質(zhì)檔案進行錄入，建立歸檔目錄，在單機版時代，在錄完題名、文件編號后，如果要留存文件的電子版，就只能通過手工掃描然后再導(dǎo)入掃描的圖片了，這個工作需分2個步驟才能完成，即先掃描文件生成電子版，在錄入檔案時先錄入對應(yīng)的檔案信息，在最后點按“電子文件管理”按鍵，在彈出的地址處添加存儲的電子文件，上傳加掛相應(yīng)的電子文件，保存，就完成了該份文件的電子版導(dǎo)入。

加掛電子文檔

（三）待歸檔文件管理

對于日常零星收到的各類待歸檔資料，可以在這個模塊里進行錄入，錄入后不生成檔號，但在錄入《銀行檔案管理系統(tǒng)》待歸檔文件后，可方便查詢，在下一年度需要生成檔號時，通過查詢找到后，點按“歸檔”鍵后，生成檔號進行歸檔。

（四）目錄的生成

在檔案錄入完成后，選擇“目錄設(shè)置“可以對文書檔案目錄格式進行自動設(shè)置。

顯示：生成的文書檔案目錄

可通過銀行檔案目錄查詢功能，按照文書檔案保管期限分別打印出永久、30年、10年期的文書歸檔目錄，進行裝訂后永久保存，至此，即可完成上一年度的文書檔案著錄及電子版文檔存儲的歸檔工作。

四、銀行文書檔案計算機管理的前景及重大意義

銀行檔案信息化的最終目的，就是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)銀行檔案管理總目標(biāo)。安全、可靠、有效地保存和保護好銀行產(chǎn)生的各類檔案實體，最大限度地延長檔案壽命，充分開發(fā)檔案信息資源，最大限度地為銀行工作服務(wù)，樹立一切圍繞經(jīng)營、一切服務(wù)經(jīng)營的理念在檔案利用時迅速、準(zhǔn)確地提供一切需要的檔案信息為銀行經(jīng)濟發(fā)展工作服務(wù)。

把銀行《EOA文件管理》和銀行《檔案管理》兩個系統(tǒng)緊密聯(lián)系起來。一方面銀行檔案管理工作要向前延伸，接收電子檔案，另一方面，銀行在應(yīng)用計算機進行公文流轉(zhuǎn)時，應(yīng)考慮檔案管理部門對電子文件歸檔的要求，從文件生成、簽報、審批、歸檔，整個過程密不可分。文件、檔案一體化管理成為銀行管理工作的必然趨勢。用電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案，進一步提高銀行檔案信息的開發(fā)利用效率，正逐步得到銀行人的認可。銀行檔案的電子化可以大幅節(jié)約檔案的物理存儲空間，可以進一步實現(xiàn)銀行檔案信息的海量存儲。電子檔案傳輸速度快，方便檢索和查詢，使得銀行內(nèi)部和銀行的各分行之間檔案信息實時互通，充分共享成為可能。

隨著時代的發(fā)展和進步，現(xiàn)有的銀行檔案管理應(yīng)用技術(shù)也會在實踐工作中不斷適應(yīng)、調(diào)整，發(fā)展、完善，相信在銀行檔案工作者的辛勤努力和不斷探索下，銀行的檔案管理會有一個更加光輝、燦爛的的明天！

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