對做好高校辦公室工作的幾點思考

許恩奇

摘 要：高校辦公室是高校的綜合辦事機構，是“窗口”單位和“門面”單位，充分認識辦公室的性質(zhì)、地位、作用以及它的職能定位，在新形勢下，面對新任務、新要求對做好高校辦公室工作至關重要。

關鍵詞：高校 辦公室工作 “窗口”

中圖分類號：G64

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）12-182-02

作為重要“窗口”和“門面”的高校辦公室，是高校綜合辦事中心，是溝通、協(xié)調(diào)各部門的橋梁和紐帶，主要負責綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、公文處理、組織會議、信訪處理、對外聯(lián)絡、組織重要活動、信息調(diào)研、年鑒匯編等工作。當下，有部分高校黨、政辦公室合署辦公，基本上是兩塊牌子，一套人馬。不論采取單獨辦公還是合署辦公室，辦公室自始至終處于高校運轉(zhuǎn)、協(xié)調(diào)的中心地位。在新時期、新形勢下，面對新情況，如何做好高校辦公室的工作，如何提高辦公室的工作效率，通過學習，結合長期從事高校辦公室工作實際及相關工作情況，談些筆者對高校辦公室工作的想法，僅供高校辦公室工作的同行們參考。

一、充分認識高校辦公室的性質(zhì)、地位和作用

綜合性、政治性、從屬性和服務性是高校辦公室的工作的本質(zhì)。第一，它工作的內(nèi)涵和外延都很廣，不同于主管某一方面業(yè)務的職能部門。第二，辦公室很多工作是在協(xié)助領導處理具體事務，工作稍有疏忽就可能造成比較大的負面影響。第三，辦公室工作的從屬性主要表現(xiàn)就是其自身不能獨立存在，而是領導工作的延伸、延續(xù)。第四，辦公室它是為領導、職能部門、全體教職員工和學生服務的。一方面，作為參謀和助手，辦公室主要承擔協(xié)助領導處理日常事務的任務，是高校領導的直接服務機構；另一方面，作為中樞神經(jīng)，在高校中起著綜合組織、協(xié)調(diào)各職能部門關系的作用；同時，辦公室要負責接收接待上下級來文、來函，還要承擔接待兄弟單位的調(diào)研、訪問等任務，處在“門面”和“窗口”的位置。辦公室的地位和特性，決定了其工作的特殊性和重要性。

二、充分認識高校辦公室的職能定位

辦公室是高校的綜合協(xié)調(diào)部門，負責辦理高校黨委和行政的日常工作。其職能簡單的講就是“三辦”，即“辦文”“辦事”“辦會”。具體地說，辦公室要負責高校重要或重大會議安排組織、文電處理、秘書事務、信息統(tǒng)計等工作，還要參與制定規(guī)章制度，為領導充當參謀和事務助手。它是承上啟下、聯(lián)系左右、傳遞信息、協(xié)調(diào)溝通各方的橋梁，是保證高校正常運轉(zhuǎn)的樞紐。可以從以下幾個方面去理解：

（一）參謀助手的作用

參謀助手作用發(fā)揮的程度，是辦公室工作水平、工作效率的直接體現(xiàn)。作為高校領導層之下的起輔助作用的辦公室，既要完成日常基礎性的如信息統(tǒng)計、文稿起草、政策調(diào)研、協(xié)調(diào)督辦等各方面工作，還要輔助領導指揮整個機構，又要代替領導在某些特定場合下作出判斷、決定，因此、辦公室在組織協(xié)調(diào)工作過程中，時常帶有領導的意思、意圖。發(fā)揮好參謀助手作用，要求辦公室人員必須高瞻遠矚，夯實基礎理論、培養(yǎng)全局觀念，隨時掌握學校情況和校園發(fā)展動態(tài)，為領導決策提供具有全局性、綜合性、前瞻性、針對性參考信息。

（二）樞紐的作用

高校辦公室既是領導對內(nèi)開展工作的指揮中心，又是對外聯(lián)絡的橋梁和紐帶。辦公室與其他職能部門雖然同屬一個行政層級，但最大的區(qū)別是，職能部門具體負責某一項具體業(yè)務的管理和執(zhí)行，例如人事處負責學校人才強校政策的貫徹與落實、隊伍建設規(guī)劃的制定與實施、人力人才資源的開發(fā)與管理、校內(nèi)人事制度的改革與完善等，而辦公室則不同，它屬于中介層，主要負責上級主管部門文件的接收、辦理，領導部分文稿的撰寫，領導指示的處理，其他部門請示的承辦，以及與眾多上下內(nèi)外單位的聯(lián)系等，都需要辦公室來辦理，這些工作不可能由其他業(yè)務部門來承擔。因此，作為指揮部的辦公室既是一個承上啟下、聯(lián)系左右、傳遞信息的中介層，又是保證高校工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。

（三）“窗口”、“門面”作用

處于一線位置的辦公室要負責接待上級和兄弟單位的調(diào)研、參觀、訪問和各種公務往來，處理來信來訪等事宜，其工作人員的精神面貌、言行舉止、工作效率、管理水平如何，直接影響到學校的形象和聲譽。例如日常工作中的公文處理，不管是上行文還是下行文，如果書寫格式或文種不規(guī)范，必然會影響單位的形象。

（四）做好保密

辦公室是一個各類信息集中的高地，由于其地位特殊，各類情報信息第一時間會集中到辦公室，很多機密資料辦公室也會第一時間看到，因此，辦公室工作人員一定要有高度保密意識，謹言慎行，該說能說的說，不該講的堅決不講。

三、高校辦公室必須做好以下具體工作

（一）加強政策理論和業(yè)務知識的學習和研究，充分發(fā)揮領導的參謀和助手作用

作為處在一個相對特殊工作崗位的辦公室工作人員，既要為學校領導做好服務，也要為廣大師生員工和其他職能部門做好服務，這就給辦公室人員提出了更高標準的要求，只有具備較高的政策理論水平和理解、解決問題的能力，才能準確地領悟、把握并貫徹落實領導決策的意圖；高校是高層次人才集中的高地，師生員工文化水平相對較高，政治敏感性也較強，這就對辦公室工作人員的綜合素質(zhì)要求也相應提高。因此，作為高校辦公室的一名工作人員，一方面，在工作中一定要自覺、認真學習黨的政策理論，加強自身的政治素質(zhì)修養(yǎng)，堅持用正確的政治理論武裝頭腦；另一方面，還要努力學習，刻苦鉆研相關業(yè)務、法律、科技知識，不斷充電，自覺提高自身的知識水平和業(yè)務水平。特別要對自己的工作不斷總結并不斷提升，提出具有創(chuàng)意、具有可操作性的工作思路；要善于收集、整理與業(yè)務相關聯(lián)的各類有價值的信息；圍繞學校中心工作和重點工作，經(jīng)常到基層部門和普通師生中進行調(diào)研走訪，及時掌握第一手資料，進行綜合分析和融合，以便為領導決策提供依據(jù)和建議，真正發(fā)揮領導的參謀和助手作用。

（二）充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用

綜合協(xié)調(diào)是集思想性、政策性、實踐性為一體的藝術，貫穿于辦公室辦文、辦事、辦會的方方面面，是辦公室的重要工作職責之一。高校領導工作千頭萬緒，面廣量大，需要協(xié)調(diào)的工作很多，領導決策的貫徹落實，除需要領導親自處理和協(xié)調(diào)的事情外，大都需要學校辦公室來處理和協(xié)調(diào)。在具體工作中，一是堅持原則性和靈活性的有機統(tǒng)一，注意運用多種方式，加強溝通協(xié)調(diào)，促使各方面達成共識。首先，凡事都要按照程序和規(guī)定辦事，盡量避免在處理和協(xié)調(diào)工作過程中出現(xiàn)隨意性和盲目性；同時避免僵化刻板，做到具體問題具體分析，根據(jù)情況變化，對原有的思路和方法及時做出調(diào)整。其次，在靈活準確把握協(xié)調(diào)具體事項的根本的基礎上，依靠各基層單位，充分發(fā)揮職能部門的作用，做到工作到位而不越位。三是要特別注意工作的方式方法。在全面了解和掌握情況的基礎上，抓住問題的共同點，尋找到大家能共同接受的解決問題的方式方法。同時，日常工作中要注意加強與基層各部門的聯(lián)系和溝通，為日后處理問題奠定感情基礎。

（三）強化服務意識，做好服務工作

管理和服務都是辦公室的重要職責，辦公室是把做好服務作為工作出發(fā)點和落腳點的綜合服務部門。做好這種全方位立體式的服務工作，一是要有服務意識。學會換位思考，多站在對象立場想問題，急對象之所急，想對象之所想；二是要講工作效率。在最短的時間內(nèi)以最快的速度解決問題，真正做到不誤時，不誤事。三是要樹立辦公室無小事的觀念。細節(jié)決定成敗，辦公室人多事雜，其工作特點可用一個“雜”字來加以概括，并且看起來都是一些不起眼的事務性的小事，如果一件小事處理不好，往往可能引起連鎖反應，甚至可能導致較大的工作失誤，帶來極其負面的影響，往往難以彌補，例如學校每周會議安排，參加人員和會議室往往會重疊，這就要求辦公室工作人員在安排會議時要非常認真仔細的去核實每一個細節(jié)，以免出現(xiàn)不該出現(xiàn)的差錯。這些工作雖然細小，卻要求辦公室的工作人員有高度工作責任心，認真嚴謹、一絲不茍的工作精神。同時樹立精品意識，用心、細心、專心做好每一件事情，保證學校各項工作正常和高質(zhì)量的運轉(zhuǎn)，牢固樹立“管理就是服務”的理念，在提高服務質(zhì)量的基礎上，增強服務的主動性，要靠服務樹形象，靠服務贏得認同。

（四）加強督查督辦和落實工作

督察督辦是辦公室工作的職能之一。只有加強督察督辦，才能將學校的各項決策真正落到實處。對于負責督查督辦的工作人員，不僅要求其具備過硬的業(yè)務素質(zhì)，還須具備辦務實、嚴謹、雷厲風行的工作作風。督查督辦工作首先要特別注重時間節(jié)點，務必在規(guī)定時限內(nèi)完成督辦事項；對由于一些特殊原因不能在規(guī)定期限內(nèi)完成的，要及時向有關領導匯報并作出情況說明；其次要突出抓好重點工作的落實，要切實抓好校長辦公會、黨政聯(lián)席會等重要會議的工作部署、安排的貫徹落實；第三就是要建立健全督查督辦制度和督辦工作專人負責制，切實抓好督查督辦事項的跟蹤檢查工作。

（五）要實現(xiàn)OA辦公，進一步提高工作效率和工作水平

隨著網(wǎng)絡技術和計算機技術快速發(fā)展、普及和應用，OA技術應運而生，OA已經(jīng)成為許多辦公室尤其是機關、高校辦公室處理事務的重要手段，也是提高服務水平和工作效率的一項重要措施。進一步加強辦公室軟硬件條件和設施建設，努力提高和不斷完善OA水平，積極推進網(wǎng)上辦公新模式，實現(xiàn)無紙化辦公。OA的實現(xiàn)不僅可以節(jié)約大量的時間、人力、物力，減少中間環(huán)節(jié)，而且可以成倍的提高辦文效率，使辦公變得輕松自如。

參考文獻：

[1] 張浩主編.新編辦公室主任必備全書.光明日報出版社，2003

[2] 河南省人事考試中心組織編寫.文秘專業(yè)知識.中國人事出版社，2003

[3] 丁柏銓著.現(xiàn)代文秘原理.南京大學出版社2005

[4] 徐寒著.最新文秘寫作.廣州出版社，2005

[5] 孫昌增.把握關鍵環(huán)節(jié) 提高高校辦公室工作效率.辦公室業(yè)務，2009（08）

（作者單位：西安交通大學城市學院 陜西西安 710018）

（責編：紀毅）