論紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

姜娟

摘 要：檔案是伴隨人一生，對(duì)人一生行為和事跡的記錄，更是一種具有重要參考價(jià)值和歷史參考意義的一種憑證。它是原稿，是歷史文獻(xiàn)，具有不可替代的地位。伴隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案的發(fā)展趨勢越發(fā)明顯，紙質(zhì)檔案的弊端日益顯露，電子檔案作為一種新的檔案形式存在于我國的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互促進(jìn)和融合，為我國的檔案管理帶來更為科學(xué)的模式。本文就將針對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案的融合進(jìn)行簡單的分析與思考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；融合

伴隨著信息化程度的不斷提高，在我國的檔案管理當(dāng)中，電子檔案作為一種新的檔案管理模式，填補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足和弊端，不僅僅為我國的檔案管理工作提供了一種更為科學(xué)有效地管理模式，還保障個(gè)人檔案的安全，為個(gè)人檔案的長時(shí)間保存和個(gè)人信息的進(jìn)一步保護(hù)都帶來了重要的意義和作用。

1 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理中存在的區(qū)別

目前，由于技術(shù)力量和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等各方面的原因，電子檔案的保護(hù)技術(shù)和紙質(zhì)檔案相比顯得很不成熟，它們?cè)诠芾碇写嬖谝韵聟^(qū)別：（1）紙質(zhì)檔案與電子檔案歸檔時(shí)間的區(qū)別。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔時(shí)間一般規(guī)定，在文件形成后第二年的上半年向本單位檔案管理部門移交，以備查考利用。電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，由形成文件的各科室通過網(wǎng)絡(luò)傳送的方式傳送給本單位的檔案管理部門，并履行必要的交接手續(xù)，形成交接文據(jù)。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案的分類號(hào)，設(shè)定訪問的限制和級(jí)別，以便將來用戶查找、利用。隨時(shí)歸檔的好處，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率；另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，方便快捷，同時(shí)還可以避免檔案的流失和遭受病毒的破壞。（2）紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔方式不同。現(xiàn)在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔采取的是“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法，盡管比過去的立“厚卷”的方法有所改進(jìn)，但仍然存在著文件分類難、程序多、要求細(xì)、工作量大等弊端。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留任何痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始性、憑證性辨別真?zhèn)巫兊脧?fù)雜而又困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、身份驗(yàn)證、信息認(rèn)證和加密保護(hù)，以保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保檔案管理部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證效率。（3）紙質(zhì)檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異。目前以紙質(zhì)檔案為主體的保護(hù)技術(shù)主要內(nèi)容有：檔案制成材料的耐久性和優(yōu)化檔案保存環(huán)境技術(shù)，它包括溫、濕度調(diào)節(jié)控制的技術(shù)、防塵、防光、防有害生物和防有害氣體等技術(shù)，對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)的技術(shù)，如：去污、去酸、字跡恢復(fù)、紙張糊裱等方面，它們主要是圍繞構(gòu)成檔案的物質(zhì)材料自然損毀的原因和結(jié)果，而進(jìn)行預(yù)防和治理的。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合。檔案管理部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以統(tǒng)一、通用的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源的有效利用。（4）紙質(zhì)檔案與電子檔案查詢、利用方式的不同。我們開展檔案工作，其目的是為了積累檔案的信息資源并為現(xiàn)實(shí)工作提供利用服務(wù)。紙質(zhì)檔案的利用是指以利用者為服務(wù)對(duì)象，以提供檔案室?guī)觳貦n案為手段，采用多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案為利用者服務(wù)。但紙質(zhì)檔案的查詢、利用存在場地限制，人工服務(wù)的弊端。電子檔案查詢和利用的方式，只要符合一定條件，利用者就可以注冊(cè)、登記成為電子文件中心的會(huì)員，就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

2 電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的融合

2.1 電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的共存

電子檔案與紙質(zhì)檔案在很長一段時(shí)間里需要一起為檔案管理服務(wù)，二者共存的原因很多主要包括以下幾種：

首先，電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案是紙質(zhì)檔案的數(shù)值化表現(xiàn)形式，根據(jù)不同的需要把紙質(zhì)的檔案用電子檔案表現(xiàn)出來。電子檔案的形成主要在以下兩種情況下：當(dāng)檔案管理部門剛收到時(shí)就要求改成電子檔案，這時(shí)有兩證形式的檔案，紙質(zhì)與電子共存；還有就是對(duì)以前形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，這就形成了兩種檔案的共存。

其次是先形成電子檔案，后改成文字檔案。隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，人們的工作、生活節(jié)奏也加快，由于紙質(zhì)檔案記錄比較慢，而電子檔案可以快速準(zhǔn)確的記錄一些活動(dòng)、工作的主要內(nèi)容，但是電子檔案在長久保留中可能被損壞，考慮到這一點(diǎn)，人們通常把重要的電子檔案改寫成紙質(zhì)檔案。這種檔案的形成也有兩種主要的形式：一種是電子檔案制作完成后作為信息傳輸?shù)男问絺魉停缓笸ㄟ^紙質(zhì)把電子檔案紙質(zhì)化，這時(shí)就有兩種版本的檔案共存；還有一種是對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子檔案根據(jù)需要，要求轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，這時(shí)也有兩證檔案共存的情況。

2.2 電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動(dòng)

電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動(dòng)是由于二者的共存后對(duì)其的管理后形成的，這兩種檔案管理的形式了兩種管理系統(tǒng)。在每個(gè)檔案管理系統(tǒng)中的內(nèi)部要各自獨(dú)立的積極發(fā)展，但是在兩個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間又要相互磨合、相互依賴。二者既要完成各自管理系統(tǒng)內(nèi)部的職責(zé)，又有依據(jù)各自的特點(diǎn)相互配合，完成需要共同承擔(dān)的責(zé)任。在電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的兩個(gè)系統(tǒng)之間二者相互影響可以促進(jìn)兩種檔案管理系統(tǒng)各自的改進(jìn)從而完善自身功能，使各自系統(tǒng)工作的效率大大提高，這對(duì)檔案管理來說具有積極的意義。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管相互影響的表現(xiàn)主要包括以下方面：

第一，電子檔案管理對(duì)紙質(zhì)檔案管理的影響，前者可以加速后者的改進(jìn)速度。紙質(zhì)檔案管理受到電子檔案些影響，這直接加速了檔案管理流程，對(duì)于檔案一體化的推進(jìn)具有重要的意義。還有就是電子檔案管理的實(shí)體管理的模式促進(jìn)了紙質(zhì)檔案管理，實(shí)體系統(tǒng)與固定的關(guān)系檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)，有了二者建立好的關(guān)系才能夠?qū)n案進(jìn)行檢索。電子檔案管理具有快速檢索的功能，加以互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，讀者能夠更加方便地瀏覽到自己需要的信息，而且電子檔案管理可以根據(jù)不同的需求建立不同的聯(lián)系，紙質(zhì)檔案借助電子檔案的實(shí)體管理的簡化可以通過軟檢索而更加快速地找到所需紙質(zhì)檔案。

第二，在紙質(zhì)檔案管理的影響下，電子檔案管理可以變得更加完善。兩者可以在相互影響下取長補(bǔ)短，然后進(jìn)一步發(fā)展，形成一種綜合管理系統(tǒng)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的過程中，紙質(zhì)檔案管理的規(guī)模慢慢減小，電子檔案管理的規(guī)模則隨著信息技術(shù)的發(fā)展日趨變得壯大。當(dāng)今檔案管理工作中仍存在不少問題，檔案管理人員既要利用科學(xué)的方法加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理安全的保護(hù)，促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展，同時(shí)又要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的保留，通過二者完美的結(jié)合互相補(bǔ)充，做好檔案管理工作。

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