新形勢下如何做好檔案管理工作

邱輪超

摘 要：近年來，隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理越來越受到企業的重視和認可。檔案管理是企業和社會發展史，是一個企業不斷發展與前進的重要參考。企業檔案在企業的經營管理中扮演了重要的“角色”，在當今社會發高速發展的今天，需要企業強化檔案管理意識，并且把檔案管理的管理和發展與企業的發展有機結合在一起，提高檔案管理的成效。本文筆者就當前企業檔案管理的現狀，談談在新形勢下如何有效提高企業檔案管理成效。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；企業；成效；發展

1 引言

狹義上來說，檔案管理也可以稱作為檔案工作。在企業的發展過程中，對于各類檔案的信息進行有效的管理，并且為企業的發展提供相關的資料服務。檔案的管理主要分為檔案的采集、歸納、保存、鑒定、統計和查閱等相關部分。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。

2 當前企業檔案管理的發展現狀

2.1 檔案管理模式和方法相對陳舊

新形勢下，企業的不斷改革和發展，檔案的內容和范圍上也在不斷的變化和擴展。檔案的內容和管理在模式和方法上也在不斷的多樣化的發展與變化，對檔案崗位人員提出了更高的要求。但是在國內的很多企業中，檔案管理的管理思維和模式仍然處在傳統檔案的管理模式和方法中，無法與當今時代的檔案管理趨勢相吻合。在企業檔案管理隊伍中，較為缺乏一些高素質的檔案性專業技能人才，在檔案管理信息化、數字化的過程中還有很長的一段路需要走。

2.2 檔案管理人員思想認識相對淡薄

存在一部分企業領導干部，對于檔案管理的認識存在很大的誤區，對檔案管理的思想認識淡薄。其根本上是沒有認識到檔案管理工作對于企業進一步發展、人員的科學管理、企業效益的不斷提高、工程建設的不斷完善等各個方面的巨大益處。相關檔案管理人員思想意識也相對淡薄，其把檔案管理的工作機械的理解為歸納和整理企業在發展過程中涉及到的檔案內容，忽略了檔案管理的其他職責認識，缺乏一定的責任心和職業道德意識。除此之外，熟練的檔案管理技能、專業的檔案管理水準、體系的檔案管理手法等都是制約現代檔案管理的重要因素。

2.3 檔案管理配套設施相對落后

近年來，隨著企業的不斷發展，效益的不斷提高，但是存在很多企業對于檔案管理的資金和設施投入與企業發展不相符，信息化建設程度相對較低。少數的一些單位甚至沒有把檔案管理納入到企業部門之中，而是作為行政或者后勤的隸屬部門參與管理。在很多企業中，檔案管理就是幾個柜子，一堆文件封，缺少固定的檔案存放制度和措施。檔案丟失、損毀等現象比較明顯。這樣的檔案管理意識和投入，都直接制約了企業檔案管理信息化和數字化的快速推進，檔案管理工作規范化和標準化的管理模式和思維無法實現。

3 新形勢下檔案信息化和數字化的推進

信息技術的快速發展，給檔案管理和發展帶來了巨大的便利和契機。現今，信息化和數字化的檔案管理和發展成為大多數企業的發展方向。在一些大型的圖書館或者高校已經在檔案管理的現代化過程中做出了表率和現行，并且取得了卓有成效的經驗，這對于企業在檔案信息化和數字化的管理過程中具有重要的借鑒意義。檔案信息化和數字化管理具有調閱便利性、管理過程便捷性、信息存儲有效于安全性等多方面的益處。在這個過程中，需要企業提高檔案管理與發展的思想認識，投入更多的資金、更新現有老舊的基礎設施。例如，在具體的實施過程中通過輸入目錄管理數據庫、在網絡將檔案目錄直接公開，便于信息檢索者直接檢索；并積極與宣傳部門配合，做好部分大型城市建設項目的檔案數字化工作，通過及時整理、歸檔的方式形成數據庫，便于后續的宣傳應用。

4 完善的檔案管理制度

檔案管理工作相對較為復雜，過程具有相對的動態性，因此全面的把握檔案管理具有一定的難度。所以企業應該審視其檔案制度和措施上的完善與否，通過健全的體制和內容的創新與改革，確保檔案材料在采集、歸納、調取等各個環節都有章可循，提高檔案管理工作的成效性和紀律性。針對現有的檔案管理程序和措施，進行進一步的規范和完善，重點在于檔案在采集、歸納等過程，確保檔案在采集和歸納的過程中不出現原則性的錯誤，明確要求檔案內容的真實性與完整性相統一。對于重點檔案文件要制定其相關的調閱措施，對于沒有權限調閱的請求應該予以回絕。最后針對檔案的保存應該制定嚴格的措施和制度，責任明確到人，保障檔案資料的長久保存。

5 高素質的檔案管理隊伍

說到底檔案管理歸結為人的管理。有效的檔案管理離不開高素質的管理隊伍。企業重視檔案管理，必須要把檔案管理人才多元化的發展作為檔案管理和發展的先決條件。通過多方面的培訓和考核，提高檔案管理人員的專業管理技能和綜合知識的貯備，建立一支高素質、高水準、高效率、高技能的現代化檔案管理隊伍，為企業的檔案管理和發展提供堅實的保障。

6 結語

隨著企業的不斷發展，對檔案管理工作提出了更高的要求。為了不斷的提高檔案管理對于企業發展的價值，需要加強每一位檔案管理人員的思想認識。在實際的工作崗位上，發揮自身的主觀能動性，轉變檔案管理理念，改革檔案管理模式和方法，不斷的提高檔案管理成效和持續穩定發展。新形勢下，新技術和新科技的深入和應用，給檔案管理工作提供了豐富的資源和便捷的管理模式，有利于現代檔案管理體系的構建和發展，為推動企業檔案工作的穩定、健康發展注入了新的活力。

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