當(dāng)前加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議

吳學(xué)瓊

摘 要：隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國各個方面都加快了現(xiàn)代化建設(shè)的腳步。隨著社會的不斷發(fā)展，各種各樣的信息撲面而來，傳統(tǒng)的對檔案信息管理的方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會的需求，這也成了當(dāng)前一個極大的考驗(yàn)。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)不斷盛行，覆蓋面積逐步擴(kuò)大，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已是大勢所趨。許多部門如醫(yī)院、人事管理、城市建設(shè)等已經(jīng)開始對檔案信息的數(shù)字化管理投入運(yùn)行，以互聯(lián)網(wǎng)作為技術(shù)支撐，計(jì)算機(jī)為核心，建立組織和完善相關(guān)的管理制度，利用計(jì)算機(jī)和數(shù)字信息等各種軟件對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，某種程度上突破了時間和空間的限制。本文通過對當(dāng)前實(shí)行檔案數(shù)字化管理存在的問題進(jìn)行一系列分析，然后提出了有關(guān)對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議，目的是保證數(shù)字化管理更好的運(yùn)行起來，真正融入到人們的生活之中。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；建議

所謂檔案的數(shù)字化管理是通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等手段，對有用的信息進(jìn)行數(shù)字化處理。這種管理方式改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點(diǎn)，更利于信息的有效管理。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢。作為一種新生事物，在工作人員素質(zhì)較高的基礎(chǔ)之上，加上足夠的硬件設(shè)施及規(guī)章制度，檔案的數(shù)字化管理將成為社會各企業(yè)管理水平高度提高的體現(xiàn)。檔案的數(shù)字化管理在現(xiàn)實(shí)生活中可以使人們工作變得更加簡單、易操作，也更利于保管，使用得當(dāng)?shù)那闆r下會發(fā)揮不可估量的作用。當(dāng)然，企業(yè)的各部門各層人員應(yīng)當(dāng)高度重視檔案數(shù)字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來較為樂觀的積極作用。

1 當(dāng)前實(shí)行檔案數(shù)字化管理可能出現(xiàn)的問題

⑴沒有建立相關(guān)完善的管理制度

對檔案的管理是一個繁雜細(xì)致的工作，有關(guān)部門對文書檔案并不能進(jìn)行相應(yīng)的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時不能各司其職，對于檔案信息的收集不夠準(zhǔn)確，對于信息的管理不能進(jìn)行嚴(yán)格分類，文書檔案出現(xiàn)種種問題，這就直接影響了對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的進(jìn)程。

⑵信息更新不準(zhǔn)確

我國相關(guān)部門對檔案的管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，相關(guān)人員對信息資料收集不上心、不及時，這些導(dǎo)致了對檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態(tài)。

⑶硬件設(shè)施未達(dá)要求

對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理對計(jì)算機(jī)等硬件有著嚴(yán)格要求，然而許多部門硬件設(shè)施不能做到與時俱進(jìn)。相關(guān)的硬件設(shè)施及設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件和基礎(chǔ)，沒有足夠的設(shè)備，一切都只是空談，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理也完全不可能。

⑷相關(guān)的管理人員專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

在擁有足夠完善的設(shè)備設(shè)施下，如果沒有相關(guān)的專業(yè)人員來進(jìn)行設(shè)備的管理，那這些設(shè)備也就只能是擺設(shè)，專業(yè)人員的技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的軟實(shí)力。隨著社會不斷發(fā)展進(jìn)步，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理勢在必行，因而必須培養(yǎng)出相關(guān)的管理人員，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。但是當(dāng)今許多部門嚴(yán)重缺乏對管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理面臨的又一問題。

⑸領(lǐng)導(dǎo)等各層人員不重視檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)及其他各層人員不能對檔案管理予以重視、不負(fù)責(zé)任，使得檔案管理工作長期處于一種無人管制的混亂狀態(tài)，增加了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的難度。

2 對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理新思路

⑴領(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理

相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時代發(fā)展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項(xiàng)規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進(jìn)行信息化管理朝著規(guī)范、科學(xué)化方向發(fā)展。

⑵加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

要想真正實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計(jì)算機(jī)技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應(yīng)的績效管理制度，任務(wù)分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，有條件的話可以邀請有關(guān)方面的專家來進(jìn)行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實(shí)實(shí)搞研究，為相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。

⑶及時更新完善相關(guān)信息

中國文化源遠(yuǎn)流長，經(jīng)過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時，這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進(jìn)行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進(jìn)行。

⑷資源為本、高效利用、依法治檔

檔案主要用于對相關(guān)信息進(jìn)行完整、真實(shí)的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準(zhǔn)確，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關(guān)人員進(jìn)行法律知識方面的培訓(xùn)，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進(jìn)行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺，大力倡導(dǎo)人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。

⑸建立數(shù)字電子檔案

加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進(jìn)行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立特定計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行信息的管理工作，必要時可以對文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

檔案數(shù)字化管理的為實(shí)現(xiàn)我國檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路?；ヂ?lián)網(wǎng)盛行的當(dāng)今社會，將以往的文書檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與現(xiàn)如今社會發(fā)展相適應(yīng)，人們的工作質(zhì)量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。因而對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設(shè)施，合理利用相關(guān)技術(shù)人員，再加上領(lǐng)導(dǎo)的全力支持，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將不再是夢，我國社會在當(dāng)前潮流下也會朝著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

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