當前加強檔案數字化管理的幾點建議

吳學瓊

摘 要：隨著當前社會經濟的飛速發展，我國各個方面都加快了現代化建設的腳步。隨著社會的不斷發展，各種各樣的信息撲面而來，傳統的對檔案信息管理的方式已經不能適應社會的需求，這也成了當前一個極大的考驗。當前網絡不斷盛行，覆蓋面積逐步擴大，對檔案進行數字化管理已是大勢所趨。許多部門如醫院、人事管理、城市建設等已經開始對檔案信息的數字化管理投入運行，以互聯網作為技術支撐，計算機為核心，建立組織和完善相關的管理制度，利用計算機和數字信息等各種軟件對檔案進行數字化管理，某種程度上突破了時間和空間的限制。本文通過對當前實行檔案數字化管理存在的問題進行一系列分析，然后提出了有關對檔案進行數字化管理的幾點建議，目的是保證數字化管理更好的運行起來，真正融入到人們的生活之中。

關鍵詞：檔案；數字化管理；建議

所謂檔案的數字化管理是通過網絡、計算機等手段，對有用的信息進行數字化處理。這種管理方式改變了傳統的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點，更利于信息的有效管理。隨著我國經濟社會的飛速發展，對檔案進行數字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢。作為一種新生事物，在工作人員素質較高的基礎之上，加上足夠的硬件設施及規章制度，檔案的數字化管理將成為社會各企業管理水平高度提高的體現。檔案的數字化管理在現實生活中可以使人們工作變得更加簡單、易操作，也更利于保管，使用得當的情況下會發揮不可估量的作用。當然，企業的各部門各層人員應當高度重視檔案數字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來較為樂觀的積極作用。

1 當前實行檔案數字化管理可能出現的問題

⑴沒有建立相關完善的管理制度

對檔案的管理是一個繁雜細致的工作，有關部門對文書檔案并不能進行相應的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關人員在進行檔案管理時不能各司其職，對于檔案信息的收集不夠準確，對于信息的管理不能進行嚴格分類，文書檔案出現種種問題，這就直接影響了對檔案進行數字化管理的進程。

⑵信息更新不準確

我國相關部門對檔案的管理缺乏系統規劃，相關人員對信息資料收集不上心、不及時，這些導致了對檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態。

⑶硬件設施未達要求

對檔案進行數字化管理對計算機等硬件有著嚴格要求，然而許多部門硬件設施不能做到與時俱進。相關的硬件設施及設備是實現檔案數字化管理的前提條件和基礎，沒有足夠的設備，一切都只是空談，實現檔案數字化管理也完全不可能。

⑷相關的管理人員專業素質不達標

在擁有足夠完善的設備設施下，如果沒有相關的專業人員來進行設備的管理，那這些設備也就只能是擺設，專業人員的技術是實現檔案數字化管理的軟實力。隨著社會不斷發展進步，對檔案進行數字化管理勢在必行，因而必須培養出相關的管理人員，提高他們的專業素質。但是當今許多部門嚴重缺乏對管理人員的素質培訓，是實現檔案數字化管理面臨的又一問題。

⑸領導等各層人員不重視檔案管理工作

領導及其他各層人員不能對檔案管理予以重視、不負責任，使得檔案管理工作長期處于一種無人管制的混亂狀態，增加了實現檔案數字化管理的難度。

2 對檔案進行數字化管理新思路

⑴領導決策階層積極輔助完善檔案數字化管理

相關部門領導要充分認識到實現檔案數字化管理的重要性，對于檔案數字化管理工作予以全力支持輔助，創造出一套與當前時代發展相適應的管理方法。首先應該根據自身情況建立各項規章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎，軟硬件設施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規范、科學化方向發展。

⑵加強相關人員專業素質培訓

要想真正實現信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業的相關專業技術人員。決策層應當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發和利用有經驗的專業人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應的績效管理制度，任務分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進行相關的培訓，有條件的話可以邀請有關方面的專家來進行講座，及時發散他們的思維，生活上關心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關部門實現真正的檔案數字化管理貢獻自己的一份力。

⑶及時更新完善相關信息

中國文化源遠流長，經過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網絡的不斷發展，利用信息化技術實現信息的管理工作大勢所趨。以往傳統的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統的管理理念，對信息的更新不能做到既準確又及時，這就使得網絡化檔案管理工作趨于紊亂。因而應該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數據的習慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。

⑷資源為本、高效利用、依法治檔

檔案主要用于對相關信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關部門工作提供相關信息，只有信息足夠準確，才能真正實現檔案本身的作用。而且，在網絡不斷發展的時代下，需要定期對相關人員進行法律知識方面的培訓，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學化方向發展。建設檔案管理信息化平臺，大力倡導人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現網絡化管理建立了良好基礎。

⑸建立數字電子檔案

加強檔案數字化管理可以建立相關數字電子檔案。數字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規范相關的管理標準，設立特定計算機技術人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

檔案數字化管理的為實現我國檔案管理的信息化和網絡化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路。互聯網盛行的當今社會，將以往的文書檔案管理模式轉化為數字化管理模式更能與現如今社會發展相適應，人們的工作質量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。因而對檔案進行數字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設施，合理利用相關技術人員，再加上領導的全力支持，實現檔案數字化管理將不再是夢，我國社會在當前潮流下也會朝著科學化、制度化、規范化的方向發展。

參考文獻

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