事業單位檔案管理信息化建設存在的問題及改進對策研究

董恬

摘 要：事業單位檔案信息化管理進程中出現了一些不足，需要多重并舉，提升信息化管理的保證。本文重點分析了事業單位檔案信息化管理中的問題，從多個角度提出了檔案信息化管理的保證措施。

關鍵詞：檔案；信息；孤立；管理

1 引言

信息化建設可以有效提升事業單位檔案管理的有效性，對原始檔案的檢索、備份起到了很好的作用。構建現代化的電子檔案也可以大大降低管理人員的工作量，提升工作效率，實現誤差率的有效降低。因此信息化建設對事業單位檔案管理工作來說有著十分重要的意義。然而近年來，一些單位在檔案信息化管理中出現了不足，是值得我們思考的問題。

2 事業單位檔案信息化管理的問題

2.1 檔案資源相對孤立

檔案的管理最終的目的是指導我們今后的工作，對之前的工作進行有效的總結和歸納，當我們在工作過程中發現新問題的時候，可以調閱一些檔案，實現當前工作的有效啟發。然而現實情況下，很多事業單位的檔案管理是為了管理而管理，沒有明確檔案的服務目的。檔案管理中，信息資源沒有進行相關的聯系，我們在調閱的過程中，難度較大，可能需要進行多次調閱不同的檔案。例如在進行人事任命前的檔案調閱中，我們需要對當事人的人事檔案進行調閱，對其年齡等信息進行有效核實，同時還需要調閱檢查單位的財務檔案，對其是否出現經濟問題進行分析，最終才能實現對一個候選人的基本信息核準。這種多次調閱不同種類的檔案就是因為目前事業單位不同種類的檔案之間信息資源沒有實現互通，大數據的理念應用到不到位。

2.2 檔案管理安全性保障不足

一些事業單位對檔案管理本身的保密性有著一定的認識，但是這種認識僅僅建立在過去沒有實行信息化技術的時候。現在信息技術應用之后，檔案管理出現了很多新情況、新問題，可能直接或者間接的威脅到檔案管理的安全性，然而這些問題恰恰是我們管理人員所忽略的。因此就出現了很多因為信息化技術的應用，檔案管理泄密的問題。例如使用連接互聯網的計算機進行涉密檔案的整理工作；沒有注意移動儲存設備的保管，將其進行保密、非保密計算機的互用等。

2.3 管理人員的職業素養問題

隨著現代信息技術的應用，檔案管理所需要的技能越來越專業。然而實際情況下，很多事業單位從事檔案管理工作的人員職業道德不強，信息化技術應用不到位，運用信息化手段進行檔案管理的能力不足。具體來說，首先一些管理人員對檔案管理的認識不足，他們認為自己的檔案管理工作與單位主體工作之間沒有必然的聯系，不能提高對檔案管理的重視程度，一些管理人員的工作責任心、主動性不強。其次，一些檔案管理人員不能掌握現代化信息技術。他們對計算機、系統操作、網絡管理等存在一定知識盲區，這樣大大降低了他們運用信息技術實現檔案管理的水平。最后，一些檔案管理人員轉化應用水平不強。對所學習的信息化技術在檔案管理中的應用，他們不能實現有效轉化，這樣對大大減緩了檔案管理信息化進程。

3 改進檔案信息化管理的措施

3.1 梳理檔案資源

檔案可以指導我們今后的工作，給我們的工作提供更為有利的條件。因此需要拓展事業單位不同種類檔案之間的協調性，實現數據、信息的統一化。我們需要運用大數據的理念，整合事業單位各類不同的檔案資源，構建現代化的電子數據庫，當需要一系列的信息時，我們可以一次性的調閱所需要的所有檔案資料。

3.2 檔案信息安全技術和人員能力升級

檔案信息安全管理的過程中，首先需要對其使用的云資源等技術和管理水平進行有效提升。改進各種管理漏洞，不斷提升檔案信息管理中的安全性。在進行信息管理過程中，身份認證需要對賬戶和密碼管理實現更為動態的管理，設置相關的驗證碼等，可以有效提升信息賬戶和密碼等身份認證的管理安全級別。加密技術使得沒有掌握加密算法的黑客難以破解更多的單位的檔案信息。因此需要進一步實現加密算法的更新升級。另外，事業單位在進行檔案信息管理的過程中，需要拓展對管理人員的信息安全教育，對檔案管理的軟件化操作，網絡化應用進行有效的安全管理制度的培訓，不斷強調網絡安全的重要性。單位通過不定期給管理人員進行信息安全的培訓講解，可以有效提升他們運用網絡進行檔案管理的方法和手段。其次，單位可以給檔案管理人員進行典型案例分析，對一些管理人員沒有注意網絡安全問題，導致單位出現檔案信息丟失等問題，給單位帶來重大損失和問題。這些反面案例的講解分析可以讓員工充分認識到網絡安全對檔案信息管理的重要性，在各個細節投入更多的精力和時間，從而保證他們在信息安全上不出問題。

3.3 管理人員運用信息化技術的能力提升

在進行單位檔案管理工作之中，我們需要進一步拓展管理工作的思路，不斷實現檔案管理的創新方法和手段的應用，這樣才能實現檔案管理工作效率和準確性的有效提升。在現代檔案管理之中，信息化的應用已經是必要趨勢，大數據的概念已經深入人心，需要進一步引入到事業單位檔案管理工作之中，這樣才能進一步構建電子化的檔案信息，這樣可以實現跟我給廣泛的資源共享機制。這種現代化的檔案管理技術可以有效實現單位檔案管理的效率提升，準確度提高，實現更為廣泛的共享。因此在我們的檔案管理工作中，需要進一步突出創新思維，可以融入更多的現代化技術應用，而不是墨守成規，一層不變，一味的守著自己的管理方法。

4 結語

事業單位的檔案管理有了信息技術的融入，可以實現檔案歸檔、應用的有效性，實現信息資源之間的互聯互通，構建檔案管理的安全化措施流程，深入培養專業管理人才，可以有效實現信息技術融入事業單位檔案管理工作之中。

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