高校資產公司檔案管理現狀分析和優化建議

鄒旻

摘 要：高校資產公司檔案是高校資產管理發展的重要見證，對于理順高校國有資產的發展歷史與管理、推進產業規劃化建設等都十分重要。然而在日常管理中，檔案的價值并沒有得到相應的重視。本文試圖對高校資產公司檔案管理現狀和存在問題進行分析，進一步討論如何對管理方式進行優化設計，從而使高校資產公司檔案得到合理化利用。

關鍵詞：高校；資產公司；檔案管理

1 高校資產公司檔案管理現狀概述

高校資產是我國國有資產的重要組成部分，早在2005年，教育部為規范化建設高校產業，提出了組建高校資產公司的若干意見。高校資產公司管理水平的高低，在很大程度上影響著高校科研技術發展、科技成果轉化、校辦企業發展等工作。隨著高校資產公司由初創朝縱深發展，其法人治理結構、內部管理制度等也越來越完善，同時也產生了一系列重要的文件、制度等重要檔案。這些檔案是高校資產管理發展的重要見證，對于理順高校資產管理歷史、企業關停并轉等十分重要。但是，目前大部分資產公司對檔案管理還停留在人工裝訂和歸檔的階段，少有高校資產公司實現了檔案信息化管理。

2 高校資產公司檔案的分類與特點

按照國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》的統一規定和要求， 高校檔案分為包括九大類，在高校資產公司的職能活動中所產生的檔案主要包括黨政類、科研類、產品類、設備類、財會類五種類別。而在與高校其他職能部門、國家機關和事業單位、其他高校資產公司等兄弟單位往來時，還會產生諸如協議、合同等不易分類的檔案。此外，由于高校資產公司所屬的校辦企業有學校控股資產公司代管的、有資產公司控股的、有資產公司參股的，類型較多，這些企業在日常的生產經營與管理中也會產生自身的檔案，更增加了高校資產公司檔案的多樣性。

因此，高校資產公司檔案主要存在如下特點：第一，同時具有較高的法律價值和經濟價值。第二，利用頻率高，效用持續時間長，比如，中央對高校的審計、高校內部審計可能會提取十多年前的文件查看。第三，檔案來源眾多，除了學校直接發的文件，還有學校財務、國資、人事等部門的文件，此外還有中央與省市的教育、財政、國資、人事、工商和稅務等黨政機關的文件。第四，既是高校檔案的整體組成部分之一，同時又具備企業檔案的性質。

3 高校資產公司檔案的管理現狀與存在問題

目前大部分高校資產公司在日常管理中沒有重視檔案的規范化建設，檔案承載了企業重要的信息資料，是企業不可取代的無形資產，卻經常處于被忽視的狀態，比如：檔案管理的方式仍處于將紙質檔案人工編號后立卷裝柜的原始狀態；絕大多數高校資產公司并未設立專門的檔案管理部門或檔案管理崗位；絕大部分高校資產公司存在對檔案管理人員培訓次數少、培訓間隔時間長，甚至沒有組織其參加專業培訓；基本沒有高校資產公司特地為檔案管理制定規章制度、管理流程等。

這些問題產生的原因是：第一，領導人員不重視，不會成立專門的管理部門或崗位，負責檔案管理的人員多為兼職管理、流動性大；忽視檔案的形成、搜集與整理，可能造成某一階段或某一項目的資料存檔缺失散佚。第二，制度措施規定不健全不完善，存在“誰承辦、誰負責”的現象，無法一以貫之，如某一時段擔任檔案管理的工作人員換崗或離職，后來者可能會按照自己的習慣進行檔案管理，造成檔案管理的裂層與斷代。第三，檔案管理分類與編號存在混亂重合之處高，部分年代久遠的紙質檔案查找起來非常不方便，對檔案的利用率不。

4 高校資產公司檔案管理的建議與優化設計

高校資產公司檔案的管理，既要符合高校檔案管理的基本原則，又要符合資產公司的現代企業管理模式。以規范和實用為原則，高校資產公司檔案管理應當向信息化、數字化、網絡化方向發展。筆者試圖從以下幾個方面提出建議，優化檔案管理的設計。

（一）領導干部和管理人員要提高對檔案管理的重視，有效合理的對現存檔案進行分類，以及相應的功能模塊和運行。

（二）積極利用現代化工具與技術，提高檔案歸檔與查找效率。如利用OA系統及掃描系統，將現存檔案以PDF形式存入電腦，利用關鍵詞搜索技術便可實現快速查找。甚至，有條件的單位可購買相應的數據管理系統，合理設計系統管理流程，實現模塊化管理。

（三）專崗負責檔案收存檔事項，之所以用崗位而非專人負責的形式，是為了避免“個性化”存檔方式，不論是誰、何時、從何人手中接手管理都可輕易交接。

（四）統籌好資產公司檔案學校保管與單位保管之間的關系，首先是滿足資產公司對檔案的日常利用，避免要查找一份檔案還要開介紹信到校檔案館查閱的情況，同時，也要滿足學校檔案館的要求，做好年度檔案報送工作。

參考文獻

[1] 劉琛，《高校科技產業檔案管理信息化建設》，中國高校科技，2015年第11期。

[2] 薛松，《企業檔案網絡化管理層次的構建與優化分析》，經營管理者，2014年第1期。

[3] 向立文，昌珍霞，《企業檔案文化建設研究——意義、問題與對策》，檔案學通訊，2013年第4期。

[4] 熊柱，《高校產業檔案歸屬問題之我見》，廣西大學學報（哲學社會科學版），1996年第1期。