高校電子公文處理的重要性、意義及技巧探析

葛東輝

【摘要】公文處理是高校辦公室綜合事務中的一項日常性工作，電子公文是數字信息化時代的必然產物。結合當下時代背景和高校辦公室工作實際，正確認識高校電子公文處理的重要性和意義，有助于增強辦公室人員的責任意識。總結工作實踐中的公文處理技巧，對提升辦文速度，提高辦公效率有積極的促進作用。

【關鍵詞】高校；電子公文；處理；技巧

高校辦公室是高校綜合事務的管理部門。公文處理是高校辦公室事務中的一項日常性工作，也是高校辦公室工作的重要內容之一。高校電子公文處理不僅具有明顯的重要性，也有深刻的意義。在公文處理過程中，及時總結經驗和技巧，有助于節省辦文人員的時間、精力及高校的行政成本，從而提高辦文質量，提升高校辦公室的工作效能。

一、高校電子公文處理的重要性

高校辦公室肩負著承上啟下、溝通內外、協調左右和聯系各方的功能。公文是高校之間或是高校與上級單位、部門溝通、聯系的主要途徑和方式。

對高校的上一級主管部門來說，通過“電子公文”這一平臺傳達其指示、精神、實施意見等，使高校的發展與教育的整體發展思路相一致；對高校與高校之間來說，通過電子公文交換，可以減少流通環節，節約成本，實現信息共享；對高校自身來說，可以通過這一平臺向上級匯報工作，參與上級部門組織的各種會議、培訓、比賽等，提升業務水平，為上級主管部門提供教育事業的相關資料，有助于上級對高校教育發展作總體了解，推動社會教育事業的整體發展。

同時，高校電子公文是辦文人員、辦公室與整個高校相互影響的明證。公文處理質量的高低，不僅直接體現辦文人員的個人素質和業務能力，也反映著辦公室行政工作水平，更體現著學校的形象，所以只有高度重視公文處理，樹立嚴謹的作風和強烈的責任感，才能規范準確、高效細致地做好公文處理工作。

二、高校電子公文處理的意義

電子公文系統平臺的開發、建設及使用是數字信息時代飛速發展的必然產物，是我國高等教育由規模擴展向內涵提升轉變的重要舉措之一，有助于高等教育的規模、結構、質量、效益的協調發展。

高校采用電子公文處理平臺系統，是實現高校無碳無紙化辦公的有效手段，有助于提升辦文速度，提高辦公效率，對建設資源節約型和環境友好型社會有非常重要的意義。這一系統的使用還可以克服公文紙質化郵寄所帶來的時間、信息的滯后性，提高信息傳輸的速度，提升信息的安全性，還可以節約行政成本。集中方式部署，只需配置一臺連接互聯網的辦公電腦即可進行公文收發操作，簡單快捷。

但這并不是說高校電子公文處理就非常容易，相反，它涉及的欄目繁多，流轉環節復雜，是一項既重要又要求極高的工作。高校電子公文處理主要包括收文、發文、起草、代發、從歷史文件庫及已刪除文件欄查詢文件等功能。

高校電子公文處理只有遵循準確規范、節約高效的原則，才能與社會的和諧發展相適應。一方面以黨政機關公文格式為標準，規范收發文流程、文件格式、文字內容等。另一方面，以無碳無紙為根本，不需要打印的文件就通過公文處理系統平臺流轉，在有限的人力物力條件下，盡可能在短時間內完成收發文的各個流程，保證公文快速、高效流轉。

在數字校園化的新形勢下，高校電子公文處理系統平臺的建設還不完善，在全國各大中專院校并未得到全面普及，系統平臺功能開發還不健全，如何與高校辦公OA系統融合，是建設數字校園必須探討的問題。

三、高校電子公文處理的技巧

高校電子公文處理人員在具體的工作實踐中只有善于總結經驗和技巧，才能提高處理文件的速度，提高工作效率。在兩年的公文處理工作中，筆者總結出：“急中有穩，多中有重，密中有序，繁中有簡”的十六字技巧。“急中有穩”即在遇到急件時要處亂不驚，注意查看公文下發單位、內容、上報材料及回執的時間、報送部門等具體事項，理清對象，以便及時、準確找對呈送領導、承辦部門；“多中有重”即如若在短時間內集中收到多個文件，要權衡輕重，優先處理緊急、重要的文件；“密中有序”是指在密集的文件中不能自亂分寸，要嚴格遵守辦文流程，不能越位越權，循序漸進地靈活處理；“繁中有簡”指辦文人員在繁多的事務中要學會化繁為簡，合理簡化流程，各個擊破。在處理流程中，具體要做好：

（一）摸清電子公文系統平臺發文稀密疏集的時間段，統籌安排，發揮時間效能的最大化。系統平臺在分發文件時按順序一個一個學校分發，除了特文、急文，上午八點到十點，下午兩點到三點這兩個時間段文件很少。電子公文處理人員可以在這些時間段統籌安排工作，間隔稍長時間刷新，而在上午十點半到十二點、下午四點到五點這些時間段要間隔短時間刷新。

（二）堅持原則性與靈活性相結合，正確分析文件級別，合理區別文件處理的輕重緩急。上級發文時有的文件標示急件的不一定緊急，比如涉及公布獲獎結果的文件與同類急件相比就可以稍微慢點處理；標示普通的要報材料的文件，可以優先處理，以便給承辦部門留有足夠的報請處理時間及準備材料時間。在發文時，既要嚴格遵循發文流程，堅持原則性，對發文的起草、收取、報批、承辦流程層層把關，又要根據公文的實效性，靈活處理，遵循“急件急辦，特件特辦，平件抓緊辦”，確保收發文及時，不誤事。

（三）正確理解領導批示內容。“閱示”“閱處”“閱文”“閱知”等詞語經常出現在領導批示中。針對“閱示”的文件，要按照閱示對象呈送給上一級領導閱讀、批示；針對“閱處”的文件，必須按照領導的批示內容交由相關部門公文處理人員簽領、傳遞給部門負責人承辦，反饋處理結果，歸檔；針對“閱文”“閱知”的文件，要及時提交或呈送給相關部門主要負責人，以期理解文件要求，領會文件精神，向該部門傳達。如果涉及幾個部門負責人閱文，在沒有實現電子公文流轉自動化的高校，可以把帶有領導批示的公文原件呈送給相關部門負責人，閱讀、簽名之后直接歸檔。既可以減少公文不必要的流轉，節省時間，也可以避免重復打印，浪費紙張。

（四）多渠道請示，多方式匯報。遇到特急文、加急文，而恰巧相關領導出差或正在開會，在不知情的情況下，可以先打電話，未接通的話，可以通過發送短信，簡明扼要匯報緊急事項。在不緊急的情況下，可以采取QQ、微信留言，發送郵件之后再短信告知。

（五）嚴格自身管理，增強責任心。高校寒暑假期間，除法定節假日，高校的上級主管部門處于正常上班狀態，公文下達不停歇。高校電子公文處理人員要在放假前對假期值班者進行電子公文接收、處理的注意事項進行業務培訓，避免導致重要工作無法落實，造成工作被動。

（六）建設文件庫，及時完善文件信息，做好文件督辦、歸檔工作。可以把來文分為上級文、外來文、機密文等，建立ECEL表格，將收發文日期、文件編號、文件標題、部門領導簽批時間、上級領導批示時間、批示內容、處理結果等逐項按年份、按順序、按序號編輯，形成文件庫。當接收到帶有相同關鍵詞的文件時，搜索之前批示內容及處理結果，快捷地為部門領導簽批提供可靠性參考，方便查詢文件處理結果，以便做好督辦和歸檔。

（七）正確處理收發文遇到的特殊情況。當遇到錯發、漏發文時，要及時撤回、補發，并及時與發送方、接收方溝通協調，盡量把損失減到最小。當遇到來文簽章、報送時間錯誤、正文內容前后矛盾等問題時要及時與上級部門溝通確認，以免誤導領導，造成不必要的麻煩。

總之，高校電子公文處理是一項復雜而艱巨的工作。只有結合新形勢下高等教育的發展實際，從辦公室工作的基本特點出發，正確看待高校電子公文處理的重要性和意義，從思想上重視，并善于在工作實踐中總結經驗和技巧，才能更好地提升辦文速度，提高辦公效率。

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