淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

陳艷云

【摘要】辦公室檔案管理工作的效率對于單位管理起到了重要作用。尤其是在信息社會中，必須充分利用現代信息科技，進一步提高辦公室檔案管理工作的效率。因此，在總結目前辦公室檔案管理工作效率問題的基礎上，分析了這些問題產生的原因，進而提出了相關的改進策略，以更好地促進辦公室檔案管理工作效率的提升。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；企業管理

隨著時代的發展，辦公室管理工作也越來越先進，檔案管理工作作為辦公室管理的一項重要內容，也應該不斷與時俱進，充分發揮出檢索和查詢的作用，以提高工作效率。就辦公室檔案管理工作的實際來說，檔案管理工作其實是一個收集資料數據，并對其進行整理保存的過程。實際上，檔案管理的實質就是通過檔案管理來反映事物的發展過程，對辦公室工作具有切實的參考和借鑒作用。

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

辦公室檔案管理最大的職責便是保持檔案的完整性，記錄各項業務的歷史軌跡和憑借其最大的利用價值便于為規范管理提供依據。但是，由于管理制度不健全、管理方式落后等原因，造成其在發展過程中存在一些問題。

（一）對管理工作認識缺乏。長期以來，我國對辦公室檔案管理工作的認識度不足，對于檔案管理工作的有效性更是缺乏相關的認識。因此，我國檔案管理存在管理混亂甚至缺失的現象。檔案管理混亂甚至缺失，給單位審計核查、總結帶來很多不便，因為檔案管理不到位而帶來巨大損失的事例層出不窮。很多管理檔案的工作人員，工作觀念存在著意識淡薄的問題，專業管理水平較差，甚至很多單位選擇兼職人員為其進行檔案管理工作，因兼職人員不具備專業管理能力，對檔案的價值不明確，導致檔案管理工作無法有效地進行下去。

（二）管理制度不健全。若想將辦公室管理工作高效的進行下去，首先必須要健全各方面的管理制度，檔案管理也是這樣。檔案管理制度主要包括檔案分類、保管期限、介質區分、收集機制、歸整規范、查閱借閱規定等等，涵蓋檔案從新材料產生到生命周期結束的全過程。但是，部分單位的領導人員過于繁忙，對辦公室管理工作也不重視，沒有單獨建立管理檔案的資料室，沒有相關的檔案管理制度。因此，導致檔案管理人員懈怠了其工作，進而影響其對檔案的處理。

二、辦公室檔案管理工作的重要性

（一）要適應時代發展對辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。檔案是企業和單位的一種重要的信息產業。實施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進而提高辦公室工作的效率。隨著信息時代的不斷發展，辦公室檔案管理也逐漸發揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應時代發展對辦公室工作的要求進而更好地為企業服務。

（二）完善檔案管理工作可以促進檔案事業的可持續發展。檔案管理工作本身具有連續性、連貫性的特點，鑒于檔案管理工作的幾個特點，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結合檔案管理工作的實際情況，然后采取針對性的應對措施，通過完善檔案管理工作來促進檔案管理的可持續發展。檔案的形成是一個長期的過程，具有歷史性和時間性的特點，全面系統地管理紙質檔案，有助于促進檔案管理工作的可持續發展。

三、如何提升辦公室檔案管理的效率

（一）改進檔案管理的思想觀念。第一，單位的領導人員要將檔案管理置于工作的重要位置，加強單位的檔案綜合管理，在謀劃階段和實施階段都要做好檔案管理工作。第二，完善檔案管理工作人員的業務考核制度、獎懲制度，增強對檔案管理工作的重視，提高工作人員的工作效率，同時還要加強對檔案管理工作的監督，激發管理工作人員的工作積極性，開展檔案管理教育和培訓。

（二）培養檔案管理專業人才。當前，企業、單位中的檔案管理工作人員能力和素質不統一，互相之間缺乏良好的配合，團隊缺乏協作力，嚴重影響了工作效率。因此，第一要加強對高素質人才的引進和對專業人員的訓練，完善各市政單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案管理工作人員的教育培訓，通過參加國家檔案管理綜合管理部門的調訓，獲取檔案管理資格，提升自身的管理能力。

（三）無紙化辦公技術。隨著信息化建設步伐的加快，為進一步提高文件轉辦效率，降低辦公成本，發揮OA自動化辦公的最大功能，向著現代化辦公又邁出重要一步。無紙化辦公的推行和使用，極大地提高了辦公效率，節省了因傳遞過程中重復復印所花費的大量時間和紙張，使轉辦工作效率、特別是急件的處置工作及時率得到很大提高。

四、結論

總之，檔案管理工作是單位管理工作的重要內容，檔案管理的主要作用是記錄各項業務的歷史軌跡，以給管理和其他工作提供憑證，只有保證檔案資料的完整性，才能給各市政單位管理提供參考價值。市政單位首先要對檔案管理引起足夠重視，不斷提高檔案管理的工作效率。針對市政單位檔案管理的特點，采取針對性的應對措施，以不斷提高檔案管理工作的效率，進而推進市政設施維護管理事業的健康發展。

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