高職院校信息化辦公

顏欣

摘要：隨著全球互聯網時代的發展，高職院校的辦公方式也在發生著變化，從以前的紙質辦公逐漸向無紙化辦公方向轉變。無紙化辦公的概念就是充分的利用現有的網絡技術，通過計算機進行日常工作的一種方式，在減輕高校工作人員壓力的同時也增加了工作的樂趣，提高工作的準確率。本文就根據我國如今高職院校的發展情況，結合工作人員平時的做工流程，來設計的高職院校的辦公系統。自動辦公系統可以通過各種指令來快速的完成工作中需要做的事情。通過構建這一高校的自動辦公系統總結出學校平時的工作流程，讓高職院校的管理更加規范和現代化。

關鍵詞：工作流程；協同辦公；高職院校

引言

隨著科技的發展和信息的高速膨脹，人民的生活節奏也在不斷加快，傳統的手工辦公方式已經越來越不能滿足高校管理與需求，辦公自動化系統的出現讓高校的工作效率得到很好的提升，降低了辦公成本，受到越來越多的好評。國家教育部在十二五發展時期提出明確的目標，讓全國的高校在2020年的時候都要實現辦公自動化，開啟全民學習的風潮，讓中國進入到人力資源強國的行列中。

一、高職院校的信息化辦公現狀

高職院校的教育是與我國的基礎教育，高等教育，以及成人教育平等地位的四大教育之一，培養高技能，高素質人才是高職院校教育的根基。隨著近幾年我國對技術性人才的重視，高職院校取得了較快的發展。我國過的技術性人才培養作出終重大的貢獻。

想要實現高職院校的教育現代化，就必須先做到高職院校的管理辦現代化。隨著互聯網技術的普及現在很多學校都開始了運用計算機技術進行辦公，建立起了完善的信息化管理系統。在這個基礎上老師的日常辦公也從平時的手動辦公轉向了信息化辦公。由于社會對高職人才的需求越來越多，這導致高職院校的辦學規模也越來越大，學校內的管理系統不斷的完善。雖然學校有很完善的管理辦公系統，但是由于各個部門之間的聯系并不緊密，所以還沒有實現真正意義上的資源共享，導致高職院校的綜合辦公效率低下，無法適應現代信息化辦公的需求。

二、工作流技術模型

工作流基數的先驅就是生產和辦公領域的自動化系統的實現。工作流能讓辦公中的文檔，信息自動的整理歸檔，然后通過各種指令自動的進行工作分析的一種方式。一個工作流包括一種資料整理的開始到結束，他是對辦公過程中工作整個工作流程的一種總稱。

工作流技術越來越受到現代辦公人員的青睞，他最主要的特征是能夠通過固定的指令完成一些非常繁瑣的工作，進行智能化的數據分析處理，自動進行日常辦公的一種技術。隨著技術的成熟他在日常辦公中發揮的作用也越來越大，如今已經成為信息化辦公中不可缺少的內容之一，為實現高職院校的信息辦公化發揮了不可磨滅的作用。

工作流的工作原理就是利用系統中已經提前設定好的業務流程模式，管理和控制功能，在辦公系統中實現自動化的一種管理方法。我就以中山某高校為例，工作流程管理系統整合了日常的會議紀要，考勤提交，會議申請，計劃提交文件管理，學生基本信息，老師的上課安排等。

（一）工作流引擎

工作流主要是由多個工作殷勤相互配合形成的，主要分為路由（route）、規則（rule）、角色（role）這三部分。路由的主要工作是通過計算機的指令進行消息的傳送和分析。規則是讓工作流在工作的時候分析工作步驟的邏輯條件。可以讓工作流工作更有可循性。角色是工作人員的意識體現，主要是方便使用人員的操作。在系統工作的時候要根據使用人員的不同指令對信息進行處理，達到信息指令和信息處理同一步驟。以上這些管理變化可用以下的圖標來表示。

工作流在工作的時候主要是依靠數據模型和控制模型，數據模式是在系統建立的初期，使用人員根據自己的工作習慣進行的建設處理，他是各個部門工作情況的反應。信息模式主要是評定工作流在工作的時候的狀態體現，他控制這各個部門的數據，各個部門通過這些數據進行檢索工作。整個工作系統都是由協作中心來同一執行的，他是根據數據在處理中的情況進行的業務分析過程，對各個業務的流轉以及分配進行協同作業。

（二）工作流管理系統

上面已經描述了工作流在工作的過程中主要是運用一個或者多個工作引擎上。工作流的核心工作執行這是他的執行服務，與執行指令的工作交互，在運營工作內容的時候及時監督者工作的狀態。如今很多的而國內外研發機構都開始對自己的產品進行更新以更實用日常工作的需求。例如IBM MQWorkfiow、BEA WebLogic Integraion 等等國內的注明軟件工作有Inrorflow信雅達的smnfow等等。

三、高職院校的協同辦公系統設計

高職院校是的信息化辦公系統是一個多部門多辦公內容的綜合體現，自動化信息辦公系統要讓所有的相關使用人員都能在同一個作業系統中實現統一作業，信息共享。在協同辦公系統中，所有的工作流程都簡稱為工作流，它主要是提供這安全，可靠的管理信息系統。高職院校的辦公系統主要是在學校運行過程中的工作流程管理，教務教學的管理，日常辦公的管理，和行政事務的管理等等。以及在當前工作環境下的多種部門交流方式，系協同辦公的傳真系統，email。短息服務等信息接口。

四、高職院校信息辦公達到的目標

（一）形成連接學院各部門的信息網絡

辦公系統是一個強大的信息處理平臺，在這個平臺上面有著各種業務的相關聯系，通過每一個他的登陸窗口把學校內部的各個部門緊密的聯系在一起，讓學校內的資源可以整體分享，比如學院內部的分院，職能部門，教學部門，教職工等等，都可以擁有自己的登陸窗口，并在系統里面進行信息的處理。

（二）滿足高職院校的管理需求

信息化辦公就是以信息平臺為媒介，利用手機短息，電子郵件等先進的信息傳遞系統吧學校的各種管理工作落實到位，讓老師在工作的交流，學習，溝通更加方便，消除老師的時間和空間障礙，讓教職工能夠及時接受自己的工作內容，更加優異的完成工作。

（三）可自行規劃的開放式平臺

信息化辦公系統應該要考慮到學校工作內容的轉變，在設計的時候要讓信息系統人性化。系統提供的圖紙奧基于節點的工作流轉模式，并對具體的要求能通過具體的指令進行分析，可以快速規范的處理工作中的問題，以便高職院校能夠方便的進行行政事務和管理的信息化。

結論：

高職院校的信息化辦公已經成為如今不可逆轉的趨勢，本文主要是針對高職院校的信息化辦公現狀，進行分析高職院校信息化協同辦公系統的研究，為高校管理提供一個安全快捷的管理渠道，創立更加靈活的辦公系統平臺，讓高職院校各個部門的信息能夠共享，在各個部門中建起一個有力的溝通平臺，讓辦公更加簡單，方便。

參考文獻：

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