集團公司如何加強對下屬子公司的檔案管理

杜轉珍

【摘要】在快速發展的當今社會，集團公司想要發展壯大，對子公司的合理控制是最重要的環節，而在整個環節中，檔案管理則是核心。本文闡述了集團公司對下屬子公司檔案工作管理的現狀，并根據現狀淺析集團公司應如何加強對下屬子公司的檔案管理進行了探討。

【關鍵詞】集團公司；子公司；檔案管理

隨著社會市場經濟的建立，社會競爭的日益激烈，在企業改革中，許多集團公司都在不同區域建立了由集團公司控制的子公司，子公司的獨立經營、核算，有利于適應市場的變化，順應企業的發展潮流，但因企業管理不當，便會產生內部利益沖突，進而影響集團公司的整體發展。目前來看，部分公司的檔案管理有所成就，但仍存在著一些問題，需要進一步完善和加強。

一、淺析當下集團公司對下屬公司的檔案管理現狀

（一）內容復雜、形式多樣，管理不便。《企業檔案管理辦法》規定，企業檔案是指企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。內容上，企業檔案是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物質供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團等方面檔案，故子公司的檔案數量十分龐大；表現形式上，檔案形成的載體也是形式多樣，有電子文件、光盤及紙質檔案等。這無疑加大了集團公司對子公司檔案管理的難度。

（二）差異較大，管理參差不齊。集團公司下子公司的分布可謂五湖四海，相對較小的集團公司子公司的分布也在不同區域，因此，形成的檔案也是分布各地，其檔案工作也呈現出跨地區、跨區域的特點。同時，因各個子公司所在區域不同、成立時間不同、經營內容不同等，造成子公司之間檔案管理參差不齊、檔案發展不均衡的結果。此外，為擴大經濟發展，集團會不斷增加業務范圍，拓寬行業領域，對于新領域的檔案管理，集團公司也是邊摸索邊積累，故而，給檔案的收集增添了不確定因素，給集團公司的管理造成不便。

（三）基礎不同，管理存在差異。《企業檔案管理辦法》中指出，集團檔案工作在集團的層面實行統一管理，制定集團的管理制度和要求。而部分集團公司對子公司的檔案管理，由于集團從事的業務范圍比較廣，工作地域比較散，各子公司的現實情況存在差異，例如有的子公司是由原來的國有企業改制發展而來，體制相對健全，檔案基礎扎實，檔案信息化比較早、發展快。而有的子公司則是剛成立不久，還未建立檔案機構，檔案工作沒有專人管理，同時，集團公司又允許各子公司根據自身的實際情況，制定本單位的檔案管理辦法。從而促使行業間、地區間檔案管理標準存在差異。

二、集團公司對下屬公司檔案管理的加強

（一）提高檔案意識，加快信息化建設。在追求經濟效益的大環境下，部分企業的領導人只抓生產經營工作，對檔案工作的管理則不夠重視，采取“可有可無”的工作態度，此外，部分公司建立簡單的檔案管理，在信息化建設上的投入嚴重不足，既沒有管理軟件，也沒有轉換設備，有的甚至未接入互聯網，在集團公司收集各子公司的檔案時，出現檔案無法收回、檔案處置與管理工作不規范等現象。作為子公司的領導者，一定要認識檔案管理的重要性，提高自身認識，并建立信息化檔案管理渠道，方便即時存檔，以更好地配合集團公司檔案管理工作，推動企業發展。

（二）全面考慮，加強協調力度。因集團公司下的子公司分布區域不同，大多與集團公司不在同一區域，所以集團公司在對子公司的檔案管理時，忽略了子公司自身的檔案管理水平、工作體系以及制度實施等情況，從而出現檔案管理工作中錯誤百出的現象；子公司在制定自身的檔案管理體系時，只考慮自身的情況，導致制定出的檔案管理體系與集團公司出入頗深。所以，集團公司在管理子公司的檔案時，一定要考慮其自身情況，子公司在制定自身的檔案管理體系時，要兼顧集團公司整體的檔案體系，從而加強集團公司的管理。

（三）提高自身素質，確保檔案高質量。受各方面因素影響，集團公司以及子公司檔案管理人員中仍然存在部分學歷層次較低、知識結構不盡合理，缺乏計算機、網絡、多媒體等運用技術及處理信息的能力，只能在傳統服務層面上勞作，業務水平不高；此外，檔案管理工作中人員配備嚴重不足，專職檔案員工較少，據了解，部分公司檔案員工多數為兼職，工作精力與工作時間得不到有力保障，只能做表面較為簡單的工作，不能開展更深層次的檔案工作。集團公司在人員聘用上，一定要加大力度，尋找有能力、有才華的，與工作崗位相匹配的員工，建設一支復合型、創新型、高素質的檔案人員隊伍。

三、結束語

綜上所述，企業檔案信息資源作為企業發展最全面、最原始、最真實的信息記錄，承載著企業可持續發展的重任。同樣，企業檔案管理工作的有序進行與企業發展速度成正比，二者互相影響、互相制約。在檔案管理工作中，一定要加強集團企業對子公司的管理，確保檔案信息的質量，促使檔案信息在企業發展中發揮更強大的作用，從而推動企業更快、更穩地發展。

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