基于大學生視角對籌辦高校實體檔案展覽的探討

蔣葉敏

【摘要】本文以湘潭大學2015年國際檔案日檔案展覽為主，結合2016年的校史檔案展覽，從學生辦展的角度探討高校實體檔案展覽中存在的問題，包括：展覽難以創新；展覽缺乏互動；展覽宣傳不固定等，并根據實際展覽經驗提出相應的對策：擴大館藏、多方合作；提高服務、增加互動；創建平臺、多方宣傳等，以期給各高校學生籌辦實體檔案展覽提供借鑒。

【關鍵詞】高校；實體檔案展覽；檔案意識

高校檔案館是學校歷史記憶的寶庫，是學校日常教學、科研、黨政管理以及其他各項活動的記錄儲存中心，在校園文化建設中發揮著日益重要的作用。檔案展覽是檔案信息資源開發利用的方式之一，在高校舉辦檔案展覽一方面能擴大高校檔案館的工作影響范圍、提高師生的檔案意識，另一方面也能豐富校園文化活動、增加校園文化氛圍。目前，全國有32所高校開設了檔案學專業，檔案學是理論與實踐并重的學科，在日常教學中應鼓勵學生開展各種與專業相關的實踐活動。檔案學學生舉辦高校實體檔案展覽既能傳播檔案文化、了解檔案人的使命，也能培養其專業素質、提高專業實踐能力。

大學生舉辦檔案展覽在校園文化建設中具有很多優點，比如：能從文化邊緣主動走到師生面前、提高師生檔案認知水平、豐富校園文化活動等。筆者通過網絡調查法對近15年的報刊、期刊、會議論文等的檢索，發現目前全國僅10個左右大學開展過實體檔案展覽。開展實體檔案展覽的高校數量少的原因主要有：一是實體展覽需要較多的人力、財力以及時間，而高校檔案館經費和人員編制有限，更趨向于開展“一勞永逸”的網上檔案展覽。二是高校對檔案學專業的實踐不夠重視，高校檔案館極少組織本校檔案學專業學生開展檔案文化活動，往往只是安排學生參與較基礎的檔案工作。三是舉辦過實體展覽的高校極少共享其經驗，一些學校想辦展卻沒有經驗可循。在本文中，筆者將以親自參與策劃、組織的“湘潭大學2015年國際檔案日檔案展覽周”的實體展覽（以下簡稱：湘潭大學首屆檔案展覽）為例，并結合2016年該校的檔案展覽，分析大學生籌辦檔案展覽中存在的一些問題。通過實際展覽經驗，提出相對可行的解決辦法，為今后各高校學生開展實體檔案展覽提供借鑒。

一、湘潭大學檔案展覽概述

“湘潭大學2015年國際檔案日檔案展覽周”由湘潭大學檔案館發起、該校電子政務系2012屆檔案學學生承辦。展覽從選題、選材、宣傳、布展到展區維護及撤展共歷時1個月左右，期間申請到“湘潭大學公共信息資源管理與開發利用科普基地”的經費支持。并繼首次展覽之后，湘潭大學檔案館及電子政務系決定在每年的國際檔案日開展檔案展覽活動。

（一）關于選題。由于該展覽是湘潭大學首次舉辦檔案展覽，故策劃組將主題定得較為宏觀、正式：“感受檔案魅力、觸摸歷史記憶”，在這主題之下分成了三個板塊，分別是：“承載歷史，記憶湘潭大學”“杰出校友風采展”“檔案知識科普”。

（二）關于選材。由內容組前往校檔案館、校史館、宣傳處、對外合作與聯絡處進行內容收集，并從中挑選出符合主題且具有代表性的內容。“承載歷史，記憶湘潭大學”板塊由湘潭大學舊貌、學生活動、重要會議、視察與訪問、報道與題詞五部分組成，形式為照片（復制品）+文字解說；“杰出校友風采展”板塊選取了20位在各個行業具有代表性的杰出校友；“檔案知識科普”板塊由國際檔案日宣傳、學校檔案館宣傳、畢業生檔案專題、常用檔案法規（從利用者角度）等方面組成。

（三）關于宣傳。宣傳組采用了線上宣傳與線下宣傳相結合的方式。線上宣傳主要通過校園微信、微博平臺發布展覽預告，在湘潭大學檔案館網站發布通知；線下宣傳方式較多，主要有：張貼海報；利用課間10分鐘在各教室播放宣傳視頻；在學校辦公樓、逸夫樓等地的LED大屏幕循環播放展覽預告以及轉發活動消息集贊送禮等。

（四）關于布展。設計組將20個展柜擺放成開放式“扇形”，大方美觀。有3個出入口方便師生進出，每條線上的展柜與展柜之間距離保持15cm左右，避免給人造成過度密集的壓抑感。每個展柜高2m、寬1m、背景為紅色。“承載歷史，記憶湘潭大學”板塊的108張照片經過分組和排序，占據10個展柜，主要呈現在每個展柜的0.8m-1.8m的視覺舒適區域內；“杰出校友風采展”“檔案知識科普”各占5個展柜，內容組將其內容制作成了高2m、寬1m的噴繪，固定于展柜的整個正面。

（五）關于展區維護。由于工作人員都是學生，每天都有課程安排，無法做到在現場時刻進行維護。所幸展品都是復制品，沒有珍貴實物，故只需機動組安排值班人員，每日早、中、晚例行檢查與維護。

二、大學生籌辦檔案展覽中存在的問題

學生團隊在籌辦湘潭大學首屆檔案展覽時，由于沒有經驗可循，在實際工作開展過程中遇到了不少問題。高校檔案展覽的實踐經驗少且缺少共享意識，無法形成經驗分享與交流，因此，以下問題具有一定的共性。

（一）展覽難以創新。學生辦展往往以高校檔案館館藏為基礎，然而存在著檔案館館藏檔案數量及種類有限、展覽資金不充裕、陳展設備不完善等局限，導致檔案展覽難以創新。

1.可展內容有限。高校檔案館主要接收學校日常教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中產生的具有保存價值的文件資料，館藏檔案種類有限，能用于檔案展覽的少之又少。目前，高校檔案展覽多以學校發展史、歷史某階段的學校或者學校某方面的突出成就為展覽主題，舉辦過一次之后難以再有新的主題。另外，學生的組織能力及視野有限，籌備展覽時極少考慮與校外其他單位或組織聯合辦展。由此導致可展內容有限，難以創造出有吸引力的展覽主題。

湘潭大學檔案館館藏多為黨群、行政、教學、科研、財會、干部人事等檔案，圖片、聲像檔案數量有限。湘潭大學2013屆檔案學學生在確定2016年湘潭大學檔案展覽的主題方面就遇到了難題：校檔案館館藏檔案中難以再挖掘出大量的、一系列的、具有觀賞性的檔案。故2016年的湘潭大學檔案展覽主題最終確定為“童年回憶”，然而此次展覽少了些湘潭大學特色，也少了些“檔案味道”。

2.組織形式單一。學生舉辦的檔案展覽由于經費問題而缺乏適用于展覽的放映設備和保護設備，因此無法展出珍貴的影像檔案和實物檔案，展覽內容往往以“圖片+文字”的形式展出，容易讓人產生審美疲勞。在校園活動越來越豐富多彩的今天，基本的圖文展難以吸引廣大師生前來參觀。

（二）展覽缺乏互動。學生辦展由于缺乏專業培訓，常常容易忽略觀眾的參與性。展覽前缺少對師生關注熱點的調查；展覽中缺少能增加互動的活動；展覽后缺少對觀眾滿意度的調查。而事實上這些調查與互動都很重要，展前調查能使展覽主題更切合師生口味；展覽互動活動能提高觀眾興趣、增加其認同感和歸屬感；展后調查能使展覽策劃者了解此次展覽的優點和不足，找到今后展覽的改進之處。學生展覽團隊若為了節省時間和工作量而忽略這些互動，極易導致形成一種以“自我”為中心的封閉式展覽，既失去觀眾，也無法在今后的展覽中有所提高。

湘潭大學首次檔案展覽存在此類問題。展覽前沒有進行公眾熱點調查，僅分析了校檔案館館藏即確定了展覽主題；展覽時，雖然考慮過設置一個“展覽咨詢處”，然而由于人力、時間等因素的影響，最終并未設置；展覽后也未對公眾滿意度進行調查，無法了解參觀者的想法與建議，阻礙了今后展覽的改進與優化。

（三）展覽宣傳不固定。目前，微博、微信等新媒體憑著互動性強、能積累粉絲、能主動推送信息服務等優點，廣泛地被人們用來進行服務和宣傳工作。高校檔案館卻還沒有廣泛利用起來，擁有自己的微博、微信公眾號的高校檔案館數量仍很少。截至2016年7月8日，筆者在微信公眾號僅搜索到12所高校的檔案館公眾號；在新浪微博中搜索到25所高校檔案館擁有微博賬號，不過其中也存在一些死號、棄號。高校檔案展覽沒有自己固定的宣傳途經，無法在平時積累粉絲，也無法在檔案活動開展期間有效地為活動宣傳，學生只能通過線下宣傳或聯系其他校園平臺幫忙發布展覽預告；由此也會加大展前公眾熱點調查和展后滿意度調查的難度。

湘潭大學首次展覽的宣傳方式是線上宣傳與線下宣傳相結合。筆者在實際參與過程中發現展覽宣傳需要很大的人力、財力，尤其是線下宣傳費時、費力、費錢；而通過校園微博、微信公眾號發布消息相對于線下宣傳而言有關注度集中、省時省力、效率高等優點。統計結果顯示，校園微信公眾號上發的消息閱讀量是9059，微博閱讀量是719。然而，借助別的平臺發布消息使展覽團隊無法回復對此感興趣的師生在展覽預告下的留言，導致展出方與觀展方之間存在溝通障礙。另外，校園微博、微信公眾號上充斥著各類校園活動，展覽預告很容易石沉大海。

三、高校實體檔案展覽完善對策

大學生籌辦檔案展覽過程中需要高校檔案館提供多方面的協助，因此完善高校實體檔案展覽除了提高檔案學專業學生的展覽水平之外，高校檔案館也應不斷完善自己的服務水平。

（一）擴大館藏、多方合作。高校檔案館只能接受本校各部門的應歸檔文件，其館藏有限，開發難度大，而檔案展覽必須依托豐富的館藏，因此高校檔案館可以從通過征集來擴大館藏和通過與校外組織機構合作兩個方向來尋找解決辦法。

1.廣泛征集，擴大館藏。民間檔案的征集，從全國來看現在的征集工作在省級以上檔案館有一定的發展，高校檔案館可以借鑒學習。在確定展覽主題后可以向教職工、校友和社會各界征集相關檔案。以一次檔案展覽為契機，擴大檔案征集渠道，為之后的展覽提供資源。如有必要，也可通過新聞媒體向社會廣泛征集學校檔案史料。另外，一些校友會在參觀檔案展覽或校史館之后提供有價值的散存檔案線索，甚至主動捐贈自己保存的照片、實物、資料等，高校檔案館應多途徑做好散存、散失檔案接收進館工作，盡可能做好散存、散失檔案的補救工作。

2.多方合作，共享資源。高校檔案館保管的檔案多以學術、科研為主，這些都難以吸引學生。而校外的機構、組織能夠用他們獨特的選題視角以及更廣泛的展覽資源來充實檔案展覽，如臺灣大學檔案部門和某實驗室聯合舉辦的“蟲蟲維基——臺大檔案暨昆蟲人文史跡聯展”，展覽將檔案和昆蟲標本做了結合，創意十足，吸引了不少學生和公眾前去參觀。因此在校園內舉辦檔案展覽時可與校內圖書館以及校外各級綜合檔案館、其他各類組織合作，擴大視野、提高影響。另外，高校檔案展覽可以向社會上的商家拉贊助，比如：檔案裝具公司、放映設備公司等，既可以借此展示實體檔案與影像檔案，也可以滿足贊助商的宣傳目的，并能讓學生了解檔案的多元化。因此，籌辦檔案展覽應擴寬思路，多嘗試與校外機構組織合作，豐富展覽的內容與形式，擴大展覽的影響范圍。

（二）提高服務、增加互動。檔案展覽不是舉辦方單方面的活動，它是檔案機構與社會公眾的一種互動。公眾是否積極參與展覽相關活動，取決于公眾檔案意識的高低。提高師生的檔案意識，應分兩步走。首先要做的是提高檔案展覽工作人員的服務意識，只有服務意識提高了，才能用心為公眾提供令人滿意的展覽和服務，吸引公眾前往；其次是要培養師生的檔案意識，這是個循序漸進的過程，應由檔案部門積極引導

1.提高展覽服務水平。高校師生擁有較高的文化水平，對展覽的圖文理解力較強，因此對展覽中的文件、圖片、聲像、實物等只需配有簡要的文字說明。按照展覽規模和定位可配備相應的講解人員，為參展師生提供準確而豐富的介紹。另外，在展區醒目位置應放置留言簿，方便觀眾對展覽提出疑問和建議，展覽工作人員應每天進行匯總、答疑，并于第二天公布。

2.提高公眾檔案意識。大學生是最容易接受新事物的群體，高校檔案館可聯合檔案學專業學生積極開展持續性的檔案文化傳播活動，比如上面提到的向師生征集檔案的活動，在潛移默化中提高師生檔案認知水平；開放檔案館，（下轉第74頁）（上接第66頁）讓師生能夠參觀、了解已開放的館藏以及檔案館的日常工作；開展檔案知識競賽、講座等。另外，在檔案展覽中可開展一些有趣的活動來吸引公眾，比如猜舊照片年份的游戲。在展覽結束后可制作一些展覽紀念品，比如蘇州博物館、臺灣大學圖書館制作的紀念品已成為各自的文化特色。制作紀念品不僅是這一次展覽的延續，也會是下一次展覽的宣傳。總之，提升師生的檔案意識是一個緩慢而漫長的過程，高校檔案館應積極開展各種有意義的活動，并且要持之以恒。

（三）創建平臺、多方宣傳。檔案展覽的宣傳不到位，會直接導致觀展人數達不到預期，無法實現提高師生檔案意識、傳播校園文化的目標。高校檔案館對于搭建屬于自己的公眾平臺的意識依舊薄弱，大大妨礙了檔案館提升其服務水平。因此，高校檔案館應創建自己的官方微博、微信公眾號，并將多種方式相結合，打造屬于自己的宣傳途徑。

對于尚未開通微博、微信公眾號的高校檔案館，應盡快開設，形式與功能設置可借鑒已經開通的高校，如：同濟大學檔案館（微信號：tongjidag）、南京大學檔案館（微信號：nju_archives）等；對于已開通的檔案館，可利用校園內影響力比較大的官方微博、微信進行宣傳和推廣，同時可以在檔案館、辦公樓、圖書館、俱樂部、超市、校內交通工具等醒目位置貼上二維碼，使師生能隨時隨地關注到高校檔案公眾號。

由于微信公眾號一旦被關注后即可向關注人推送信息，高校檔案館應做好長期經營的準備，經常性地推出一些貼近學生的、有趣的檔案信息。值得一提的是，公眾號可利用分組功能把粉絲分門別類：有針對性地為檔案愛好者和業務咨詢者提供不同的檔案信息；為老師和學生推送不同類型的消息。公眾號經營得好才能得到粉絲的長期關注，才能在推送展覽信息時讓更多的粉絲及時看到。

【參考文獻】

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