充分發揮辦公室檔案信息資源的作用

馮蘭

【摘要】本文結合工作實際，論述了發揮辦公室檔案資源作用的具體措施，從而提高檔案信息資源的利用效率。

【關鍵詞】辦公室；檔案信息資源；作用；措施

在日常業務工作中，辦公室通常需要發出、收到各類文件，辦公室檔案記載了各階段的辦公狀況，因此尤其有必要予以重視。經過整合信息之后，辦公室檔案就可以體現出重要價值，為各種業務決策提供必要的根據。對于辦公室在業務過程中形成的檔案資源，有必要明確各類檔案信息的保存現狀，結合辦公室檔案資源和信息的具體運用情況，探求完善檔案管理的可行措施。

一、辦公室檔案工作概況

在2009年8月，新疆化學阜康能源有限公司成立。自從成立之后，公司建設了環保和節能的新型能源項目，在本質上符合了“兩步并作一步走”的發展目標。在建成聯產項目的過程中，公司依照循環經濟的基本思路來促進項目建設，循環經濟項目中包含了燒堿和PVC等綜合性的能源。到了2012年，聯產循環項目正式投入到循環經濟的正常生產中。從目前來看，公司共擁有87億元的總資產，其中包含22億元注冊資本。在日常生產中，公司主要生產燒堿和PVC樹脂等。

在建設工業園項目時，公司依照減排化和節能化的根本目標來落實項目建設。在工業園項目中，公司引入了集約式的大規?？刂葡到y，其中大型化裝置用于高效節能的新型工藝生產。通過集約控制的方式，公司引進了離子交換膜的氯堿生產方法，以此達到新式的循環生產，同時也配備了自然循環的高電流密度電解裝置。在整個生產過程中，公司運用了全程式的DCS控制模式，工藝現場設有釜頂冷裝置以及聚合裝置。

二、發揮檔案資源作用的具體措施

辦公室檔案包含了多層次的業務內容，如果要在根本上發揮檔案價值，那么就需要全方位進行檔案資源管理。只有充分管理，才能在更大程度上發揮辦公室業務檔案的重要作用。具體而言，發揮重要的檔案作用應當依照如下的思路：

（一）健全多層的檔案管理網絡。在發揮檔案資源作用的過程中，公司領導對于辦公室檔案給予了更多重視，在此基礎上健全了組織架構并且配備了齊全的軟硬件。依照從上到下的次序，公司搭建了四個層次的辦公室檔案組織和管理網絡。在管理檔案的網絡內部，分管領導負責指引方向，辦公室主任負責管理檔案的牽頭工作。同時，檔案中心以及其他檔案職能部門都承擔了檔案分管的職責，通過全方位的檔案監管措施來健全檔案網絡。從現狀來看，辦公室管理應當包含檔案中心部門，主要負責保留各類辦公室檔案，統一籌劃并且收集檔案。在必要的時候，檔案中心還應當提供查閱檔案的日常服務。

依照“齊抓共管”的基本思路，公司設置了多層的檔案管理流程。從目前來看，辦公室檔案主要包含了專業性檔案、公司科技檔案以及文書類的檔案等。對于不同類型的檔案，公司有關部門都有必要給予全面監管，同時提供檔案查閱的相關服務，做好組織協調和統一規劃。

（二）設置專門的檔案區域。企業發展不能缺乏辦公檔案的適當運用和監管。為了滿足需求，公司設置了專門用于管理和借閱檔案的區域，也就是辦公檔案的管理專區。在檔案管理專區中，公司設置了防磁柜、實物陳列柜、智能式的密集架和閱覽書架。依照現有的檔案管理流程，公司設置了嚴格的檔案監管機制，依照“八防”的基本思路來建設檔案專區。同時，公司也為檔案管理配備了專門的硬件設施。在辦公樓的一層設置了檔案室，檔案室接近350m2的總面積。在檔案室的內部設置了可供查閱的書架，此外還設有檔案保管的專用辦公室以及庫房。從安全管理角度來講，公司布設了檔案監控器、防曬遮光的專用窗簾、自動式滅火器、蟑螂藥和防鼠藥等。通過完善全方位的檔案監管，公司獲得了檔案利用的良好實效。

（三）完善相關機制。發揮檔案的價值和作用，根本點在于完善機制，檔案利用的相關機制包含了檔案制作、檔案接收和傳遞、檔案整理歸檔、檔案收集和辦理等流程。經過工作梳理之后，公司設置了檔案管理的專用表格，在此基礎上制定了歸檔標準和其他檔案工作的流程。這樣做有助于充實內容，在根源上規范辦公室檔案的運用。近些年來，公司各項辦公業務都在迅速擴展，與之相應的檔案文書也變得更加復雜。面對新的形勢，負責辦公檔案利用和管理的有關人員還需要充實自身，不斷學習自動化新型檔案利用技術。通過提升檔案管理的素質，才能服務于辦公室檔案工作，提高利用的實效性。

三、結語

辦公室本身就具有顯著的綜合性特征，在辦公室內部包含門類齊全的行政管理部門。做好辦公室的日常業務，就需要充分發揮檔案信息和檔案資源在辦公室業務中的價值，發揮檔案的重要作用。在運用辦公室檔案時，關鍵點就在于完善辦公室內部的檔案管理，在此基礎上構建自動化的辦公室檔案運用和管理機制。在未來實踐中，相關人員還需要不斷摸索經驗，進而服務于辦公室檔案資源和信息利用實效的提高。

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