食品藥品監(jiān)管檔案管理工作探析

郭菁

【摘要】近幾年人民群眾對于食品藥品安全越來越關(guān)注，食品藥品的監(jiān)管工作也面臨前所未有的壓力和挑戰(zhàn)。而在食品藥品的監(jiān)管之中，檔案是反映整個監(jiān)管過程痕跡的重要資料。所以，強化食品藥品監(jiān)管檔案管理工作，不僅能推動食品藥品監(jiān)管工作的順利開展，還能促進食品藥品監(jiān)管事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】食品藥品；監(jiān)管；檔案；管理

食品藥品關(guān)乎民生安全，食品藥品監(jiān)管工作的最終目的是保障人民群眾飲食、用藥安全。近幾年隨著食品藥品立法的推進，各地食品藥品安全監(jiān)管工作力度不斷加大，產(chǎn)生了大量的執(zhí)法案卷、檢測報告、督查記錄、行政審批材料等檔案，如何系統(tǒng)地管理并利用這些檔案，并及時對社會公布有價值的信息，是我們在執(zhí)法以外必須重視的工作。近年來，檔案管理工作在我單位越來越受到重視，在各級檔案局的指導(dǎo)和幫助下，我單位的檔案管理工作取得了較大進步。

一、食品藥品監(jiān)管檔案管理工作開展的意義

多年以來，在食品藥品的監(jiān)督管理之中出現(xiàn)了大量的檔案，分門別類，其中包含了一些專業(yè)性較強的檔案，如各種檢測報告，還包括一些為公安機關(guān)提供立案依據(jù)的檔案，如各類執(zhí)法文書，另外還有餐飲服務(wù)許可證、藥品經(jīng)營許可證等申請材料，這些檔案具有嚴(yán)肅性和保密性，與一般檔案有一定差異，所以食品藥品監(jiān)管部門的檔案管理工作具有其特殊性。

還有一部分檔案可以直接對食品藥品使用進行安全預(yù)警，具有很好的社會價值，如藥品不良反應(yīng)和醫(yī)療器械監(jiān)測報告、食品藥品抽查檢驗結(jié)果、專項檢查報告等，這部分信息如果能做到各部門、各地區(qū)、各行業(yè)共享，對人民群眾的安全飲食用藥具有很大的現(xiàn)實意義。比如2016年發(fā)生的震動全國的“假疫苗”事假，各級藥監(jiān)部門迅速啟動應(yīng)對機制，徹查疫苗來源，避免了疫苗的進一步擴散。

二、食品藥品監(jiān)督管理檔案工作順利開展的建議

為了確保食品藥品監(jiān)管檔案工作能夠順利地開展下去，應(yīng)該針對食品藥品監(jiān)管檔案建立完善的工作網(wǎng)絡(luò)，由點到線，由線到面，需要一線執(zhí)法人員、行政審批人員、檔案管理人員的互相配合，才能順利推進食品藥品監(jiān)管檔案工作的進行。

（一）合理的組織機構(gòu)。做好檔案管理工作，首先需要配備專門的檔案管理人員，構(gòu)建起單位內(nèi)部的組織機構(gòu)，成立專門的檔案室，工作小組，鑒定小組，總負(fù)責(zé)人最好是單位一把手，分管各部門工作的分管負(fù)責(zé)人應(yīng)參與進來，需要移交檔案的部門指定一名聯(lián)絡(luò)員。檔案室負(fù)責(zé)制定檔案歸檔范圍和保管期限的相關(guān)文件，并報當(dāng)?shù)貦n案局審批，同時應(yīng)建立各項管理制度，檔案室應(yīng)具備檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，在信息化迅速發(fā)展的今天，應(yīng)建立電子檔案。單位每年應(yīng)投入一定經(jīng)費進行軟硬件升級更新，對檔案管理人員進行培訓(xùn)。

（二）構(gòu)建完善的工作網(wǎng)絡(luò)。開展食品藥品檔案監(jiān)督管理工作，首先需要根據(jù)具體的工作內(nèi)容，將其科學(xué)地劃分到各個層次部門中去，最基礎(chǔ)一級的檔案管理人員應(yīng)參照檔案歸檔范圍和保管期限，對手頭上紛繁復(fù)雜的原始資料進行區(qū)分、鑒別、整理，并按期上交上一級部門的檔案管理人員。上一級管理人員審核無誤，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)符合審批后，統(tǒng)一交回檔案室，標(biāo)準(zhǔn)裝訂，并進行掃描，構(gòu)建電子檔案，所有檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守歸檔辦法，統(tǒng)一編號，歸檔保存，不得擅自增改內(nèi)容，更不得隨意帶出檔案室。檔案室每年應(yīng)清理一次檔案，對達(dá)到保管期限的檔案應(yīng)按規(guī)定銷毀，銷毀必須負(fù)責(zé)人簽字，并經(jīng)兩人復(fù)核。

（三）強化案卷檔案管理的工作力度。案卷檔案是指具體案件檔案，即具有行政處罰決定書及罰款結(jié)果的檔案。此類檔案既有一般檔案的特點，又具有其特殊性，它不僅是工作痕跡，更是執(zhí)法依據(jù)。案卷的來源有日常督查、專項檢查、投訴舉報等。做好案卷檔案首先應(yīng)熟悉監(jiān)管對象，這就需要我們的執(zhí)法人員對監(jiān)管片區(qū)內(nèi)的經(jīng)營戶進行逐一摸排，先建立一套基礎(chǔ)檔案，根據(jù)其經(jīng)營特點，分類完善，比如食品、藥品、醫(yī)療器械、化妝品等自成一類，確保執(zhí)法過程無交叉、無遺漏、無重復(fù)，避免執(zhí)法不嚴(yán)、執(zhí)法過嚴(yán)、案卷分類不明、責(zé)任人不清等現(xiàn)象。

食品藥品執(zhí)法應(yīng)按照《中華人民共和國行政處罰法》和《食品藥品行政處罰程序》進行，執(zhí)法案卷應(yīng)包括案件來源登記表、現(xiàn)場檢查筆錄、責(zé)令整改通知書、行政處罰決定書等一系列材料，這些材料都應(yīng)按照先后發(fā)生次序整理裝訂，需要簽名或書寫處筆記應(yīng)該清晰，不得隨意涂改，所有案卷歸檔前都應(yīng)由法制部門審核，對于不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不明確的執(zhí)法案卷不得進入檔案室，一旦進入檔案室不得隨意調(diào)換更改。良好的執(zhí)法案卷，不僅為以后工作提供參考，也是我們和當(dāng)事人一旦發(fā)生糾紛的最直接證據(jù)，為了執(zhí)法的嚴(yán)謹(jǐn)性和工作人員的安全性，這部分案卷應(yīng)特別重視。

（四）食品藥品監(jiān)管檔案資料服務(wù)效能需進一步強化。開展食品藥品監(jiān)管檔案資料的收集，最終目的是為了服務(wù)于實際工作，因此保證檔案質(zhì)量，提高利用價值，滿足社會各界合理的查檔需求，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也是我們檔案室應(yīng)盡的義務(wù)。借閱檔案應(yīng)做好登記工作，復(fù)印檔案需負(fù)責(zé)人審批，由專人負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)丟失、損毀等意外事故 。

三、結(jié)語

總而言之，在食品藥品監(jiān)管部門，檔案管理工作做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，像聯(lián)網(wǎng)查詢，電子檔案等仍然需要繼續(xù)改進，只有重視檔案管理，提高檔案的利用率，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，促進食品藥品的監(jiān)管工作的順利開展，為人民提供更多安全保障。

【參考文獻(xiàn)】

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