校園文化視閾下高職商科類二級學院檔案管理有效模式探索

劉純潔++邱莉霞

【摘要】隨著教學改革和高校管理體制改革的不斷深化，二級院系檔案管理也面臨著新的挑戰，本文結合工作實際， 針對新時期二級院系檔案管理工作存在的問題進行探討，并提出了改進措施。

【關鍵詞】商科；二級學院；檔案；管理

近年來， 隨著我國高等教育教學改革和高校內部教育體制改革的不斷深入，多數高校已經開始或正在實施或逐步完善二級院系管理，教學檔案的管理內容也日益復雜多樣，本文針對新時期二級院系教學檔案管理工作，結合自己的工作經驗，進行一些交流和探討。

一、文科類二級學院檔案管理的現狀及特點

（一）檔案管理的任務、范圍。檔案管理的根本任務是在各項工作開展過程中收集相關材料，進行鑒定分類、整理備份、保管歸檔并提交至上級檔案管理部門。在搜集的基礎之上進一步鑒定歸檔價值進行分類保存。歸檔價值的認識決定了一份檔案的質量，根據《高等學校檔案工作規范》的各類檔案歸檔準則，我們不難總結出如下幾條歸檔準則，亦可以說是歸檔價值的鑒定標準：1.“對社會和學校當前和長遠發展具有參考作用、憑證作用以及研究價值”“完整、準確、系統地反映各項工作的全過程”。2.“遵循自然形成規律，保持彼此間有機聯系”。3.“有重點，有特點”。從范圍講，二級學院的歸檔一般分為以下大類：辦公（黨政）類、教學類（本科生/研究生）、科研類、外事類、儀器設備類、產品生產和技術開發類。其中，對于文科類二級學院，產品生產和技術開發類文檔幾乎不存在，外事類檔案也相對較少，但它反映出學院在科研、人才交流等方面與國際接軌、“走出去”“請進來”的層次和側重點，不應該被遺漏。

教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料。教學檔案管理質量是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，是高等學校檔案的主題、核心和重點。近年來，隨著高校招生規模不斷擴大和內部管理體制改革的進一步發展，以及數字化校園的建設，高校已經開始實施二級學院管理，二級學院辦學自主權進一步加大。因此，二級學院的教學檔案管理內容也變得復雜多樣，本文根據高校二級學院檔案管理存在的一些問題，結合自己的工作經驗，進行一些交流和探討。

（二）教學檔案的特點。1.文件來源分散。教學檔案來自于教學工作的各個環節，除了少部分來源于教務管理部門外，大部分來源于從事教學活動的教師。而來源于教師個人的教學文件材料，大多不需經過收發部門登記，且沒有副本，甚至長年累月存在于教師個人手中。因此，教學檔案的來源與其他檔案相比，具有明顯的分散性。2.專業性強。高校的專業設置、學科劃分比較細致，一般的高校專業數量少則十幾個，多則幾十個甚至上百個，且每個專業在課程設置、教學內容及方法等方面各有不同，導致這些教學檔案材料表現出很強的專業性。3.種類繁多。存放在二級學院的教學檔案除了上級主管部門下達的文件、本部門的計劃、總結及會議記錄等行政管理材料，還包括教學計劃執行及教學質量監控各環節產生的教學管理材料，種類繁多，涉及面廣，內容豐富。4.載體的多樣化。教學檔案管理的載體除了紙、卡片、照片等傳統載體外，還包括各種辦公文檔和多媒體文檔等電子載體，而電子載體在歸檔時一般需要刻錄成光盤。

二、目前高校二級院系教學檔案管理存在的主要問題

（一）重視程度不夠，檔案意識薄弱。二級院系是從事教學活動的一線教學單位，承擔著艱巨的教學任務，特別是在我國教育行政管理部門對各高校實行五年一周期的教學評估背景下， 從學院領導到教職員工更是始終把教學工作放在首位，忙于具體的教學事務，對教學檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學管理的附屬工作，在評估檢查時，往往臨時突擊，應付差事，草率整理。

（二）管理手段落后，缺乏創新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段，學校檔案館（室）作為學校教學檔案管理的業務指導部門， 對各二級學院的監督指導不到位，不及時。另外，由于大多數高校采取高度集中的管理體制，各二級學院在教學檔案管理方面的主動性和積極性難以得到發揮，統一領導、分級管理的力度缺少適當的銜接點。

（三）重文書類，輕實體聲像類。由于純文科學院幾乎沒有實驗模具、科研成果樣品等，往往在存檔中根本不會在意實體類聲像類的收集，無論是學院還是教師也存在一種傾向，即：獎狀、證書、禮品等是學院或個人工作交往中產生的，一旦上交保存，自身的檔案將缺失，再利用時也比較困難。那么我們可以將具有代表性、存檔價值高的實物進行復制，將復制件上交至學校檔案館，學院內部涉及學院整體的實物類檔案由學院統一保存，并編號造冊，注明好時間、尺寸、材質、產生背景等詳細情況。

三、完善高校二級院系教學檔案管理的措施

（一）根據自身實際，逐步建立并完善二級院系教學檔案管理工作的規章制度，使檔案管理有規可循。二級院系作為教學檔案管理工作的直接施行者，根據實際情況，結合學校檔案館（室）的業務要求，充分發揮主觀能動性和創新精神，制定教學檔案管理的各項規章制度，在高校師生對所在二級院系的依賴程度不斷強化的背景下，使檔案管理體現專業知識、學科體系的科學性和權威性，讓擁有本專業和學科知識的教師專家自主制定或完善涉及自己專業和學科范圍的教學檔案的規章制度，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面，使檔案工作有章可循，有規可依，從而實現對教學檔案工作各個環節的有效管理。提高檔案管理人員素質，搞好二級院系教學檔案工作。高校的各級領導應充分認識到高校教學檔案管理工作在高校發展中所起的承前啟后作用，重視二級院系檔案人才隊伍建設，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，加強對教學檔案工作人員的定期培訓和業務指導，由學校檔案館（室）的專職檔案工作人員，結合具體案卷輔以詳細講解和操作指導。同時將教學材料的歸檔工作同教職員工的年度考核、職稱評聘、獎勵評優等掛鉤，激發二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責任感，從而提高二級院系教學檔案工作水平。

（二）充分利用現代化信息技術開展教學檔案管理，以提高工作效率，適應改革需求。隨著高校改革的不斷深入，在辦公自動化技術取得突破性進展的背景下，二級院系教學檔案應當實現網絡化管理，借助互聯網、校園網及網絡版檔案管理軟件，建立教學檔案信息平臺，實現校園辦公自動化系統與檔案管理的無縫連接，檔案管理人員依托網絡一方面實現對教學檔案的及時收集、迅速整理、全面存儲、高效利用；另一方面實現與處于業務指導核心地位的學校檔案館（室）的密切溝通，完成教學檔案信息的上傳下達，使二級學院教學檔案管理工作向縱深發展，形成高效、安全、智能化的網絡模式。

（三）做好教學檔案材料的收集和歸檔工作。二級學院分管檔案工作的領導必須保障檔案管理人員完成年度檔案工作所必需的時間和條件。專兼職檔案員要加強檔案意識和工作責任心，主動地采取措施，在歸檔前按照歸檔范圍到各教研室、實驗室、研究所收集分散在個別教職工手中有價值的各種材料，并認真檢查文件是否齊全、完整，檢查文件的聯系是否互相混淆或有拆散現象，檢查是否有遺漏或不需要歸檔的材料。確保歸檔文件材料完整、準確和系統。同時對各種不同載體形式的檔案材料也要加強收集，如照片、實物、獎狀、獎杯等，實現檔案載體形式多樣化。

（四）加強檔案人員的業務培訓。由于檔案管理工作專業性強，二級學院的教學檔案內容復雜多樣，但是大部分二級學院的檔案管理人員是兼職的，沒有經過專門的培訓，且更換頻繁，因此高校檔案部門應加強對二級學院兼職檔案人員的業務培訓，有條件的可以在每年年初由學校檔案館的專職檔案管理人員，結合具體案卷，加以詳細講解和操作指導，提高兼職檔案員的業務水平。

（五）實現檔案工作的價值。社會信息化致使社會各項活動的記錄產生于網絡數字化環境，人們進行交流和傳遞信息的手段也從紙質走向電子媒體，高校檔案數字化建設需要一個不斷探索、不斷發展、不斷完善的過程，高校二級學院教學檔案管理也需要遵循科學的原理，采取正確的方法，才能實現檔案工作的價值。

（六）進行個性管理，做好檔案服務。需要注意的是高校之中各部門的工作存在著較為明顯的差異性，每個部門在工作過程中產生的數據信息以及需要參考的檔案數據信息等都有所不同。因此，在“互聯網+”的支持下，檔案數據管理人員應對檔案數據管理工作進行優化，增加其對各部門的針對性服務，可以將不同部門的檔案數據信息整合到一起進行針對性管理，并根據部門的不同進行檔案數據信息的分類。不僅如此，檔案數據管理人員還可以與具體部門的工作人員進行溝通，了解各部門對檔案數據信息的個性化需要，并以這種需要為依據對檔案數據管理工作進行調整，利用網絡平臺滿足高校內部不同部門的差異性需要。

綜上所述，高校檔案管理工作開展中，應該結合高校實際情況建立起特色的檔案信息數據庫，創新和完善高校的檔案信息化管理理念，選擇合理的管理技術，從而為高校教學、科研以及行政管理工作提供更加優質的服務。

【參考文獻】

[1]邢韜.高校評估（教學）檔案管理系統的分析與測試[D].北京郵電大學，2012.

[2]呂鴻， 熊燕. 高校二級學院檔案管理模式探析[J]. 圖書與情報， 2007（6）.

[3]韓青松等.新時期高校院系教學檔案二級管理變革初探.滄桑，2008（6）.