淺談企業人事檔案管理工作中存在的問題與解決對策

【摘要】在企業檔案管理中，人事檔案是一項不可或缺的內容，人事檔案管理工作自改革開放以來變化巨大，特別是社會主義經濟體質的改革加劇了雙向的人才流動，打破了過去的所有制身份對人才流動的禁錮，進而也逐漸暴露出人事檔案管理的弊端。本文針對企業人事檔案管理工作中存在的問題有針對性地提出了建議，旨在更好地服務人事管理工作，促進企業發展。

【關鍵詞】人事檔案管理；問題；解決對策

不斷進步的社會與快速發展的經濟愈加突顯出人力資源在企業競爭中的重要地位。企業人事檔案產生于企業人事管理活動中，其是對員工個人信息以及客觀面貌的真實記錄和反映。企業以此為憑證對員工進行考察，員工的工資待遇與其有直接關系，因而人事檔案管理對管理、開發人力資源管理來說意義重大。為此，針對當前企業人事檔案管理中存在的問題，我們應積極采取解決措施，以將其在企業發展的真正效用發揮出來。

一、企業人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理意識薄弱。人事檔案管理意識薄弱主要在以下兩方面體現出來：

1.領導不重視。目前大多數企業領導均認為檔案管理不僅費時費力，且無法在短時間內獲得經濟效益，因而他們都只對短期的經濟效益重視，未給予檔案管理工作充足的經費，先進的檔案管理設備也未配備。

2.員工檔案意識差。員工認為檔案管理可有可無，缺乏清晰的認識。為了一些眼前利益在檔案填寫時弄虛作假。再加上企業對檔案的不重視，進一步淡化了人們的檔案意識。

（二）檔案管理信息化程度不高?，F階段，雖然很大一部分企業為了有序開展檔案管理工作建立起了一套較為合理的檔案管理系統，但就總體而言，占到一半以上的企業的檔案管理系統均缺乏較高的信息化程度，計算機技術人才較少，以紙質形式查閱檔案仍是大多數企業在檔案管理工作采用的主要方式，檔案管理效率低。

（三）檔案管理人員管理水平不高。一些企業在實際工作中未配專業的檔案管理人員，大多由其它人員兼職。兼職檔案管理人員則存在工作變動頻繁、業務不熟等情況，不了解檔案的重要性，也不知該怎樣搜集、整理檔案材料，對檔案管理水平造成了嚴重影響。

二、完善企業人事檔案管理工作的對策建議

（一）加強檔案管理意識。目前，制約企業人事檔案管理工作的關鍵便是檔案意識。因此，企業領導應對自身檔案意識予以強化，對人事檔案工作的特點、地位與作用有一正確認識，并加大資金投入，對檔案管理設施進行強化，定期對檔案管理工作展開檢查與指導，只有領導的檔案意識加強了，員工才能對檔案管理工作引起重視。檔案管理部門要對自身工作的重要性有一充分認識，樹立高度的責任感，保證檔案材料收集的及時性與完整性，保證人事檔案質量，而普通員工也要具備良好的檔案意識，清楚認識到檔案與自身利益的緊密聯系，自覺遵守檔案管理制度。

（二）建立健全科學合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，必須改革與新形勢、新情況與新任務不符的規章制度，建立起新的、更具科學性的人事檔案管理制度，讓人事檔案工作朝著規范化、制度化的方向發展。要及時、完整地收集檔案；充分按照“取之有據，舍之有理”的原則鑒別檔案；秉承嚴謹科學的態度將檔案歸檔；借閱檔案應具體情況具體分析，區分人力資源管理部門和其它部門，保證檔案安全；及時、準確、完整地更新檔案，特別要對檔案新內容的補充收集予以重視。

（三）加強人事檔案管理的數字化和網絡化改革。現階段，由于有多種方式管理個人信息，因而使得重復交叉的情況在各種人事檔案信息中普遍存在，所以融合與分類管理其中的一些能公知共用的信息就顯得非常有必要。首先是日常管理自動化。利用微機完成檔案管理工作中的編碼、查詢以及轉遞工作，不僅可避免手工操作的麻煩，也可使檔案工作的準確性與工作效率大大提高。其次是檔案內容信息化。應盡可能以信息的形式將常用檔案存入微機，建立各類人員檔案信息數據庫。同時借助掃描技術把檔案材料儲入微機，以便之后查詢檔案，分析系統。如此一來不僅可對人事檔案信息資源進行優化，更好地利用人事檔案，也可大大節約企業人財物。

（四）提高檔案管理人員的專業素質。檔案管理工作的效率受到檔案管理人員專業素質的直接影響，為此，企業必須促進相關工作人員專業素質的進一步提高。第一，企業可借助多種方式，如定期培訓、模擬演練等加強檔案管理人員的防范意識，不斷提升其專業水平，包括法律知識、計算機專業知識、管理知識等在培訓內容之列，同時通過培訓考核來保證培訓效果，促進整體檔案管理人員綜合素質的提高。對于在一些工作人員中出現的不良現象，如態度不端正、工作懶散等，企業可實行獎懲機制，利用調整薪酬、人事調動等來對他們予以激勵，將其工作積極性激發出來，進而切實提高企業人事檔案管理工作的效率。

三、結語

在企業檔案管理中，人事檔案管理是一個不可或缺的部分，不斷變化的經濟形式，加快了企業人員的流動，也不斷暴露出了人事檔案管理工作中的各種問題，對檔案管理工作的效率造成了嚴重影響。為此，企業檔案管理人員必須同時代發展保持同步，以科學的方法管理檔案，不斷對工作經驗予以總結，真正提高服務水平，提高檔案管理工作的效率。

【參考文獻】

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