論檔案數字化管理優勢與不足

毛羽豐++毛寧

【摘要】數字檔案是電子信息技術在各領域中得以廣泛應用的產物，所以檔案數字化管理是檔案管理滿足時代發展要求的具體體現。檔案數字化管理是檔案管理和計算機軟件技術相結合共同實現的，在檔案數字化管理過程中，凸顯出了其中的優勢與弊端，而文中則對其展開了簡要總結。

【關鍵詞】檔案數字化管理；優勢；不足

檔案數字化管理就是把傳統的以錄音帶、紙張、錄像帶等為存儲介質的各類原始檔案資料，通過壓縮、掃描、轉化等手段轉換為圖片文件、聲音文件與錄像文件等，再通過存儲管理技術把圖片與索引字段存儲在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質里，發布到廣域網、局域網、國際互聯網、機關企事業單位內部網，便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索所需要的檔案資料，實現了數字化檔案管理的新興管理技術。隨著現代互聯網技術的發展，檔案數字化管理已成為一種管理趨勢，但同時也需要認清檔案數字化管理的優勢與不足，對其優勢充分利用，對其不足不斷改進，使其更好地為現代社會發展服務。

一、檔案數字化管理優勢

（一）能增強立卷制度執行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《機關檔案工作條例》的規定：“凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業務部門進行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構健全的部門立卷制度，或制度形同虛設，沒有很好的執行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應負責人代替部門進行立卷，但檔案管理人員知識結構和業務領域受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數字化后，結合網絡管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進行統一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質量。

（二）能縮短檔案資料整理工作時間。傳統的檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，且有時還會出現事半功倍的現象。檔案數字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行復制與存儲。相關部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設的管理系統完成對資料的歸檔，如此縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作質量。

（三）提高了查詢效率。在當前社會經濟飛速發展的背景下，產生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對檔案資源的查詢費時、繁瑣。實現數字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上搜索關鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時間從事檔案資源的整理、分類等基礎性工作。

（四）增強紙質檔案原件的保護。紙質檔案實現數字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數字化副本代替原件實現，這樣可以避免或減少對檔案原件的損壞，以便有效地延長原件的保存時間；尤其是那些歷史久遠的珍貴檔案材料，實現數字化處理后無疑會得以更好地保存。

二、檔案數字化管理的不足

（一）檔案數字化管理有一定的風險性。在信息技術逐日普及的今天，網絡信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術來進行檔案編輯，電子編碼技術在應用時有一定的弊端，如果對原始憑證內容進行修改也不會留下任何痕跡，相關管理人員是很難及時發現的。所以，違反《檔案法》的行為應備加警惕。

（二）電子文件檔案儲存受載體制約性強。電子文件對軟硬件設備的依賴性相當強，計算機儲存設備容量雖大，不過面對呈幾何級數發展的電子文件也有窮盡之時，且計算機應用軟件更新相當快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環境下無法讀取，即使是同時期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長期乃至永久管理。

（三）數字檔案的法律效力問題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應。但數字檔案有其特殊性，由于它的內容容易被修改，并且內容和載體易分離，真實性存在“信任危機”。因此，數字檔案突顯囧態，在法律面前很難成為合法有力的證據。

（四）工作人員業務素質需要提高。因檔案數字化與數字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數字影像處理等多種現代化技術，增強檔案管理業務水平，并非僅懂得現代計算機技術的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復合型人才方可勝任。因而應重視檔案數字化與數字化檔案管理人員的培養。

總之，在計算機網絡技術不斷發展的21世紀，檔案數字化管理是檔案事業發展的必然趨勢。現代信息技術必將實現由手工檔案管理至自動化管理的變革，進而提高管理工作效率，減少勞動強度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應正確權衡檔案數字化管理利弊，緊跟時代發展步伐，摸索出科學檔案管理新思路、新方法，規范檔案信息化管理，發揮檔案信息數據資源的利用價值，方可凸顯檔案工作的服務效能。

【參考文獻】

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