醫院支出控制與預算管理系統實施現狀與問題研究

謝虹

鎮江市第一人民醫院，江蘇鎮江 212000

醫院支出控制與預算管理系統實施現狀與問題研究

謝虹

鎮江市第一人民醫院，江蘇鎮江 212000

為響應“十三五”全國醫院信息化發展規劃的號召，實現醫院支出控制的自動化操作，進一步與預算管理相融合，由該院及南京凱唱軟件公司合作建設的支出控制系統于2015年9月上線。目前，該系統已在該院全面實施，此項舉措把優化報銷審批流程，節約開支，加強費用歸口分級管理的理念落實到日常工作中，但在系統運行過程中某些問題相伴相生，對于這些問題采取積極的應對措施。該文首先說明支出控制系統上線的必要性，接著介紹該系統實施現狀，進而闡述這套軟件給醫院帶來的好處，并通過對系統運維過程中出現的問題進行梳理，提出了解決方案與展望。[關鍵詞]支出控制；信息系統；預算管理

自2005年原衛生部明確將預算管理納入醫院管理考核以來，從預算編制、執行到分析與考核，各個公立醫院都是主要依據歷史數據進行操作，這導致了單據審核依據不充分，以及醫院內部控制弱化。受醫療衛生政策法規影響，醫院虧損面持續擴大，資金局面緊張，需要精準地控制開支。該院適時推出支出控制與預算管理系統，是有著一定現實需求的。這套軟件系統運用現代信息技術手段，融入內部控制的概念，從源頭出發，實現費用支出和全面預算管理業務同財務工作的完美結合。這套系統從理念的提出，基礎調研到建設開發和上線運行，都傾注了該院領導層和財務工作人員大量的心血和精力。它能進一步推進落實全面預算管理，并為未來建立“四位一體”統一集成的財務管理新模式奠定堅實基礎。該文在總結實際工作經驗的基礎上，闡述了開發設計整套系統的核心思想和意圖實現的具體目標，以期為業內其他醫院整合財務管理，提高工作效率提供參考。

1 軟件系統上線必要性

1.1 醫院政策性虧損面持續擴大，資金狀況堪憂

作為著名的“兩江試點”[1]城市之一，1994年12月正式啟動的職工醫療保險制度改革對醫院產生了深刻的影響，截至2015年，該院醫保收入累計超總控已逾6億元。再加之取消藥品加成，以及大型醫療設備檢查治療、檢驗價格下降等諸多因素的影響，醫院收支結余呈負增長，資金缺口日益增大。醫院基本建設和日常運行過度依賴外部融資，財務風險和經營風險加劇。為了緩解醫療行業困境，盡可能實現收支動態平衡，醫院不斷修訂和完善全面預算管理制度，積極探索切實可行的途徑和辦法，以期通過“節流”達到降低成本、促進資源節約的目的。

1.2 支出預算可控性更強，指標體系繁雜

從預算編制的影響因素分析，收入預算受經濟和政策制約，支出預算主要是根據業務活動需要，側重于內部管理，操作起來相對容易一些。從預算體系角度看，業務收入預算由臨床科室業務計劃和均次費用兩部分組成，院級收入自動產生。業務支出預算共計七大類，包含56個分項指標，不易摸清情況、精準認定。傳統的Excel計算方法因其計算速度慢、數據滯后等特點，已經無法滿足日常工作的需要。借助計算機軟件技術，財務部門可以建立集成一致的數據倉庫，極大地提高財務工作的效率和質量。

2 支出控制與預算管理系統實施現狀

2.1 該項目按計劃自上而下，穩步推進

該項目在準備和實施過程中引起院領導的高度關注，并得到堅決、充分的執行。它的意義在于對支出審批的傳統模式提出了挑戰，改變了醫院員工拿著報銷單逐級找領導簽字的審批模式。從初期的行政部門試水，到如今的全面開展，“網上審批”的觀念深入人心，該項目的開展已逐漸融入醫院日常管理的工作中。

2.1.1 全口徑管理 在審批的范圍上，基本確定了以財務為主體的2個方面：①納入支出業務范疇。②資金流出范疇。針對這兩個方向的經濟事項，系統按照傳統業務單據設計出了6種單據類型：①經費報銷單；②經費審批表；③差旅費報銷單；④現金/銀行借款單；⑤資產請款單；⑥成本/費用計提表。每一種單據類型根據經濟事項的特點與要求設計不同的審批要素，以滿足各個方面的管理需求。如差旅費報銷單涵蓋了行程信息、票據信息、補貼信息等。

圖1 線上審批與線下審核

2.1.2 全員參與 2015年9月份在管理服務科室上線試運行，進而擴大到各個診療學科、護理單元和藥品供應部門，形成“全員參與、人人有責、齊抓共管”的良好局面。它建立的是以報銷人員為主體的線上填單，管理層的線上審批及過程跟蹤，事后的報銷單據查詢體系。

2.1.3 全過程管理 系統設計之初針對各種類型的報銷單據進行了流程方面的調研，滿足不同經濟事項審批流程的個性化需求。當事人備齊申請材料后提出申請，職能負責人、歸口負責人、財務負責人、分管領導四級審批，對于特殊事項予以特殊處理，如總會計師加簽制度。從報銷提出申請到各管理部門的線上審批，最后由出納完成付款確認，實現了線上閉環管理及全過程的監督與控制。支出控制系統啟用后，員工報銷無需給領導提供相關報銷單據及原始附件，系統結合高拍儀設備實現原始附件資料的上傳，滿足了線上審批過程對原始附件的查看，同時建立了報銷單據原始附件的電子化賬簿，方便各管理部門對原始單據的信息檢索與查閱。

2.2 流程再造

財務部門增設一位預算會計，充當系統運行維護員的角色，及時處理解決軟件運行過程中出現的問題，定期向軟件工程師提出系統管理需求。該系統將預審關口前移，形成線上線下兩條審批路徑，兩條路徑完成后統一裝訂，交給出納支付款項。如圖1。

2.3 將預算管理理念落實到位

該支出控制系統不僅實現了支出審批的自動化操作，而且融合了預算管理的要求，主要通過3種手段：申請人請款同時通過選擇歸口負責人確定預算歸口管理部門，預算會計預審同時選擇預算科目，出納會計支付款項時對相應數據進行核銷。這樣就達成了借助一個平臺操作一次獲取到多層次信息的目的。報銷審批過程實時反映費用的年初預算額度，已用額度及剩余額度，便于管理層對費用進行把控，同時滿足了預算實時在線控制的要求，真實且及時反饋預算使用進度。

3 信息系統的優越性

3.1 通過系統支撐達到事先管控的目的

預算管理的核心內容是預算控制，而預算控制的一個重要控制點是審核。據了解，大多數公立醫院采取了完成月末成本數據和會計數據之后，導入預算管理系統進行核銷的方式；個別醫院采取填制記賬憑證同時相應核銷預算，如果超支觸發警告的方式。這兩種模式的弊端顯而易見，即數據的滯后性，預算執行情況報告依賴于會計賬務處理。該系統采用的是填報時核銷預算的方式，實時更新數據，預算管理獨立于財務會計，各層級領導可以隨時分項查看預算執行進度狀況，據以判斷，做出是否批準的決定，真正做到“實時控制”，牢牢把握主動權。

3.2 明確界定審批人員和審批環節，加強預算支出規范化管理

預算會計在預審時嚴格依照《醫院財務審批及支出報銷規定》《醫院財務審批及支出報銷規定》沒有明確說明的向領導請示，體現了審批過程中剛性和靈活性結合的特點。每一筆經濟業務都有對應的職能負責人、歸口負責人和分管領導，不得越權審批。如果申請人同時是科室職能負責人，應交由同層級的領導進行審批，不得自己審批自己。

3.3 基于同一數據源，實現“四位一體”集成管理

該院2000年開始使用的技術平臺，成本核算、會計核算和績效考核各自獨立、相互脫節。2006年，醫院使用專業成本核算平臺后，通過建立接口抓取數據包的方式從根本上解決了成本核算、會計核算、績效考核相分離的狀況，從三條線分開核算并軌為一條線核算。該院管理層旨在通過打造一套內控一體化系統建立會計-成本-預算-績效的多層次數據體系，形成“四位一體”的集成管理布局，以精細化財務管理助推醫院發展，見圖2、圖3。

圖2 傳統的財務核算

圖3 現代財務管理與核算

4 建議及展望

4.1 系統運維中尚存在一些問題

按軟件開發過程的成熟度由低到高劃分，該系統目前處于已管理級，但并未達到暢通無阻的狀態。例如由于軟硬件配置要求，系統開發環境與每位用戶所使用的電腦可能無法匹配；由于員工沒有完全掌握系統操作規程，以及對財務報銷制度理解上的偏差，用戶在操作使用過程中提出很多問題，需要預算會計逐一答復；由于經辦人不直接與審核人員接觸，部分經濟業務事項領導不能全盤了解等。

對于這些問題，首先要區分是管理層面上的還是系統層面上的，分別采取相應措施，保障業務軟件暢通運行，增加界面的友好性，讓信息化服務更便民惠民，在員工心中植入信息化管理和內部控制理念。

各科室考慮培養一名經濟運行管理員，學習有關預算管理、物價管理、成本管理方面的知識，與財務部門進行無縫對接。財務部門可以部分讓渡財務職能，獲得更多精力推進系統優化工作。

4.2 實現“四位一體”尚在路上

盡管目前對于通過系統整合和接口銜接，實現高度集成、四位一體的財務管理體系目標明確、思路清晰，也擁有了運作平臺，但是為了順利實現系統平穩對接，暫時只先開放可控成本項目的預算控制，計劃于2017年年初全面開放所有成本項目的預算控制，并進一步跟進通過預算會計預審單據同時選擇會計科目的方式實現自動生成會計憑證，依托這一平臺獲取所有經濟運行信息。

4.3 合理擴展該支出控制系統的功能

4.3.1 財務管理職能轉變——管理會計 該系統集成項目百分之百完成后，基礎會計工作量將會明顯減少，醫院財務人員應該向高質量的財務分析方面投入更多的精力，逐步從核算型轉變為管理型，要為醫院臨床、科研、教學提供全面的服務。

4.3.2 部分承擔輔助決策職能 未來可以考慮建立在此基礎上進行智能化財務分析，有的放矢地提供財務共享服務，聯合全員70多個業務系統調取相關數據，實現“1+1＞2”的業財融合效應[2]。當前醫院經濟運行面臨著前所未有的困難，財務分析應該突出重點，從根源上追蹤和挖掘財務報表之外的信息，還原財務數據的原貌。應將醫院財務分析的定位提高到戰略層次，為醫院管理提供更加有效、充分的地服務。

5 結語

新醫改和新財會制度對醫院的預算管理、會計核算、成本管理提出了全新的要求，江蘇省對會計核算和成本核算提出了更為精細、更為規范的要求。醫院原有的應用系統無法滿足新制度實施的要求，因此該研究著力打造一個集“預算—會計—成本—績效”于一體的新型財務管理平臺，把醫院財務管理推進“大數據”時代。

2015年9月上線的支出控制與預算管理系統實現了支出自動化控制，嚴格約束預算執行，為構筑“四位一體”的內控一體化體系打下了扎實的管理基礎，踐行“精益醫院”[3]理念，樹立了醫院信息化管理與運作的典范，極具推廣價值。但是，系統在運行過程中，不可避免地遇到了一些問題，系統在整體推進和優化整合過程中，也面臨一些困難和挑戰，需要全院職工共同努力。

[1]奕馨．“兩部”召開“兩江”試點情況匯報會[J]．中國衛生經濟，1995（6）：44．

[2]宋吉峰，劉玉．加強內部控制構建業財融合新體系[J]．中國總會計師，2014（9）：41-43．

[3]楊志賢，楊琴．構建公立醫院精益財務管理體系的探討[J]．中國衛生經濟，2014（3）：90-91.

R197.1

A

1672-5654（2017）02（b）-0127-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.05.127

2016-11-13）

謝虹（1988.11-），女，江蘇丹陽人，碩士，中級會計師，研究方向：預算管理。