新時期圖書檔案信息化管理探究

林波

摘要：在信息時代下，圖書檔案管理工作取得了新的突破，實現應用信息化技術來完成任務。本文針對圖書檔案信息化存在的問題展開探討，并對信息化管理系統的建設方法進行論述。總結為轉變管理觀念、建立有效的指南資料庫、完善數據庫內容等方面。

關鍵詞：圖書；檔案；信息化；管理

隨著科技的飛速發展和信息時代的到來，使許多傳統的工作都受到了巨大的影響，圖書檔案管理工作也受到了信息時代的沖擊。面對社會的變化，我們必須清楚地意識到，信息時代給我們的圖書檔案管理工作帶來的不僅僅是挑戰，同樣也是機遇和新生。對于如今的圖書檔案管理工作給我們提出的新要求，我們應該如何應對以及如何有效的利用信息時代的媒介優勢來整合傳統的圖書檔案管理方式，更加科學準確化的進行管理是目前我們在信息時代下應該思考和解決的問題。

一、圖書館檔案管理工作中存在的問題

1.管理觀念和管理模式落后。在管理觀念方面，目前圖書館的管理工作都在追求“大而全”，對于部門內部人員，則根據相關的身份證明進行開放，這也是當前我國大部分圖書館的管理觀念。首先“大而全”的模式實際上并不利于圖書檔案資料的學習與查找，同時也降低了圖書館的服務效能。而只對其內部人員開放的管理模式在一定程度上并沒有最大化利用圖書檔案資料，使很多優秀的檔案資料不能實現其社會價值，阻礙了圖書館的管理工作；在管理模式方面，隨著信息化的到來，大部分圖書館已經應用了計算機的管理，但管理對象都是針對近期文獻、圖書的資料，而且部分圖書不能下載。

2.信息資源網站的建設不夠完善。對圖書檔案進行管理，最重要的一個目的就是方便用戶使用。為了方便用戶利用各種信息資源，我們應該建立相應的信息資源網站，以集中圖書檔案等各方面的信息資源。在國外，如美國總統圖書館系統及加拿大國家圖書檔案館，其信息資源網站已經發展得比較完善。網站上幾乎涵蓋了圖書、檔案以及與之相關的信息，使用戶查找利用非常方便。由于對圖書檔案一體化管理認識不足，以及建設圖書檔案網絡聯合平臺本身所存在的巨大困難，我國目前的圖書檔案一體化管理在實踐中仍然達不到國外信息網站的管理程度，信息檢索和查詢不夠方便快捷。

3.管理人員素質普遍不高。圖書檔案管理工作人員是圖書館檔案管理工作的主要成員，除了某些高校圖書管理人員具有本科以上學歷外，大部分圖書管理員都是些中專學歷，素質不高且沒有專業的管理技能并且對圖書管理工作不能提出實質性的建議，嚴重阻礙圖書檔案管理工作的發展。而且，很多比較老的管理人員對電腦技術不懂，很難運用網絡技術和資源，使圖書檔案管理工作效率降低，很難實現管理創新，并且在一定程度上浪費了相關的資源。

二、圖書檔案信息化管理建設途徑

1.轉變現有的管理觀念和模式。在信息時代，資源的整合與共享同時也是時代發展的潮流。因此，我們在信息時代下，對于圖書檔案管理的觀念也應該轉變。改變以往的封閉式的內部人員借閱標準，而能夠進行開放式的管理，讓更多的人能夠享受到圖書館的信息資源，使圖書檔案資源得到最大限度的利用。而且，在管理模式上，應該高度重視網絡環境下的圖書檔案建設工作。盡量及時更新信息資源，對于一些過期的資源和文獻要進行歸類、整合并且加強對圖書檔案系統的聯系和協調。盡量使其形成網絡狀聯系模式。

2.建立專門的資料庫。圖書館中擁有大量的書籍刊物，讀者查找自己需要的資料時會浪費大量的時間，進行檔案管理時，可以對資料進行分類處理，讀者在對資料進行查找時。也能有明確的方向。節能時間的同時圖書資料的使用效率有明顯的提高。圖書館建立信息資料庫后，如果在該管內沒有讀者需要的資料，通過聯網搜索也能夠明確該圖書所在的書店，實現資源共享。可以建立專門的史料匯編、專題文件匯編資料庫。該資料庫可以通過不斷地積累與添加以及應用網絡編輯系統，進行異地聯合編譯，使同一匯編材料不斷被充實，能夠更加的齊全，從而提高檔案的使用效率，節省了大量的檢索時間。

3.建立開放檔案用戶目錄數據庫。搜索后所顯示的內容也需要分析設計，如果顯示的是全部圖書內容，會浪費大量的內存時間。如果初步顯示目錄，根據使用需求來點擊內容，這樣能夠減少辦公系統運行期間對內存的需求。在系統中還要設定登陸驗證環節，工作人員自定義密碼，避免系統內部的重要數據被惡意篡改。建立開放檔案用戶目錄數據庫在信息化檔案管理工作中是非常重要的，它是信息化檔案管理工作能夠高效有序進行的基礎，是開展館藏檔案數字化工作的前提。該數據庫的主要任務是對經過確認不合機密的檔案信息資料進行匯編，在校園網或其他經授權的信息網絡上供人免費查詢使用。

4.建立原文影響資料庫。該資料庫的主要功能是將檔案中比較珍貴的，有珍藏價值的手稿、照片、圖畫通過掃描、壓縮、轉化等方式轉換為圖片、聲音、影響文件等，并且按照一定的存儲方式存儲在磁盤陣列、光盤庫等大容量的存儲介質上，從而實現源文件信息以數字化的形式保存下來，使讀者在網上便可以看到這些有價值的資料，也使這些珍貴的資料得到更多一層的保護。它與開放檔案目錄數據庫結合起來，也能滿足讀者在網上任意查詢所需信息的要求。

5.培養和引進綜合性人才。在信息網絡環境下，要想加強圖書檔案的管理建設，就必須培養出一支在這方面專業性強的技術人員。而一直以來，阻礙我國圖書檔案一體化管理實踐的一個重要原因就是缺乏一批素質全面的綜合性人才。目前高校在培養圖書檔案人才時，在學科設置、課程設置、教學方式上應該積極探索出一條培養這方面人才的路，以滿足社會的需要。比如說圖書館學系在開設圖書館學專業課程之外，還應該以選修或者必修的方式開設情報學、檔案學的部分課程。

當今社會是一個信息的社會，任何事物都在朝著信息化的方向去發展，圖書檔案管理工作在過去是一項十分繁瑣的，耗費人力與精力、時間的工作，且還很容易出現差錯，但隨著信息化的普及，圖書檔案管理也在向信息化的方向邁進。本文分析了圖書檔案管理的現狀，并由此提出了一些針對目前存在問題的解決和改進措施，旨在使信息化能夠更好的應用于檔案管理工作，能夠發揮其更大的價值。