高校構建和完善辦公系統的探究

郭鵬

摘要：近年來，隨著信息化和網絡化的快速發展，高等學校的辦公方式也在逐漸發生變化。傳統的辦公方式已不能和現代社會的要求相適應。因此，高校辦公方式正朝著自動化方向快速發展，電腦已成為必不可少的工具。但隨之也帶來了許多問題和爭議，于是完善高校辦公自動化系統便顯得尤為緊要。

關鍵詞：高等學校；辦公自動化系統；完善

中圖分類號：G471 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）14-0015-02

俗話說：“工欲善其事，必先利其器。”把這句話用在高校辦公領域，就是說若想提高辦公效率，減少辦公成本，必須先要完善辦公系統。針對高校構建和如何完善辦公系統，本文將從以下幾個方面進行闡述。

一、辦公自動化發展趨勢與現狀分析

由于軟件的商品化，使各高校辦公變得相對孤立和封閉，無法與外界進行溝通和交流。大多數系統都有其獨立的用戶驗證機制，高校辦公系統也不例外，若想要其實現統一驗證，就連采用SOA都很難，更不要說互相配合實現統一。另外，產品化軟件的二次上升的空間具有局限性。商品化的產品需要面向的群體是所有的用戶群體，而每個部門都是獨一無二的，都有一套完整的適合自己本身的機制和特點。所以在此基礎上，產品若想到具體部門實踐，就必須根據部門需求在所謂有限的空間里進行再次開發，這種做法即使開發商自己愿意，然而在現在的市場上，產品每天都在更新，定制的功能又成了一個難以解決的問題。隨著技術的不斷進步，原有系統的弊端也日益明顯，比如安全防護性能、工作流程設計的局限性，這些問題對信息化的發展起到了阻礙作用，甚至某些辦公自動化產品對它的發展已具有了危害性的作用。

二、實施并完善高等學校辦公系統建設的必要性

現代大學在全球網絡化和信息化的不斷影響之下正逐漸在轉變，由原本的傳統型向綜合型和科技型跨越，學校的活動領域也開始多種多樣，不再只是單一傳統的學術研究型。這種改變帶來了大量的工作，在有限的時間內就必然要提高工作效率，此時高校辦公自動化建設的實施與完善便尤為必要。高校各個部門的工作效率都直接影響著學校各項工作的開展和進行。從負責操辦高校各項具體事務和制定與推行學校的各項規章、章程以及各種政策的行政管理部門，到與之相對應的服務職能部門都無一不與之息息相關。所以，信息技術在高校辦公中被越來越廣泛地應用，通過將現代計算機網絡技術、通訊技術與傳統的信息處理技術相結合對傳統辦公方式進行變革，實現了對文字處理、信息傳遞、存儲與檢索的現代化管理，并針對各個部門的具體實際配置辦公資源，為各個職能部門的工作人員建成了一個共享的桌面辦公環境。

通過這個辦公平臺，使信息傳達更加及時，從而避免了傳統辦公方式中信息傳遞過程中會出現的遺漏、錯誤等結果，使辦公質量和效率得到了大大的提高，達到事半功倍的效果。同時還起到了穿針引線的作用，它使各部門之間的及時交流和工作中的互相監督與高效協作得以實現，并加以推進。因此，只有構建完整的高校體制、完善高校辦公系統才能使辦公效率得到提高，而且同時還能順應形勢，迎合未來社會對現代辦公的要求。

三、完善高等學校辦公系統的建議和措施

完善高校辦公系統在實踐和推廣過程中也出現了一系列問題，比如功能需求不斷變化、維護困難等。所以，建立和完善高校的規章制度、加強各工作人員培訓、加強辦公系統運行監管，以及改進辦公自動化系統便成為了推動辦公自動化在高校發展的必然措施。

（一）建立和完善高校規章制度

在高校辦公系統的建設與完善過程中，工作人員的辦公行為尤為重要。因此，要逐步建立和健全各種規章制度來規范要求工作人員的辦公行為，使之與辦公自動化系統相互適應、相互協同。目前，辦公自動化系統還沒有國家統一的標準電子文檔的法律效力。現階段的電子公文的審核、簽批等的有效性受到質疑，因此公文歸檔仍是以紙質文檔歸檔為主，而不是完全的電子公文歸檔，因而建立和完善與高校辦公相適應的相關規章制度迫在眉睫。在自動化系統的管理過程中，還必須確保電子文件的合法性、安全性和有效性，這就需要有一種管理監督的制度。規范工作人員的操作程序，制定有關的使用、授權、錄入、保密等制度，對電子文件的使用、存檔、銷毀等進行規范管理。

（二）加強人員培訓

在辦公自動化系統中，要想確保辦公自動化系統的良好運行，則必須擁有一批高素質的工作人員。只有要求工作人員不斷提高自身素質才能保證系統的高效和穩定。高校辦公系統的用戶包括校級領導、部門領導、基層人員等，這些用戶的級別不同，自然培訓的內容也不盡相同，并且要編寫不同的使用手冊來滿足不同用戶的不同需求。為了確保培訓能夠有條不紊地進行，必須擬定嚴格的人員培訓計劃。首先領導要起到模范帶頭的作用，接受并做好培訓，并檢測它的有效性，從而使其得到推廣；然后對各部門負責人進行培訓，由他們去組織和培訓本部門中其他人員；最后再對接受培訓的人員進行考核，確保他們都真正掌握了怎樣使用辦公自動化系統。

（三）加強系統運行監管管理

信息安全是高校自動化辦公順利進行的核心，也是網絡系統中一個非常重要的問題。由于操作系統和各種自動化軟件本身的漏洞，工作人員網絡安全知識缺乏或主觀防護意識不強，使網絡極易導致病毒感染、數據破壞和信息泄密，嚴重的后果不堪設想，種種現象已經引起人們的高度重視。目前，學校辦公自動化系統正處在網絡構建和完善初期，現階段我們應該制定出相應的安全策略，對學校辦公自動化網絡的信息安全需求進行全面系統地分析與整合，針對學校自動化辦公網絡系統中信息存在的形式和運行特點，對學校信息的安全級別進行科學合理的評估和劃分，并且加強系統運行監管。根據學校實際情況，具體可以采取以下措施。

1.定時檢查網絡安全以防鏈路老化、人為破壞、被動物咬斷等，及時修復網絡設備自身故障。

2.安裝防病毒軟件并及時對系統進行更新，網絡設備應使用較為復雜的密碼，對于外來的軟件一定要先進行病毒查殺后再使用。

3.若系統發生故障，應最大限度地減少損失，這就要求系統管理人員及時進行數據備份及系統維護等。

4.系統管理人員要對各辦公人員進行有效地權限控制，避免公共資源不能使用、公共信息不能瀏覽或者不是其訪問權限內的機密信息遭到泄露甚至破壞的情況發生，或者因為工作調動交接而造成信息泄露的情況。

5.不能只依靠防火墻等單個的系統，還要安裝定期檢測系統，并定期進行檢查，安全使用計算機。

6.制定一份完整的內部管理、審核制度和信息監督制度，并嚴格實施。

（四）改進高校辦公系統

高校辦公自動化系統建設成功與否在于學校各工作人員對它的重視程度。它是一項十分復雜和綜合性強的系統性工程，涉及到學校各方各面的工作。為了能夠較好地完成，必須制訂一個嚴謹的計劃。首先，高校應該建立一個可以指揮整個學校的辦公自動化建設的組織領導性機構，各級領導起到模范引領作用，帶頭使用辦公自動化系統，從而使整個學校工作人員的辦公自動化意識得到加強。從思想上去克服抑制已經成為習慣的工作模式，積極主動地去探索并接受新的辦公方式，用自動化和信息化技術來改變高校工作面貌，提高工作的效率，從而達到事半功倍的效果。因此，高校各級領導對推進辦公自動化系統建設的重視和觀念更新是讓它能夠徹底走入高校辦公的推動力量。完善高校辦公自動化系統建設，應該結合學校自身的管理需求和資源狀況，提上學校教育信息化建設的章程。在充分考慮近期的投資能力和建設目標的基礎上，為辦公自動化系統建設的進一步發展實施和擴展留有一定廣闊的空間。在辦公自動化系統的建設過程中，要堅持著眼于經濟實用，在清理疏通各部門之間信息渠道的基礎上，以校園網為主體環境，對全校已有的管理系統進行梳理和整合，使用全校范圍的辦公自動化系統，建立全校共享數據庫，真正實現高校辦公自動化的人力資源、數據資源和設備資源的共享，真正構建一個既高效完善又合理便捷的高校辦公系統。

四、結語

通過以上論述可知，構建完整的高校體制和完善高校的辦公系統對高校內部各項工作效率和工作質量的提高有著十分重要的意義。因此，我們應該在當前的基礎上，不斷地進行市場調研和產品研究，從實際出發，一步一個腳印地去逐漸完善系統本身。并且從自身做起，從精神上支持并重視這件事情，為加快高校行政管理高效化進程的步伐貢獻一份力量。

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