淺談如何在網上報銷系統中加強科研事業單位的內部控制

彭生

摘要：2013年轟動一時的段振豪事件，給我國科研經費管理敲響了警鐘。在科研活動頻繁的當下，既要加強科研事業單位經費管理，又要從容應對海量的財務報銷業務，許多單位都采用了網上報銷手段。本文基于網上報銷系統的特點和科研事業單位內部控制的要求，提出了一系列的有針對性的內控手段和方法，以保障資金使用安全，保證科研事業單位內部控制的有效實施。

關鍵詞：科研事業單位 網上報銷 內部控制

事業單位尤其是科研事業單位，經費主要來源于財政撥款資金。如何最大限度的防范經費管理和使用中的風險，用好納稅人的錢，使其夯實我國科研實力，是科研事業單位管理者和財務人員一直探索的問題。

隨著我國科學事業的蓬勃發展，國家用于支持的科研經費數額也呈逐年遞增態勢。2013年轟動一時的段振豪事件，給我國科研經費管理敲響了警鐘。在科研活動頻繁的當下，如何加強科學事業單位經費管理，從容應對海量的財務報銷業務，保證資金使用安全，規范科研課題核算流程，保證科研事業單位內部控制的有效實施，成為本文研究的主題。

一、網上報銷較傳統手工報銷的優點

網上報銷系統具有可延展性、可移動性和可交互性的特點。即網上報銷系統可根據單位的工作特點和業務需求進行功能擴展和模塊外掛；領導審核不再受時空的限制，只要借助于網絡平臺，就可實現網上審閱；系統間可實現數據共享，信息交互溝通。

網上報銷系統與總賬、應付、資產模塊均有接口，對數據歸口規范管理，保證了數據傳輸的準確性。同時，在網上進行借款報銷單填寫和領導審核，避免了領導簽字在前金額填寫在后和偽造領導簽字等內控風險。

二、在網上報銷系統中加強內部控制的幾個方面

在網上報銷系統為我們提供高效便捷的工作平臺的同時，系統搭建和運行的復雜性，也使內部控制的難度提升、范疇擴大。科研事業單位業務層面內部控制主要包括預算業務控制、收支業務控制、資產控制、合同控制等，這些業務涵蓋了科研事業單位主要的經濟活動，下面就從以上四方面探討網上報銷系統與內部控制的結合。

（一）預算業務控制

科研事業單位的預算包括基本科研支出預算， 基本運行支出預算，橫向課題預算，單位人員支出、政采支出預算等，涵蓋單位所有的經濟活動。

網上報銷系統的預算業務控制主要著眼于預算的執行和查詢環節。目前大多數科研單位都實行課題管理。分管課題經費的部門會根據每個課題的任務書將預算數提前錄入網上報銷系統，該課題的所有借款、報銷以及核銷金額都將被準確統計，一旦預算總金額超支，系統就會彈出對話框，顯示預算總額數和余額不足數。但系統也非一刀切，如果該課題仍有后續來款，則在系統中設定為提示控制；若課題總額固定，不再增減，輒設定強制控制，一旦課題超支便鎖定網上審批流程使其無法提請審核。預算總額的提示預警實現了內部控制的事前控制，提示單位領導和科研人員及時發現課題支出超預算情況，建立了預算執行動態監控與反饋報告機制。系統統計的數據可以定期分析預算執行差異，研究、解決預算執行中存在的問題，提出改進措施，協助科研人員和科研單位做好經費管理調配工作。

（二）收支業務控制

收支業務內部控制的前提是所有收支必須全部納入部門預算范圍，統一核算和管理。各項收入應當由財務處統一收取，其他部門和個人未經批準不得辦理收款業務。收入賬項與網上報銷系統相連，報銷人可在網上報銷系統中查詢經費到位情況，如果報銷時系統提示余額不足，可以追查收入是否及時入賬。這種雙重查詢保證了資金的安全。

所有往來賬在借款時都在網上報銷系統錄入，核銷借款時，報銷人從系統中可以準確定位往來款，填寫本次核銷金額，已核銷和未核銷金額系統會再次分別統計，未核銷的往來款一目了然，無論報銷人自查還是財務部門催報催收都有據可查。對于科研單位內部控制來說，加強往來款管理，建立并落實清收制度和責任追究制度，對于有效防范呆壞賬具有舉足輕重的作用。

領導在進行借款單審批時，網上報銷系統可以根據課題當前可用資金余額校驗借款金額，如余額不足會自動提示；在報銷單審批時，網上報銷系統可根據報銷單據記錄自動計算報銷合計，根據報銷合計數和核銷借款金額自動計算應領款或退款金額。

將網上報銷系統與網上銀行系統關聯，在網上報銷系統中，報銷人通過模板對個人銀行卡和付款單位的相關信息進行批量導入，在網上報銷系統實現付款信息的整體提取。如此一來，不僅可以避免假幣的收支和手工錄入賬號的錯誤率，還可以實現批量化支付，大大提高支付效率。

（三）資產控制

科研單位的所有資產也一并納入系統統一管理。在網上報銷系統中，設置專門的資產管理模塊，負責材料設備等固定資產管理。報銷人在系統中錄入資產信息，提交資產管理部門審核，同時辦理資產的驗收入庫，再由資產部門提交財務部門，財務審核通過后進行資產的轉固處理，將資產數據與資產模塊進行交互，這樣保證了資產與賬目的一致性，實現了資產內部控制的要求，也大大減少了財務部門和資產管理部門匹配核對固定資產的工作量。 同時，每名職工名下的固定資產都在系統中登記在冊，一旦職工調動、退休，都要在系統中進行資產的清查，完成轉移交接手續，方可放行。如此一來，有效防止了國有資產的流失。

（四）合同控制

在網上報銷系統中外掛合同管理模塊，包含合同錄入、審批、查詢等功能。科研人員先錄入合同名稱，收款單位相關信息，合同起止時間，付款明細和條件等基本內容，隨后將紙質合同提交財務，財務人員結合紙質合同進行網上審核，著重審核合同總金額、分次付款金額和必要的付款條件，審核通過則在系統中生成唯一的合同編號。科研人員此后無論借款報銷凡涉及此合同的，只要在系統中找到該合同編號并進行關聯再提交財務審核即可。財務人員、經手人以及課題負責人、每級領導都可以查看合同付款進度，有效避免多付、重付、不按合同付款條件支付的現象發生。

三、針對網上報銷特點的內部控制措施

（一）授權代理業務

由于科研人員工作的特殊性，許多借款報銷工作常常是委托授權給他人代辦，如果未把好內控這道關，很容易出現問題。所以在網上報銷系統中，科研人員作為委托人填寫授權申請單，指定代理人，在授權范圍內為其進行借款報銷；委托人對每一條授權信息均可查詢代理人執行的單據操作及操作記錄信息，委托人也可隨時撤銷和恢復對代理人的授權。

（二）原始單據的線上線下審核

單純的網上報銷審核，領導只能看見報銷人自己填寫的報銷事由和金額，如果報銷事由填寫不準確或與事實出入很大，就會給領導的審核判斷造成困擾。根據這一特征，網上報銷模式借助掃描儀、相機、手機等設備將紙質原始單據進行數字化處理，作為電子附件上傳系統；報銷系統將網填的借款報銷單和電子附件同步提交給領導審批，能夠使領導在第一時間審閱原始單據，掌握借款報銷實際情況，為領導的審批判斷提供最真實的信息參考。

四、網上報銷內部控制措施的展望

第一，希望未來能實現網上報銷系統與稅務發票查驗系統的對接，有效規避假發票、陰陽票。第二，通過進一步的程序控制，在網上報銷系統中實現一人當月多筆勞務費領取的個人勞務所得稅合并計算功能，加強稅款收繳的內控管理。

五、結束語

通過網上報銷系統的使用，避免了領導干預， 人情審核等內控風險，基本實現了財務制度面前人人平等的內控氛圍。但是加強科研事業單位的內部控制，不能僅僅依靠系統控制管理，還需要提升單位負責人，財務人員，科研人員共同的內部控制認識，將人治與系統管控結合起來，使每一筆科研經費都能得到合理合法的使用。

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