財(cái)務(wù)檔案管理問題及其應(yīng)對方法分析

李樹力

摘 要：財(cái)務(wù)檔案管理詳細(xì)記錄了高校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，是高校管理工作的重要組成部分，對高校的經(jīng)濟(jì)安全和健康發(fā)展有重要影響。筆者結(jié)合多年的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行了研究，剖析了目前存在的一些問題和缺陷，并提出了一些針對性的策略，供有關(guān)工作人員借鑒和參考，希望能對財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升有所幫助。

關(guān)鍵詞：高校；會計(jì)檔案；管理策略

一、財(cái)務(wù)檔案管理概述

財(cái)務(wù)檔案管理是對高校一切經(jīng)濟(jì)活動的記錄，記錄信息要保證準(zhǔn)確性、完整性、連續(xù)性和真實(shí)性。通過查閱財(cái)務(wù)檔案，可以詳細(xì)了解高校的個(gè)性經(jīng)濟(jì)指標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，可以對高校經(jīng)濟(jì)從整體上進(jìn)行分析和把握，為高校各項(xiàng)決策的制訂提供參考。財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)綜合性的工作，具體包括會計(jì)報(bào)表、會計(jì)憑證、工資結(jié)算、報(bào)表分析等多項(xiàng)內(nèi)容。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展，高校逐步建立了網(wǎng)上會計(jì)檔案系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)形成電子會計(jì)檔案，可以更方便地查閱各項(xiàng)財(cái)政信息。

二、財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

1.思想觀念陳舊，管理意識淡薄

隨著信息時(shí)代的到來和信息技術(shù)的發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該順勢而為不斷創(chuàng)新，與時(shí)代同步。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是人們普遍忽視高校財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，缺乏對高校檔案信息化建設(shè)必要性的充分認(rèn)識，甚至有的人認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理無足輕重，只是簡單的資料整理工作，做好做壞都無關(guān)大局。當(dāng)前，大部分高校檔案管理意識淡薄，觀念落后，檔案管理依然僅是簡單的整理、建檔、存儲，未發(fā)掘檔案信息資源的利用價(jià)值，很多珍貴的資料都被塵封，不能充分發(fā)揮其作用，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。

2.財(cái)務(wù)檔案管理制度存在缺陷

有的高校沒有建立相應(yīng)的管理制度，主要表現(xiàn)在原始憑證填寫內(nèi)容有誤、會計(jì)核算沒有嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行等，造成會計(jì)檔案填寫、保管問題多發(fā)，卻沒有相應(yīng)的制度作為管理依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案管理制度的缺陷，往往會導(dǎo)致財(cái)務(wù)材料不能如實(shí)記錄和反映高校的真實(shí)經(jīng)濟(jì)信息，嚴(yán)重者會對高校的經(jīng)濟(jì)安全造成威脅。

3.檔案未能得到開發(fā)利用，銷毀比較困難

與普通的檔案相比，會計(jì)檔案的專業(yè)性比較突出，需要專業(yè)的人員進(jìn)行整理和保存，便于以后工作需要時(shí)查閱。但是由于人員素質(zhì)較低，管理制度不健全，檔案管理的工作僅限于對各種數(shù)據(jù)的整理，基本上不能得到開發(fā)利用，造成檔案的機(jī)制不能完全體現(xiàn)出來。檔案的銷毀工作也是檔案管理的重要內(nèi)容，可以實(shí)現(xiàn)對高校有關(guān)數(shù)據(jù)材料的保密。但是在財(cái)務(wù)檔案管理中，檔案的銷毀卻沒有引起檔案人員的重視，造成大量的檔案材料堆積，銷毀工作的任務(wù)不斷加大。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的策略

1.加強(qiáng)檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)

保證高校檔案管理信息化快速發(fā)展必然要有一支具備較高素質(zhì)和較高專業(yè)能力的檔案管理工作人員隊(duì)伍，所以進(jìn)一步改革高校檔案管理信息化建設(shè)工作，首先要加強(qiáng)檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)。可以通過對在職檔案管理人員進(jìn)行深化培訓(xùn)來直接培養(yǎng)，引進(jìn)一批專業(yè)的高端檔案管理人才作為人才儲備，定期考核強(qiáng)化檔案管理人員的技能從而促使其管理技能水平不斷提升等方式來強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，推動檔案管理信息化進(jìn)程的快速發(fā)展。

2.加快制訂檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度

“無規(guī)矩不成方圓”，加快制訂高校檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度，有利于保障高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的順利開展，同時(shí)有利于規(guī)范檔案信息化管理流程，確保檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性，提高檔案管理的成效性。檔案信息化建設(shè)工作的首要任務(wù)就是要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，保證各項(xiàng)檔案信息管理有章可依，有制度可循，制訂與高校檔案管理實(shí)際情況相適合的信息化建設(shè)管理制度，可以更加快捷地推動高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程健康全面地發(fā)展。

3.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理工作，單純依靠人工來完成，工作效率比較低下，工作中出現(xiàn)的疏忽和失誤也比較多，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的使用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以促進(jìn)管理工作邁向一個(gè)新臺階。高校要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)，通過培訓(xùn)讓檔案人員掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識和操作技術(shù)，建立網(wǎng)上會計(jì)檔案資料平臺，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

四、結(jié)語

高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化雖然已經(jīng)成為一種必然趨勢，但并不是一蹴而就的，它是一項(xiàng)長期的、系統(tǒng)性的工程，需要觀念、技術(shù)、人力、財(cái)力等各方面的配合才能完成。檔案管理信息化是信息化的又一次大發(fā)展，高校必須迎接此次挑戰(zhàn)，最大限度發(fā)揮檔案的作用。

參考文獻(xiàn)：

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