關于正確區分文書和人事檔案材料的幾點體會

鄧婕

【摘要】在我國長期發展的過程中，對于檔案資料的管理一直以來都是檔案部門的重要工作內容。同時，隨著我國社會不斷的發展與變革，文書與人事檔案材料已經成為了我國檔案的主要組成部分。但是在實際的管理過程中，有很多的人都存在著文書與人事檔案材料無法分清的現象，進而導致在管理的過程中出現很多的錯誤，增加了相關工作的任務量及難度。

【關鍵詞】正確區分；文書；人事檔案材料；體會

在我國檔案材料的管理過程中，文書與人事檔案材料是其工作的主要組成部分。但是在現行的檔案管理過程中存在著資料不全面、規整不規范等情況，因此就造成了一種原本應該歸納到文書檔案中的一些材料卻被歸納到人事檔案材料中的現象。對此，就需要加強對文書以及人事檔案材料的區分的，通過尋求二者之間的區別來有效的劃分的文書與人事檔案材料，進而增加相關管理工作的有效性。

一、文書與人事檔案材料的基本概念

文書是反映中國共產黨黨務、相關行政管理等工作的檔案，其中記錄了一個社會組織所從事的各項管理類的活動情況，其主要包括了一些常見的批復、會議記錄以及簡報及各項工作計劃等。文書檔案中主要是對相關組織或者是單位的信息，通過使用文字及圖表等方式直接記錄下來的一種具有完整體式及處理程序的信息材料。

人事檔案則主要記錄的是一個人在一生當中的主要工作經歷，同時還包括相關的政治面貌、行為品性以及工作業績等等。人事檔案的作用在于對轉正定級以及辦理養老保險等相相關的工作的證明，同時記錄每一個人在不同時期的工作情況，進而能夠給予相關用人單位一些參考的價值，主要是對個人的情況進行簡單的概括。

二、文書與人事檔案的聯系

（一）共同性

文書與人事檔案的來源都是人們的社會實踐活動，且其中還蘊藏著很多密不可分的聯系。單位干部的任免以及工資的調動等會產生很多的會議記錄，相關的調查情況材料以及請示報告等，其中的某些材料是存入到文書檔案中的，而某些 材料則是會存入到人事檔案中的，因此這兩種檔案之間存在著一定的聯系且不可分割的。

（二）本質屬性相同

文書檔案中記錄的是國家機關、企事業單位或者是個人在管理活動的過程中自然形成的一種文件材料，是對事件的記錄而非編寫。同時，認識檔案材料也是在人事管理活動中所形成的一種的記錄工作人員的經歷、工作及思想品德等各方面情況的資料，同樣也不是人為進行編寫的。因此，文書檔案與人事檔案有著相同的本質屬性特征，都是對具體實踐的記錄而非的編寫。

三、文書與人事檔案材料的區分

（一）材料的形成單位

若材料的形成單位是由組織或者是由一些人數較多的集體通過開展社會活動而形成的，即作者為某某單位。同時，相關材料中所敘述的主要內容與而是本單位，則該材料就歸入為文書檔案之中。但是如果這個材料是以個人的名義來表示的，其中所描述的相關事宜也是圍繞著個人而展開的，則這個材料則歸屬于人事檔案材料之中。因此，可以通過看材料的形成單位是個人還是集體來區分該材料應歸屬于人事檔案材料還是文書檔案之中。

（二）文件處理的完整程度

通常情況下，認識檔案在文件內容的完整程度及完整性上要高于文書檔案，對此就可以通過查看文件內容的完整程度來區別是文件檔案還是人事檔案。此外，人事檔案在管理的過程中其重點內容是原始相關材料中對個人信息的延續記錄，或者是單位對于個人所進行的人事處理的相關證明材料等等。因此，在一份文件材料的形成過程中出現稿件草擬、修改、定稿、負責人簽字甚至是有效的蓋章等，則這份材料就應該歸屬為文書檔案。文書檔案一經上級的審核與簽字之后就會轉化為原始的記錄憑證，且需要做歸檔處理。

（三）文件材料所涉及的內容范圍

通常情況下，對于記錄機關單位中各項工作及發展的文件，無論其所設計的范圍大小，都可以歸屬為文書檔案之中。同時，通過個人的行為以及相關單位獎勵為形成的文件資料等都可以歸納為人事檔案。且記錄著個人資料的相關材料以及對工資的調整、審批等相關資料都能夠用作人事檔案材料。因此，通過查看文件材料的內容，根據其所涉及的范圍來斷定這份材料是屬于文書還是認識檔案材料。

（四） 材料之間聯系的緊密程度

一般來說，文書檔案中的材料是完整的，其中所記載的內容從事物產生的原因一直到最終的結構都是完整的。因此，在文書檔案中，各個材料之間的聯系是十分清晰及明確的，所有的材料都有可以調查的來源，進而促使整個文件處于一種完全透明、公開化的程度。例如：單位對于個人職稱的評定過程，其文書檔案中所包含的相關材料以及參評人員的名單、評定的程序等等都有著十分嚴格的要求。而對于一些個人通過努力所獲得的獎勵或者是相關機構的認證等則都屬于人事檔案材料，這些材料中主要凸顯出了個人的主體性作用，相關文件的內部關聯性并不強。因此，在區分文書與人事檔案材料的時候，則可以通過內部材料之間的相關及連貫性來進行分析與判斷，進而能夠有效的區分兩者之間的區別。

四、結語

隨著信息技術的不斷發展與提升，國家相關工作人員需要向大眾普及檔案的知識與文化。文書與人事檔案都是國家檔案管理中的重要組成部分，在管理的過程中可以通過材料中的服務對象以及具體工作內容、工作性質等多個方面進行區分，以此來促進人類社會文化的發展與繁榮。

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