淺談企業科技檔案超前管理制度的建設

楊靜

（大港油田勘探開發研究院，天津 300280）

[摘 要] 檔案超前管理是一種前端控制手段，主張在檔案形成之前，從源頭上進行文件資料的質量控制，以提高檔案文件的參考價值，避免珍貴文件資料的流失。對于油田企業來說，檔案資料不僅包括對企業日常工作的記錄，而且含有許多技術資料和商業文件，因此必須確保文件資料的安全和完整。通過引入檔案超前管理制度，對油田企業內部資料進行標準化和規范化管理，從而為提高企業市場競爭力、促進企業可持續發展起到了信息支持。

[關鍵詞] 油田企業；科技檔案；超前管理；制度建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 059

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0127- 02

0 引 言

對于多數技術密集型企業來說，誰掌握了行業前沿技術，誰就能夠在市場競爭中占據絕對優勢，進而提高企業市場競爭力。因此，越來越多的企業都加強了對行業前端技術的研發，并通過建立企業科技檔案超前管理制度，來促進科技檔案的規范化管理，為先進技術的研發提供必要的經驗參考和數據支持。文章首先概述了超前管理的基本內容，隨后提出了企業科技檔案超前管理制度的建設措施。

1 企業科技檔案超前管理制度的重要性

科技文件是科技檔案的主要組成部分，檔案管理人員在經過資料收集、系統整理和歸檔保存等一系列工作后，將企業日常工作中所生產的科技文件整理成科技檔案，并進行規范化的保存。因此，為了保證企業科技檔案的完整性，檔案管理人員必須要熟知科技文件的具體運作流程和運動規律，進而將檔案管理工作適當向前延伸，在科技文件轉化成科技檔案之前，就對其進行監督和保護。通過開展這種超前管理，能夠最大限度的保證科技文件的完整性和豐富度。

需要注意的是，科技文件在轉化為科技檔案后，并不意味著管理工作的結束。事實上，即便是完成科技檔案的超前管理工作，企業檔案人員仍然需要做好后續的檢查、監督、查閱、指導等工作，確保科技檔案發揮真正的保存和利用價值。從本質上來說，企業科技檔案應當為企業技術研發和科技進步提供一定的支持作用，而檔案人員的管理手段、管理意識、企業的管理制度，都在某種程度上決定了科技檔案的價值含量。從這一點來說，引入科技檔案超前管理制度，具有重要的應用價值。

2 企業科技檔案超前管理制度的建設方法

如上文所述，企業科技檔案的超前管理，需要從企業日常工作出發，重視科技文件的保護和監督。因此，在超前管理制度的建設過程中，不僅要將工作重點放于檔案科技文件本身，而且要重視超前管理于都與企業檔案管理制度之間的銜接問題。具體的建設方法如下。

2.1 明確檔案管理責任

同一企業的不同部門，所負責的工作任務各不相同，在科技檔案超前管理制度建設中所承擔的責任也有所差異。以油田企業為例，企業管理人員應當結合油田企業的實際情況，建立起分工明確、責任清晰的檔案管理工作網絡，確保工作責任落實到個人。在這種管理制度下，檔案管理人員能夠明確自身工作責任，從而確保了檔案管理工作的高質量完成。企業管理人員還可以將檔案管理工作的完成情況與個人薪資水平直接掛鉤，以此來調動檔案管理人員的工作積極性。

2.2 加強部門之間合作

油田企業各項工作的開展以及科技的研發，離不開各個部門之間的協調配合。在以往的企業管理中，由于各部門之間存在“信息壁壘”，信息技術交流存在諸多障礙，因此制約了企業科技的發展和科技檔案的管理。在引入超前管理制度后，能夠打破部門之間的“信息壁壘”，確保文件資料能夠高效流轉，從而加快了企業科技的研發速率，為科技檔案管理質量的提升奠定了基礎。在信息時代背景下，誰掌握了更多的信息資源，誰就能掌握市場主動權，從而為提升檔案管理效率提供基本的保障。

2.3 制度內容的相互呼應

這是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施的效果。對于油田企業來說，檔案超前管理制度中的文件歸檔制度與通常所說的檔案管理制度中的收集環節是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環節的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環，也是決定科技檔案超前管理制度實用效果的主要影響因素。

2.4 資源共享

實現企業部門之間的資源共享，可以充分發揮各部門自身優勢，優化資源配置，促進文件檔案管理工作的順利進行，加快企業信息化建設進程。以油田企業為例，生產部門應當將生產記錄、生產效率等信息與科技研發部門共享，以便于科研部門以此為依據，進行有針對性的技術改進。各個部門只有強化信息和資源共享，才能提升有限資源的利用效率，一方面幫助油田企業節省了一部分成本費用，另一方面也有利于提高科技研發速度，加快油田企業的技術進步和經濟發展。

3 結 語

檔案超前管理制度作為一種新型的檔案管理手段，在提高檔案管理質量、保證檔案管理安全等方面發揮出了獨特優勢。在實際工作中發現，部分企業存在檔案管理程序不健全、缺乏監督審查機制等問題，影響了檔案超前管理的工作質量。因此，企業一方面要建立健全檔案超前管理制度，另一方面則要重視檔案管理人員的專業培訓，從而為企業科技檔案管理質量的提升提供人才支持。

主要參考文獻

[1]姚夢輝，譚文君.經濟發展與競爭全球化背景下的企業檔案信息服務研究[J].中國電力企業管理，2014（7）：180-183.

[2]龐奇偉，倪立群.淺談網絡化背景下強化供電企業文書檔案管理的具體措施[J].湖南農業大學學報，2014（2）：101-102.