試論高校辦公室工作職能的強化與拓展

童麗娟

【摘 要】高校辦公室作為高校的行政組織機構，在高校運行中起著承接、樞紐的重要作用，其負有服務、協調、參謀、督辦的主要職能，這是其他部門所無法替代的。高校辦公室的主要工作職責就是圍繞高校中心工作，工作內容涵蓋文字材料的寫作、公文處理、機要保密，信訪接待與處理，綜合事務的協調，校際合作與交流，督查督辦等等關系到學校的各方各面，高校辦公室的工作質量與工作效率直接關系到高校是否能夠正常運轉，也直接反映了高校的管理水平。在新形勢下如何做好高校辦公室管理工作，充分發揮辦公室工作職能，提高辦公室的工作效率對于高校改革發展具有十分重要的意義。

【關鍵詞】高校；辦公室；職能

前言

高校辦公室是在高校黨政直接領導下的辦事機構，是高校行政機構的重要組成部分，是高校正常運轉的重要樞紐，辦公室的工作內容涉及到高校的方方面面。從傳統意義上來講，高校辦公室主要承擔的是交辦式的工作，辦文、辦事、辦會，但隨著我國經濟的發展轉型，高校辦學開放程度加深，也帶來了高校內部體制的改革，利益關系發生變化，部門之間和教職工之間的矛盾也日益凸顯。2010年教育部發布了 《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（2010-2020）明確了我國高校要進行管理體制改革，建設現代大學制度，這對高校辦學提出了更高、更新的要求，對于高校辦公室的工作也是一項重大的挑戰。面對復雜多變的辦學環境以及逐漸增多的辦公室工作任務，高校辦公室必須強化拓展工作職能，提高工作效率，增強辦事水平，才能更好地服務于高校，為高校增強實力、尋求發展而助力。

1.我國高校辦公室職能的定位

首先，高校辦公室是高校的綜合性職能部門，它不同于其他部門的工作性質，尤其是在處理綜合性事務方面，辦公室往往會作為牽頭部門進而協調其他有關部門，是高校綜合性協調的核心所在；其次，辦公室的服務、管理、協調功能，比如學校的重要會議、組織活動安排、行政文件的印簽、外聯接待等工作，都是辦公室日常工作處理范疇，無不體現著辦公室服務、管理、協調的作用；有的高校辦公室除了最基本的工作職能外，還附帶一些特殊職能，這與高校的管理體制和機構設置有關，例如有的高校把信息中心掛靠在辦公室，那么辦公室就多了信息化建設的職能，把宣傳部與辦公室合署，辦公室就具有了宣傳的功能。

2.高校辦公室的基本職能

高校辦公室作為高校的樞紐機構，目前有服務、協調、參謀、督辦四項基本職能。

2.1服務職能

高校辦公室的服務職能體現在高校管理的橫向、縱深各個方面。辦公室既為高校領導服務，又為部門、學院、教師、學生服務；既為高校教育服務，也為后勤、保衛服務；既為上級主管部門服務，也為同級院校服務。總之，高校辦公室的服務功能覆蓋面廣，服務對象眾多，服務內容復雜。

2.2協調職能

高校辦公室是高校運行的“調度室”，既擔負著高校內部日常工作的協調，也擔負著高校與外界各種關系之間的協調工作。

2.2.1工作協調。對高校日常活動的時間、地點、出席領導、參與人員、后勤、保衛工作的協調；對公文處理中政策沖突、文件審核、公文部署進行協調；對會議議題、會議審批、與會人員、會議時間地點進行協調；對校園突發事件、公共衛生事件、事故災害、信譽公關等進行協調。

2.2.2關系協調。協調領導之間的關系，高校的領導由于個人認知、工作性質、工作方法、看待問題的角度等等均存在著個體差異，常會使領導在制定決策、處理事務時產生意見分歧，對此辦公室應當掌握了解領導的意圖，總攬全局，從大面出發，做領導之間溝通的橋梁，尋找共同點和平衡點，緩解意見矛盾，去異求同；協調部門之間的關系，高校的組織機構復雜，學院、部門眾多。每個學院和部門都有自己的工作職責和工作側重點，對于各自的發展方向定位不同，很可能會產生利益博弈，高校辦公室就要對此類事件進行協調，與各部門保持聯系，及時發現問題解決矛盾，整合學校資源，提高辦事效率，發揮合力效應；協調領導與部門、師生的關系，高校根據自身發展需要經常會出臺一些政策，這就需要辦公室會同政策起草部門做好對全體師生以及其他部門的解釋工作，確保政策能夠落到實處，在部門或者師生有困難時要做好接待工作，并及時向上級領導匯報，及時解決，并做好安撫工作；協調與校外單位的關系，高校的發展離不開與外界環境的交流與聯系，高校辦公室就要充分發揮窗口與橋梁的作用，經營、發展對外關系，樹立起良好的高校形象，為高校發展創造外部條件。

2.3參謀職能

高校辦公室是信息的集散地，辦公室要收集、篩選、整理各種有用的信息，及時向上級報告；辦公室還應定期開展調研工作，及時獲取發展趨勢與動向，并針對當前問題提出具有針對性、實用性的對策，供高校領導決策參考。

2.4督辦職能

做好上級批示文件與指導精神、高校方針政策的落實情況；做好高校領導布置的工作以及會議、決策的執行情況；抓好學期、年度的工作要點，各單位的目標責任制和階段性目標的完成情況；監督師生反映的涉及到師生利益事項的解決情況。

3.高校辦公室工作職能強化與拓展路徑

3.1強化服務意識，提高服務質量

要增強辦公室人員的服務意識，做到工作無小事，辦事不誤事，辦實事辦好事，對每一項工作都盡職盡責，著眼全局，抓清主次，分清條理，辦事不出錯。一是要簡化工作流程，減少會議數量。要做好會議審核工作，控制會議的次數和規模，合理安排會議時間；簡化接待工作流程，做到公函接待，嚴格按照規定辦理公務活動。二是精簡文件簡報，控制發文數量，規范發文程序。三是糾正服務態度，杜絕推諉扯皮，提高服務效率，另外辦公室還應提供主動性服務，主動參與、思考、創新，認真工作，保證高校的正常運轉。

3.2強化參謀職能，提供發展助力

高校辦公室不僅要處理好日常瑣碎的工作，還應當及時把握國家方針政策與高校教育發展動態，分析當前發展需求，強化辦公室的參謀決策職能，進一步強化信息調研工作，建立起信息調研數據庫；開展專題調研活動，了解師生的關注重點；推動校務公開，促進師生與學校管理層的進一步溝通接觸；加強學習，開展工作研究，關注學校發展的重點難點，提高素養和綜合思維能力，為學校決策提供有價值的信息和參考意見，為學校發展提供基礎。

3.3做好組織協調，積極化解矛盾

高校辦公室在進行協調工作時要掌控全局，突出重點，既保持原則底線，又不失靈活處理。做好重要會議、重要活動的協調工作，會議、活動開始前與相關領導和部門做好溝通、銜接的工作，確保會議、活動的順利開展；對突發事件做好應急預案，及時準確報告信息，杜絕瞞報、謊報、遲報、漏報的現象，協助校領導及時、準確的處理突發事件；協調關系時應做到對上不盲從對下不輕視，按章辦事，團結一致，及時化解各方矛盾，確保高校的穩定。

3.4做好督辦工作，確保上情下達

當前高校已經形成比較科學、完善的管理制度，但是如何確保制度的執行是高校管理工作的一個短板。辦公室的督辦職能是對制度、決策執行的重要保證。因此在辦公室的工作中，不僅要將各項指令傳達到位，還要加強對指令執行的督查力度，確保各教學單位、職能部門的工作落到實處，執行到位，并及時向領導匯報工作進度和效果，以便于決策管理層掌控全局，做更好的發展部署。

新時期的高校辦公室工作充滿了機遇和挑戰，辦公室應當充分發揮職能管理作用，提高工作水平和辦事效率，為高校改革發展事業做出貢獻。

參考文獻：

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