加強(qiáng)文秘工作與文書(shū)檔案管理工作

楊雪昆

摘 要：當(dāng)中國(guó)經(jīng)濟(jì)在飛速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的同時(shí)，社會(huì)中越來(lái)越多的工作逐漸向信息化管理模式發(fā)展，其中文秘工作與文書(shū)檔案管理工作新一步的發(fā)展已經(jīng)離不開(kāi)信息化管理辦法，并且將這兩種工作更緊密的聯(lián)系在一起，大大提高了行政組織中的工作效率，推動(dòng)了各項(xiàng)工作的發(fā)展。因此，本文以文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的聯(lián)系與發(fā)展，提出了進(jìn)一步加強(qiáng)文秘工作與文書(shū)檔案管理工作幾條建議，希望能夠協(xié)調(diào)相關(guān)行政部門(mén)的工作，建立良好的工作環(huán)境，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：文秘工作；文書(shū)檔案管理工作；關(guān)系；協(xié)調(diào)互助 信息化

1 前言

當(dāng)前，中國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度領(lǐng)先全球，受信息化時(shí)代的影響，很多工作之間都建立了一定的聯(lián)系，這些工作相互協(xié)調(diào)配合，極大地提高了我們的工作效率。當(dāng)中，文秘工作與文書(shū)檔案管理工作借助信息化技術(shù)的支持，加強(qiáng)了兩項(xiàng)工作的聯(lián)系，促進(jìn)了文秘工作與文書(shū)檔案管理工作一體化的進(jìn)程，是現(xiàn)代化管理工作的一大進(jìn)步，體現(xiàn)了科學(xué)管理的理念，是我國(guó)行政管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、便捷化的重要里程碑。為此，本文開(kāi)展了以加強(qiáng)文秘工作與文書(shū)檔案管理工作主題的探討。

2 文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀與關(guān)系探討

現(xiàn)如今文秘工作的日常任務(wù)就是相關(guān)人員在日常管理過(guò)程中，根據(jù)一定的工作規(guī)律或規(guī)范，按照相關(guān)的行事原則，將各種文件進(jìn)行有效地處理，并明確的標(biāo)明各個(gè)文件之間的關(guān)系，負(fù)有承上啟下的作用，在單位里可以向領(lǐng)導(dǎo)提供有效的數(shù)據(jù)支持和重要材料，是很多領(lǐng)導(dǎo)工作中不可缺少的重要幫手。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展很多的文件處理需要借助計(jì)算機(jī)的幫助，減少了人工的耗費(fèi)，同時(shí)也提高了工作的效率和準(zhǔn)確性。文書(shū)檔案管理工作與文秘工作有很大關(guān)系，同樣是處理相關(guān)的文件，但是它是建立在文秘工作基礎(chǔ)上的，文秘工作人員將整理完整的重要材料移交到文書(shū)檔案管理人員的手上，然后檔案管理人員根據(jù)文件的特點(diǎn)和屬性分門(mén)別類再進(jìn)行妥善保存，方便以后工作中對(duì)相關(guān)文件的查找。在信息化技術(shù)發(fā)展普遍的時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作同樣也離不開(kāi)信息技術(shù)這一鋒利的武器雖然信息化技術(shù)不能完全將檔案管理工作進(jìn)行無(wú)紙化處理，但是可以利用計(jì)算機(jī)幫助我們迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服務(wù)。

文秘工作與文書(shū)檔案管理工作這兩項(xiàng)工作都屬于行政管理一類，這兩者在工作上是相互溝通、輔助協(xié)調(diào)的關(guān)系，將這兩項(xiàng)工作有機(jī)的結(jié)合起來(lái)是現(xiàn)代化辦公的必要手段。文秘工作與文書(shū)檔案管理工作在日常生活中都需要經(jīng)常與文件打交道，文秘工作者是文件的創(chuàng)造者，而文書(shū)檔案管理工作者是文件的守護(hù)者，這兩者在工作中要不斷地進(jìn)行交流，因?yàn)橐坏┩瓿梢环葜匾奈募蛸Y料就要移交到檔案管理室進(jìn)行保存。以后若因?yàn)楣ぷ餍枰拿毓ぷ髡哌€需要文書(shū)檔案管理人員的幫助找到相關(guān)資料。由此可見(jiàn)，文秘工作與文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量相互影響著對(duì)方的工作質(zhì)量，因此加強(qiáng)這兩項(xiàng)工作統(tǒng)一化管理是現(xiàn)代化辦公必要手段。接下來(lái)就讓我們一起探討如何加強(qiáng)對(duì)這兩項(xiàng)工作的管理，提高辦事效率。

3 加強(qiáng)文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的有效辦法

3.1 樹(shù)立一體化管理理念

為了加強(qiáng)文秘工作與文書(shū)檔案管理工作，首先需要樹(shù)立一體化的管理理念，奠定這兩項(xiàng)工作發(fā)展的基石。這兩項(xiàng)工作在以前一般歸屬兩個(gè)部門(mén)，他們總是各自工作，很少進(jìn)行統(tǒng)一交流，這就使得這兩項(xiàng)工作在交流問(wèn)題上存在眾多問(wèn)題，降低了工作效率，但是也沒(méi)有人想辦法解決。因此我們要解決這個(gè)問(wèn)題，首先要具有一體化的思想，有了這種思想我們才能根據(jù)這兩種工作的特點(diǎn)與需求逐漸調(diào)節(jié)與交流溝通，達(dá)成統(tǒng)一共識(shí)，提高工作效率。

3.2 規(guī)范管理工作

因?yàn)槲覈?guó)行政工作發(fā)展時(shí)間較短，在很多方面存在著嚴(yán)重的問(wèn)題。例如文秘工作中很多的文件沒(méi)有按照相關(guān)的格式進(jìn)行編輯，很多資料與附件不夠完整，在整理時(shí)存在很多的錯(cuò)誤沒(méi)有糾正，甚至連公文的文種都不能夠分清楚，使得文件的質(zhì)量降低很多。另外在檔案管理工作中也存在著很多漏洞，工作人員因?yàn)閷I(yè)技能較差，使得很多寶貴的文件沒(méi)有得到妥善保管，丟失了大量寶貴資料，由于辦理程序不夠科學(xué)，減緩了文件查找和歸類速度，降低了工作效率。因此，要使這兩項(xiàng)工作能夠更加順利快速的進(jìn)行就必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定與實(shí)際情況，合理規(guī)范工作秩序和要求，加強(qiáng)這兩項(xiàng)工作的對(duì)接交流，提供更加優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)。

3.3 借助信息化手段

在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多工作的發(fā)展已經(jīng)離不開(kāi)信息化技術(shù)的支持，因此我們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)文秘工作與文書(shū)管理工作一體化管理就要借助信息化技術(shù)這個(gè)平臺(tái)將這兩項(xiàng)工作更緊密的聯(lián)系在一起。現(xiàn)代化科技能夠保證能夠保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為文書(shū)檔案管理工作注入一股新鮮血液，使檔案管理在這個(gè)快餐時(shí)代永葆活力，實(shí)現(xiàn)他的價(jià)值。為了緊緊抓住這個(gè)時(shí)機(jī)我們應(yīng)該建立一個(gè)信息化管理平臺(tái)，建立信息收集、分類、查找等不同功能，方便工作人員的管理以及人們的查找利用。同時(shí)要加強(qiáng)與其它部門(mén)的交流，收集其他部門(mén)的建議建立方便快捷的信息化平臺(tái)，是每個(gè)人都能保持高效的工作效率同時(shí)減少不必要的麻煩。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)人才

在實(shí)際工作中，哪一項(xiàng)工作的發(fā)展都離不開(kāi)人力的支持，專業(yè)的工作人員不但能夠保持高效的工作效率，更具有極高的職業(yè)道德和操守，利于部門(mén)之間的相互合作與交流，使部門(mén)之間一直維持有效的聯(lián)系。以前很多文書(shū)職位的工作人員因缺乏職業(yè)素養(yǎng)，在很多工作中存在問(wèn)題，同時(shí)因?yàn)椴荒苤匾曌约旱墓ぷ鳎诠ぷ髦袘猩⑺尚福沟霉ぷ髻|(zhì)量嚴(yán)重降低，給相關(guān)部門(mén)帶來(lái)很大的損失。在文秘工作與文書(shū)管理工作中，專業(yè)的工作人員不僅能更快地完成工作保證質(zhì)量，更便于這兩項(xiàng)工作的順利接洽，實(shí)現(xiàn)辦公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供有效性的建議，當(dāng)面對(duì)改革創(chuàng)新時(shí)，能夠以專業(yè)的眼光看待問(wèn)題，做出最合理的判斷，推陳出新，保證工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們已經(jīng)深刻的了解到文秘工作與文書(shū)檔案管理工作之間的緊密聯(lián)系，在現(xiàn)實(shí)的生活中我們已經(jīng)不能將這兩項(xiàng)工作完全分開(kāi)，為了實(shí)現(xiàn)便捷化和科學(xué)化的現(xiàn)代化辦公我們應(yīng)該想盡一切辦法將這兩項(xiàng)工作緊密聯(lián)系在一起，堅(jiān)持一體化理念，利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，培養(yǎng)專業(yè)化人才，規(guī)范各項(xiàng)工作，提高人們的工作效率，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到想要的資料，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)提供更準(zhǔn)確的建議，實(shí)現(xiàn)部門(mén)利益最大化。

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