人事檔案管理信息化建設中存在問題分析與對策

潘小寨

摘 要：人事檔案管理作為人力資源的重要內容，隨著經濟全球化的快速發展，傳統的管理模式已經不能適應時代發展。特別是近年來，人事檔案管理的基礎業務與核心都得到了延伸。但是我們也應該看到人事檔案管理信息化依然存在很多問題，需要我們完善信息化建設對策。

關鍵詞：人事檔案；管理；信息化建設；問題

人事檔案作為我國各級社會團體、國家機關、事業單位在管理活動中反映、記述某人德才與經歷的表現，它是在個人的基礎上組合起來的，為文件資料查找提供保障。同時，它也是任用、選拔人才的依據，對掌握人員狀況具有重要作用。近年來，隨著一系列條規、條例的出臺，對人事檔案管理的歸檔、收集、轉遞、整理、保密、利用等工作進行了嚴格的限制，其目的是保障人事檔案管理的權威性、嚴肅性、真實性、準確性。與此同時，在社會主義經濟體系和人事制度不斷深入的環境下，傳統管理越來越不能適應時代發展，甚至還出現了管理混亂、擅自扣擋、造擋、建檔、棄檔等現象，這樣不僅影響了檔案管理的可信度，同時也極大的影響了檔案作用發揮。

1 新時期人事檔案管理的意義

人事檔案管理信息化是指運用現代化技術對檔案資源進行現代化管理、處置和利用，在檔案信息數字化、管理網絡化的過程中，推動現代人事檔案管理。它對現代事業單位組織、人事工作具有重要影響。首先，人事檔案管理從信息化生成、驗證、采集、歸檔、入庫到整個工作流程的完成，避免了大量工作人員糾結于各種繁雜的事物中，同時這也是對工作效率的增加。其次，人事檔案管理信息化也實現了人事檔案網絡化、微機化，在統一業績考核、薪酬管理以及人事信息等模塊下，通過數據庫能快速檢索各種信息，在減少檔案人員和原始材料的接觸的同時，對人事檔案紙質資料進行保護，另外，它對共享信息資源也有重要作用。通過加強人事檔案信息化建設，領導人員能夠快速掌握各種信息，并且為晉升職位、培養人才、聘用干部提供依據。

2 人事檔案管理信息化建設存在的問題

信息化作為信息社會的需求，也是現代人事檔案管理的需要。在信息共享的環境下，不僅能為社會提供全方位的信息，對提升工作質量和勞動效率也有重要作用，我們能快速獲取人事簡歷、自然狀況、特長、素質和德能等綜合性信息，并且隨時查詢生活、學習、工作等各種影像、聲響資料。從信息化建設過程來看，主要存在以下問題：

2.1 多頭分散，內容陳舊

從人事檔案管理過程來看：它是在計劃經濟體系下不斷完善起來的，大多數由用人單位進行保管，這種管理體系在計劃經濟相對穩定的環境下可行，隨著社會主義市場經濟和改革開放，各個事業單位開始進入市場，在流動人口越來越多，單位對人事管理認識不夠的情況下，很容易出現多頭分散的管理現象。其主要表現在以下方面：

首先，是隸屬混亂，進行檔案管理有人事、組織、勞動部門，還有一些無權管理與保存的單位進行人事檔案管理與保存。其次，是檔案管理分散。人事檔案有可能是用人單位，也有可能在人才交流地，甚至還有的在私人手中，這樣就出現了管理分散的局面。

而這種多頭分散的管理局面和市場經濟發展是不符合的，不僅阻礙了檔案工作進程，對社會發展也帶來了很多不利影響。它不僅會影響人事檔案管理的權威性與真實性，還會減小可信度，不利于對其進行監督，在管理淡薄的情況下，如果不及時對檔案進行歸檔，就很容易出現資料不全的現象。在缺乏有效監管的情況下，為別有用心的個人與單位提供了破壞人事檔案的方便和條件。例如：在形成與補充檔案中，出于私心和組織目的，弄虛作假，有意識的對檔案進行篡改和歪曲，都會影響人事檔案的正確性，并且損害人事檔案的可信度與權威性。

2.2 人事檔案信息量不夠

從人事檔案功能來看，它是在市場體系下形成的，信息量需要根據經濟管理記載，但是在快速發展的市場經濟下，記載內容已經失去原來的意義，同時很多滿足時代要求的內容卻沒有及時記載，這嚴重影響了人事檔案的作用和用人單位的工作要求。還有部分事業單位忽略了信息化建設，在人事檔案管理缺乏統一標準和規劃的環境下，也影響了數據庫的系統性和整體性。

2.3 缺乏創新，制度落后

在傳統的人事檔案管理中，主要靠手工藝制作完成，所以對工作人員的素質要求并不高，但是在現代化背景下，面對各種壓力，落后的管理制度和標準很難勝任時代要求，迫切需要更高素質的復合人才進行檔案管理。

3 加強人事檔案管理信息化建設的對策

3.1 改善檔案管理觀念，強化隊伍建設

在人事檔案管理信息化建設的今天，為了推進檔案管理進程，必須從改善觀念、完善制度、增加投入、改善隊伍等方面提供信息化水準。因此，在日常工作中，事業單位必須轉變經營理念，通過提高信息化意識，注重各級領導的信息化建設；通過加大政府扶持和領導組織力量，進行多種方式的資金籌措，這樣才能確保系統運行和建設需要的經費，從而加快軟硬件基礎設施建設和人事檔案網絡化開發和研究。同時，強化經營體系，完善信息化自檢、保密體系，也是夯實檔案管理信息化建設的方法。

3.2 改善人事檔案管理內容

在人事檔案管理中，我們必須整合職業需求，重新整理收集標準、范疇和分類，有目的的擴充信息內容。在檔案管理中，通過反映當事人素質、綜合能力和權威部門的考核資料，做好相關單位的用人記錄。俗話說：意識受物質影響，人事檔案管理和思想基礎有很大關系，只有加大物質投入，才能保障信息化建設實現。在這過程中，基金投入作為重要的內容，事業單位必須拓展資金渠道，通過為其提供足夠的備用資金，保障檔案管理的先進性。另外，根據單位本身的情況，利用科研成果，也能增加經濟收入。因此，在工作中，相關部門與單位應該充分利用科研人才，通過安排信息化工作進程，保障信息化建設進度和投入。

在人才管理中，為了將相關工作落到實處，除了要充分利用信息化工具，還必須以人為本，健全高素質、專業化的建設隊伍，這樣才能充分發揮檔案管理的價值與功能。

3.3 加大管理模式創新進程

在激烈的市場競爭中，為了讓社會更加簡便、快捷的運用人事檔案，可以利用網絡技術、計算機研制的管理軟件，健全對人事管理的維護、跟蹤與監管，特別是個人檔案中的電子文檔與數據庫的建立，這樣才能保障信息資源共享。如：通過網絡通訊，健全業績跟蹤過程，這樣才能做好人才流動統計，始終保持流動人員以及檔案內容的靈活性，以提高利用價值。

3.4 加強人事檔案標準化、制度化建設

在企業規模不斷擴大的今天，人員模式與人事制度發生了很大的變化，同時對人事管理也提出了更多的要求。人事檔案管理作為一項政治性、專業性與機密性并存的工作，人力資源組織和管理單位，必須結合管理方法和理論，生成一套標準化、制度化的管理體系。具體如：管理條例、機構、職責、制度等。

4 結束語

加大人事檔案管理信息化建設作為提高人力資源管理水準，加強現代化管理進程的途徑，對現代化建設具有重要作用。因此，在實際工作中，必須正視人事檔案管理現代化建設以及存在問題，這樣才能保障人事檔案可持續發展。

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