新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作

陳曲

【摘 要】隨著社會經濟的發(fā)展，人們加強了對社會養(yǎng)老保險的問題的重視，通過社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案能夠對參保單位和參保個人進行權益的維護，而通過檔案管理能夠對維護的質量和效果進行保證，對參保人員在長期性記錄、追蹤、服務和保障是社會保險事業(yè)業(yè)務的主要組成部分，而利用檔案管理能夠對這些組成部分進行信息的收集、整理和存檔等等，能夠促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務的發(fā)展。本文對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的存在問題進行分析，并制定出提高檔案管理水平的對策。

【關鍵詞】新時期；社會養(yǎng)老；保險；業(yè)務檔案；管理

為了保證社會養(yǎng)老保險業(yè)務的優(yōu)質高效的服務，應該對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理進行規(guī)范，從而對檔案的真實和完整性進行保證，加上對社會保險和社會保障體系的開展和完善，能夠保證社會養(yǎng)老保險業(yè)務的質量水平。面對當前的網(wǎng)絡信息化時代，應該對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理進行適當?shù)母倪M，利用更高的標準來進行社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理，切實保證社會保險事業(yè)的發(fā)展。

1 社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理存在的問題

1.1 社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理制度不健全

我國加強了對檔案管理的法律法規(guī)的制定和推行，但是在社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理上不能充分的保證管理的規(guī)范化，主要體現(xiàn)在社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的制度不夠完善。不能對檔案的分類標準進行確定，會出現(xiàn)檔案歸納錯誤的情況，甚至會出現(xiàn)重要檔案意識的情況。在檔案編制的格式上不夠規(guī)范，不能保證檔案材料紙張在形式和裝訂等方面的統(tǒng)一，無論是檔案的歸類還是檔案的查閱都較為麻煩。不能對檔案的保存和調閱進行規(guī)范，不能充分的保證社會保險工作的順利進行，會造成錯誤疏漏甚至舞弊的情況。

1.2 社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理軟硬件設施投入不足

不少單位不會進行專門社會養(yǎng)老保險檔案室的配備，還有一些檔案室名存實亡，在設備配置上簡陋，不能充分的進行防潮、防蛀和防盜等方面的設備，不能對檔案管理安全性進行保證，更不用說檔案管理的現(xiàn)代化和信息化了。當前有很多的社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案沒有進行信息化的管理，不能保證快速高效的檔案查閱。當前辦理社會養(yǎng)老保險業(yè)務的單位和個人越來越多，面對眾多的保險業(yè)務量，如果還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式就不能很好的保證參保單位和個人對檔案的查閱和核對，會降低投保人員對社會養(yǎng)老保險業(yè)務辦理的滿意度，會影響社會養(yǎng)老保險業(yè)務的發(fā)展。

1.3 社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員專業(yè)素質較低

當前社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員的專業(yè)素質和技術能力等方面有所不足，面對大量的社會養(yǎng)老保險檔案，會受到能力的限制而不能很好的完成自身的工作，造成了社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員的較差的穩(wěn)定性，不少檔案管理人員開始轉行做其他工作。為了對這種情況進行彌補，通常會招聘一些兼職人員來進行社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作，而這些人員在專業(yè)知識和技術能力上更加薄弱，以為屬于兼職工作，所以兼職人員不會有時間來對養(yǎng)老保險檔案專業(yè)知識和相關技能的學習和補充，所以不能保證檔案管理過程中檔案材料在收集、整理和歸納等操作過程中的準確性。總體上來說，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作缺少充足的高素質專業(yè)人員，所以不能對社會養(yǎng)老保險業(yè)務質量進行保證。

2 提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理水平的對策

2.1 社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的規(guī)范化建設

社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的規(guī)范化建設主要是依靠國家的法律法規(guī)的出臺和相關檔案管理制度體系的建立健全，確定文件資料的來源形式和查考價值之后，對檔案的管理辦法、分類方案和業(yè)務流程等方面進行制定。在法律法規(guī)方面，需要加強對《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》以及一些與檔案相關的法律的參考，保證對社會養(yǎng)老保險工作的內涵進行正確性的認識，對檔案的歸檔、庫房管理、檔案保密、檔案統(tǒng)計以及檔案的移交等方面進行管理制度的建立和健全，保證社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作有法可依，有章可循，從而確保社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的規(guī)范化。

在社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理過程中應該保證各類的檔案資料能夠集中和統(tǒng)一的管理，保證檔案管理的任何過程都能夠規(guī)范的進行，切實有效的保證社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的規(guī)范性、科學性和有效性。

2.2 社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的基礎性建設

要想加強社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的基礎性建設，加強單位領導對社會養(yǎng)老保險檔案的重視和支持是必要的，這樣才能保證充足的人力和財力的投入，對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作中出現(xiàn)的人員、資金和設備等方面的問題進行很好的解決。通過對財力的投入能夠建立完善的檔案室、閱檔室和辦公室，能夠進行檔案管理工作中材料的收集、記錄等方面設備的購置，能夠完善檔案的保護設備，切實保證檔案保護的“八防”標準。下文中會提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的信息化管理，雖然利用信息化管理能夠對檔案進行掃描記錄，但是不少的檔案還是需要進行實體檔案和數(shù)據(jù)的保管。

2.3 社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的信息化管理

應該加強對計算機信息技術的應用，充分的發(fā)揮計算機信息技術的優(yōu)勢，從而實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的信息化。社會養(yǎng)老保險業(yè)務正在不斷的發(fā)展，各種各樣的紙質材料和證明不斷的出現(xiàn)在社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的工作中，這些保單合同和證件復印件等資料如果采用傳統(tǒng)的檔案管理方式會具有一定的難度，而且紙質材料會受到眾多方面的影響而不能充分的保證其質量，會破壞檔案的完整性和真實性，對此需要加強對檔案資料的信息化管理，可以將紙質資料利用掃描設備來轉化成數(shù)字檔案，這些數(shù)字檔案不但能夠方便保存和分類，而且能夠利用電子檢索目錄的制定能夠方面管理人員和參保人員的檢索和查閱，能夠方便及時的對參保人員的賬戶信息進行及時的更新，使得社會養(yǎng)老保險業(yè)務服務更具有可視化。

2.4 社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作人員專業(yè)素質的提高

對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員進行專業(yè)技能的培訓，管理人員應該加強對法律法規(guī)和業(yè)務知識的了解，還要保證具有一定的計算機操作能力，通過專門業(yè)務檔案管理部門的成立，能夠對各方面的人才進行吸納，通過社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理隊伍的建設來提高檔案管理的成效。

3 結語

總上所述，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作能夠為參保人員提供權益保護的依據(jù)，我們應該加強對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的完善，切實保證檔案管理工作的質量，使得社會養(yǎng)老保險業(yè)務能夠更好的服務社會。