檔案館員的創新探究

陳菊

【摘 要】新時期的檔案工作面臨著重大改革，建立合理的檔案管理制度，已成為高校檔案管理者面臨的重大課題。高校應在科學發展觀的指導下，秉承“以人為本”的理念，構建適應新形勢的檔案管理制度新模式，以建立學科館員制度來完成檔案管理工作的創新。

【關鍵詞】檔案；館員；創新

網絡環境下的電子文件和電子檔案的大量產生、網絡化程度的日益提高，以及現代檔案管理模式的改變，都對檔案管理工作提出了更高的要求和標準。作為高校檔案管理者不僅要精通檔案管理，具有廣博的知識，掌握自動化、網絡化技術，還要成為信息和知識的導航員，這就迫切需要受過專業訓練、擁有豐富學科知識的學科館員來擔任此項工作。

一、高校檔案學科館員的概念及其工作的主要內容

1.學科館員的定義

學科館員是指具有學科知識背景，能夠組織學科信息資源，并提供學科信息服務的圖書館館員。近年來，我國很多高校圖書館先后加強了與本校發展相適應的學科館員制度建設，并取得了較大成功，學科館員為相關學科的教學與科研也作出了積極貢獻。

2.學科館員工作的主要內容

學科館員工作的主要內容就是協助和指導高校主要行政部門、院（系）進行資料的收集、挑選和整理，通過科學、有效地收集、整理、加工檔案信息資源，實現檔案較為系統、完整的安全保管并提供準確、及時的信息。根據檔案館的工作內容和實際情況，高校可設置聯絡學科館員、業務學科館員、咨詢學科館員、專業學科館員若干名。聯絡學科館員主要負責學校資料的收集及信息傳播、導航服務工作，業務學科館員主要負責將有效信息轉換為適合需要利用的信息產品工作，咨詢學科館員主要負責檔案咨詢、利用和宣傳工作，專業學科館員主要負責網絡環境下檔案數字化及建庫工作。

二、加強高校檔案學科館員隊伍建設的重要性

1.檔案信息資源主要依靠人力資源管理

加強學科館員隊伍建設是實施檔案事業可持續發展戰略的需要，是依靠科技振興檔案事業的需要，是在創新中發展檔案事業的需要，也是知識經濟發展的客觀需要。如果沒有一批高水平、高素質的學科館員做支撐，高校檔案信息資源的開發能力就不可能最大限度地釋放出來。即使有了現代化的技術設備，離開高水平、高素質的檔案管理者，設備的維護和運轉也會因受到負面影響而使效益受損。

2.知識管理與檔案科技進程密不可分

在高校檔案工作不斷適應社會發展的進程中，知識管理與檔案科技的發展進程將更為緊密。首先，知識管理是檔案科技創新的最終目的，檔案科技創新是為利用者提供更加方便快捷的服務，而知識管理是促進知識整合創新，從而達到高效管理的目的。其次，知識管理是檔案科技創新的必要條件，系統地利用知識資源管理和知識創新管理對檔案信息資源進行全面、系統的開發，為利用者提供更優質的檔案信息服務。最后，檔案知識管理需要檔案科技創新中的技術支持。

3.館員綜合素質培養利于檔案信息資源的深度開發

要使檔案信息真正為高校教師和科研服務，檔案館員就要在工作實踐中多探討、多鉆研，提高管理效能與業務水平：不僅要掌握高新科技的基本知識，還要具備社會科學知識和自然科學知識；不僅要不斷研究和探討檔案信息開發的新途徑與新方法，還要具備較高的技術水平、較強的業務能力。這樣，才能適應檔案信息資源深度開發的需求。

4.檔案文獻服務體現服務價值和社會效益

檔案服務工作需要新觀念、新形象、新館藏結構、新服務方式來支撐。因此，要擴大文獻服務、信息服務、知識服務，及時調整并適時轉變管理機制、工作職能、運營模式、實施對策和服務平臺，充分體現室藏內檔案資源的特色和知識產品的專業特色，找準高校檔案館自身的社會定位，盡可能最大限度地實現檔案服務的價值，從而使檔案服務產生最大的社會效益。

三、高校檔案學科館員的隊伍建設與創新發展

1.制定完善的人才培養規劃

要圍繞學校專業設置和學科發展規劃，按照“突出重點，優化結構”的思路，制定有計劃、有步驟、有重點的人才培養規劃。一要結合學校學科發展和專業建設的實際，分層次制定學科館員的培養目標，明確學科館員人選，使學科館員的培養與學校的學科建設同步發展。二要按照“實用、重點、超前”的原則，立足于高校各院（系）現有的兼職檔案業務人員，選拔人才，挖掘人才潛力，確定人才培養目標和途徑，制定人才培養規劃，做到分類培養。三要把長遠規劃與近期目標結合起來，充分考慮學科建設的主次和學科館員的年齡結構，形成合理的人才梯隊，以保證學科館員工作的連續性和穩定性。

2.創造良好的人才培養條件

一支精良的學科館員隊伍是學科館員制度得以完善、改進的保證。為此，一要開展多種學術活動，把學術講座與交流作為提高館員素質的重要途徑，督促學科館員經常閱讀專業文獻特別是綜述性論文，經常參加課題報告、畢業論文報告、專題講座等各種學術活動。二要加大繼續教育力度，通過學歷教育、崗位輪換、舉辦各種業務測試和各種短期培訓、研討班等，創造人才成長的各種有利條件。三要鼓勵學科館員開展科研工作，特別是鼓勵學科館員單獨承擔科研項目，促進理論與實踐的有機結合，使學科館員在實踐中得到鍛煉和提高。

3.明確學科館員的崗位職責

明確學科館員的崗位職責是實現學科館員制度整體目標的重要內容。學科館員的崗位職責主要有三個方面：一是深入了解院（系）的信息需求，廣泛與院（系）師生、主管教學科研的院（系）領導以及學術帶頭人建立經常性的聯系，了解其教學科研的研究熱點、發展方向、發展動態、最新成果以及所研究課題的進展情況。二是為院（系）提供信息資源服務，跟蹤教學進度和科研課題等有關文獻信息，為本學科重點用戶提供代查、代借、代復制等信息服務。三是建立網上學科咨詢站，充分利用網絡資源建立網上學科咨詢站點，直接通過網絡與用戶進行交互式咨詢解答，為用戶了解國內外本學科學術研究前沿及進展情況提供在線幫助。

4.制定詳細的學科館員工作目標

要制定具有適度彈性，能充分調動學科館員積極性、主動性和創造性的工作目標。如學科館員工作的開展在探索階段可暫分為：初級目標，包括崗前準備工作、檔案館（室）現有條件利用、館藏文獻資源熟悉等。中級目標，包括與院（系）聯系、對學科梯隊或研究群體進行學科信息資源導航；與有關學科導師等聯系，召開座談會，了解他們的需求，使供需雙方對接，制訂學科館員服務方案。高級目標，包括針對學科專業研究項目，通過多種形式進行跟蹤服務、定題服務等深層次開發資源的研究，并以專題的形式印刷成冊。

5.規范、完善學科館員評價機制

對學科館員的工作成效進行考核和評價，是促進學科館員制度有效運行的重要措施，也是檢驗學科館員制度運行情況的一項重要內容。通過考評掌握和了解對院（系）的信息需求，及時輸送院（系）所需的個性化信息精品，架起相互交流的橋梁，以促進檔案信息資源的有效利用，從而更好地為教學、科研服務。考核評價體系主要包括服務質量、服務數量和服務效果，主要反映在館員工作質量的特色服務、信息服務和時效服務，以及信息提供和反饋的數量、交流座談和參加學術活動的服務數量等方面。同時院（系）各學科教授、考核評聘小組也要對現任學科館員的服務進行客觀評價。

6.采取靈活多樣的激勵措施

要建設一支素質精良、競爭力強的高校學科館員隊伍，就必須建立靈活多樣的工資福利制度。可采用固定工資與浮動工資相結合的辦法，讓浮動工資與館員的業績和檔案工作業績直接掛鉤。還可采用按比例提成的付酬方式等激勵措施，如精神激勵、技能培養激勵、出國深造激勵等。只有有了高水平、高素質的學科館員隊伍，學科館員制度建設才能真正落到實處，學科館員才能為學校的教學、科研當好信息導航員。