淺談企業辦公費用精益管控

張麗榮

摘要：企業辦公費用是指企業各單位為保證基本辦公需要而發生的用于購置辦公用品、辦公設備、辦公耗材的所有支出，是企業管理費用的重要組成部分，會直接沖抵企業的營業利潤。因此，在企業經營活動中要對辦公費用進行有效的管控。辦公費用的有效管控將為企業資源的利用達到最大化效用，從而提高經濟效益。隨著市場經濟的發展，傳統粗放型的管理模式已不適應現代企業發展的要求，對于辦公費用支出的精益化管理已迫在眉睫。辦公費用精益管控即運用最精簡最高效的方法對企業辦公資源進行合理分配，避免產生不必要的浪費，又確保核心業務部門的辦公需求，從而降低企業辦公費用，提升其管理水平。

關鍵詞：辦公費用；精益管控；預算管理

中圖分類號：F273 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-0-02

一、企業辦公費用管理現狀

我國經濟發展進入新常態，面對嚴峻的外部市場形勢和持續加大的內部經營壓力，大多數企業越來越意識到在企業轉型升級過程中成本管控對企業可持續發展的重要性，但尚存在一些認識與實務的盲區，比如對辦公費用的管理在其科學性和合理性方面就有待改進。由于辦公費用在一個企業的管理費用中占比較小，沒有引起應有的重視，企業在激烈的市場競爭環境影響下，將更多的注意力放在了其他管理費用的管控上，以致目前我國多數企業辦公費用管理現狀不盡如人意。

1.辦公費用管理得不到重視

長期以來，人們對“精益管理”都局限于生產過程中，企業往往注重生產成本的管控，而對于辦公費用的控制則不加重視，認為辦公費用占比小，無足輕重，對企業的經營指標不能產生直觀、可見的經濟價值，不會影響到企業的生產經營，對辦公費用的支出缺乏實際的管控，而企業內部各單位對辦公費用的支出隨意性比較強，員工在使用辦公資源時沒有形成節約意識，對辦公資源的利用不合理，造成了很多不必要的浪費。

2.辦公費用管理不規范

由于企業在新的經濟環境下面臨更多的挑戰和風險，還在不斷地探索新的經營模式，在費用管理方面還不盡完善，財務部門與專業部門之間缺乏互動或互動不夠，專業部門的參與面還主要集中在預算指標編制和執行結果評定階段，而對預算過程的管理監控參與度低甚至基本不參與，致使業務預算數據更新不及時，財務部給出的辦公費用與實際可能不相符，實際損耗信息無法通過財務報表反映出來。這使企業經營管理者對辦公費用實際使用情況不完全了解，以致對辦公費用的管控不精準。而且目前我國很多企業在精益成本管理方面經驗不足，資金預算管理粗放，對辦公費用的管理更是簡單，還基本沿襲傳統預算管理模式，費用管理方式陳舊，沒有創新。在辦公費用管理上缺乏整體的規劃，沒有建立與企業實際發展相適應精益化管理模式，管理手段單一，不規范。

3.費用支出監管不到位

由于對辦公費用沒有實行精益化管理，隨著市場經濟的發展，有些人會利用管理的漏洞謀取私利，很明顯的一點就是，支出隨意性比較大，變相列支現象嚴重，為了本部門的小團體利益挪作他用，甚至私用，而企業對辦公費用的管理還較粗放，缺乏系統的監管，財務部門對辦公費用的支出不完全了解，沒有及時控制辦公費用的來龍去脈。對辦公費用的監管力度不夠，導致我國企業辦公費用沒有發揮其應有的作用，沒有對資金進行合理的利用。

二、辦公費用精益管控的方式方法

1.辦公費用精益管控的概念

辦公費用精益管控的核心就是通過減少不必要的浪費，以最少的的資源投入，推動企業黨政組織系統的正常運轉，創造出盡可能多的價值，并有效的推動企業發展。近年來，隨著市場經濟的發展，企業外部競爭壓力不斷增加，企業內部成本壓降的壓力也日益增加，對辦公成本進行有效控制，也成為困擾企業發展的新問題。推行辦公費用精益管控，就是要對辦公費用進行有效控制，通過預算管理實施有保有壓，一方面保證核心業務部門辦公的需要，一方面又控制其他部門的辦公費用，做到各級組織的辦公費用的精細化管理。所謂沒有最好的管理，只有最適合的管理，辦公費用精益化管理立足于本企業的長期發展，從細節入手，全員參與，持續改善，能做到物盡其用，減少浪費；能提高企業員工的成本意識，能引導員自覺加入費用控制改進行列。

2.辦公費用精益管控的精髓

辦公費用的精益管控與生產制造成本的精益管控類似，都是希望合理使用資金，減少浪費，以最少的投入，獲得最大的產出，通過持續的改善，以便企業能最大化地利用資金，使企業在同行業之間相比更具發展優勢，更具競爭力，最終取得較高的經濟效益與社會效益。

三、辦公費用精益管控的探索

辦公費用精益管理以優化資源配置、消除浪費、提升效率為目的，這就需要企業從費用指標各個環節出發，嚴格控制費用支出，達到開源節流的目的。

1.提高員工精益管理的自覺性

企業辦公費用精益化管理，關系到企業的每一個部門，每一位管理人員。實行精益管理，需要全員參與，做到人人參與辦公費用管理，要提高員工的成本意識，員工對于精益管理的成效起著主要作用。因此，要將精益化的制度和思想傳輸給員工使其形成自覺性，讓自覺性作為保障逐漸的使其成為一種規范化的制度模式，從而實現管理的目標。

2.全面預算管理

全面預算管理是現代企業管理的重要手段，一個好的預算方案可以更好的實現企業財務管理，節約企業生產成本。預算管理是一項系統而又復雜的工作。企業要實現預算管理，必須結合企業實際發展情況，對預算管理工作進行綜合分析，針對辦公費用支出，辦公費用主管部門要及時掌握各單位辦公費用使用情況，從發生源頭開始介入管控，主動參與到預算管理中，與財務部門和各費用使用單位形成良好的聯動機制，及時更新預算數據，將精益管理融入到辦公費用管理的全過程，列出詳盡完整的預算項目，從而進行預算工作，最終使財務預算管理能夠很好的對企業的辦公資金進行規劃，進而保證企業辦公費用的合理、科學流動，提高辦公費用的利用效益。

制定了科學合理的預算方案之后，要加強對預算的管理，具體項目要落實到人，企業各部門都有相關責任，并加強各部門的合作，各部門都應按照預算方案相關要求進行科學安排預算費用，將辦公成本控制在科學合理范圍內，控制由人為因素而加大的辦公費用。

3.強化財務監督，逐步消除浪費

強化財務監督，是對資金合理利用管理的有效手段。強化財務監督，必須從兩方面著手：一方面是加強財務部門和辦公費用分管部門對企業各部門的辦公費用日常支出的監督，此外還得加強審計部門和紀委的監督，審計人員紀委監察人員應對財務管理各程序進行有效監督，加強審計工作力度，強化內審作用，關注財務操作的合法性，及時查處挪用辦公費用的違紀行為，實施事前預防，用行政手段對辦公費用進行有效管理。

在強化財務管理的基礎上，企業應逐步消除鋪張浪費的現象。費用管理部門應對辦公費用進行有效分解，對各項辦公費用支出進行有效梳理，強化預算管理的嚴肅性，對不執行預算標準的單位進行考核；嚴格區分辦公費的開支項目，嚴禁將一些擬是而非的項目列入辦公費用科目當中；對辦公用品的領取進行規范，細化量化辦公費的支出標準并及時完善，制定科學合理的管理辦法，并嚴格執行該管理辦法，對辦公費用的支出做到全程可控，減少辦公費用的浪費。并在每月底，對辦公費用支出進行分析，梳理出不必支出的辦公費用，并進行公示，用以提醒企業員工在今后的工作當中，減少不必要的辦公費用支出。這樣查找管理短板，并進行針對性的改進，我國企業的辦公費用管理體系終將會得到持續的改善。

4.轉變管理者的理念

取得長期持久的競爭優勢，是現代企業的管理宗旨，所以在辦公費用管理上，企業管理者也應轉變觀念，成本意識，是現代企業管理的重中之重。企業管理者應根據實際情況，對辦公費用管理進行改進，促進精益管理的可行，建立屬于本企業實際的辦公費用精益化管理模式。這就要求管理者在對辦公費用精益管理中不單單只看重眼下，更要以長遠的眼光，系統的分析費用管理現狀，及發展方向，從而擬定費用管理方案，并在辦公費用精益管理的執行中，注意各部門之間的協調，分析費用管理問題所在，深入了解企業當前費用管理現狀，并從整體的角度提高企業辦公費用管理能力和管理執行情況，優化辦公費用管理水平。

四、成效

中車眉山車輛有限公司將辦公費用管理全部納入企業資源計劃ERP信息系統進行管理，確保了辦公用品的訂貨、審批、采購、領用各個環節全部通過ERP系統進行，各環節管理痕跡清晰可查，辦公用品庫存資源實現共享，主管部門可以有效調濟調配使用。2016年全年辦公費用比“十二五”期間下降12%，辦公費用精益管控取得了明顯成效。

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