加強(qiáng)大型企業(yè)檔案管理的措施分析

李曉潔

（證件號碼130129198408141522 河北 涿州 072750）

摘 要：在全球日益激烈的資本市場和技術(shù)競爭的雙重壓力下，各大優(yōu)秀的企業(yè)都在積極主動地調(diào)整戰(zhàn)略，從精簡、扁平化組織一直到分拆、兼并聯(lián)合，持續(xù)地進(jìn)行變革。在變革的過程中，企業(yè)也越來越重視對積累的檔案等知識資源的運(yùn)用。文章對大型企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及其問題進(jìn)行了總結(jié)，對加強(qiáng)大型企業(yè)檔案管理的具體措施進(jìn)行了分析，以便更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大型企業(yè)，檔案管理，隊伍建設(shè)

一、大型企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及其問題

在我國大型企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，加強(qiáng)檔案的建設(shè)是十分必要的。但是，在這個過程中出現(xiàn)了檔案管理人員缺乏對有效信息的收集，造成了檔案管理效率低和不及時的問題，其具體表現(xiàn)如下：

（一）監(jiān)督管理不到位

在大型企業(yè)檔案的監(jiān)督管理上，由于缺乏重視，造成了一些文件的丟失和損壞，這將直接影響檔案的建立和完善。除此外，在管理制度上沒有明確的說明檔案的管理和保存，這對個人工作后對辦公室檔案，合同檔案的整理有著間接的影響。

（二）歸檔文件不完整

大型企業(yè)的工作量較大，這就加大了檔案在收集上的難度。由于子公司單位很多，各子公司的檔案情況均有所不同，想要保留完整的文件對檔案管理員的工作有著絕對細(xì)致的要求。除此外，態(tài)度上不重視檔案管理工作，將重心放在工程和質(zhì)量上，是歸檔工作難以開展的主要問題。經(jīng)常性的漏記、記錯、重復(fù)數(shù)據(jù)也是歸檔工作中的一大問題。

（三）歸檔工作具有滯后性

歸檔工作受到時間上的限制，主要是因?yàn)楸仨毊?dāng)項目完工之后才能為提供更加準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)。因此，這將會造成歸檔工作的滯后。隨著項目進(jìn)度的加快，項目本身的龐大性，這對建檔工作的質(zhì)量有著必然的影響，甚至?xí)斐商摷贁?shù)據(jù)的匯報。尋找適合項目合同工作檔案的收集和歸類是檔案管理員面對的首要問題。

二、加強(qiáng)大型企業(yè)檔案管理的措施

提高大型企業(yè)檔案的質(zhì)量，有利于大型企業(yè)取得準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，能夠?yàn)槿蘸蟮纳a(chǎn)提供方法和經(jīng)驗(yàn)。尋找大型企業(yè)檔案質(zhì)量的控制途徑，有利于檔案管理工作的開展和完善。

（一）強(qiáng)化大型企業(yè)檔案管理意識

樹立大型企業(yè)檔案管理意識，是做好檔案工作的第一步。我們不僅要加強(qiáng)對檔案管理員進(jìn)行工作上的培訓(xùn)，還要對各個公司的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)從上到下所有管理人員的觀念轉(zhuǎn)變。只有認(rèn)識到檔案對企業(yè)發(fā)展的重要意義，重視數(shù)據(jù)搜集的重要性，才能減少檔案管理過程中的阻力，才能實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)完整度和精確度的最大保留。

（二）加強(qiáng)各階段檔案的過程控制

為了保證大型企業(yè)檔案的真實(shí)度和可靠性，我們應(yīng)該對項目實(shí)施中的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案的收集，做好過程控制。首先，我們要對技術(shù)性較強(qiáng)和保密性的文件做好保管工作。對收集上來的文件，我們在整理和歸類之外，還要做到對其合法性的檢驗(yàn)，在蓋章的問題上是否符合國家的要求和大型企業(yè)的管理制度。檔案的管理工作應(yīng)該貫穿于項目的始終。技術(shù)人員是整個項目的基層人員，對生產(chǎn)過程有著最直接的體驗(yàn)，在項目完成前，很多檔案都是通過他們的記錄和分析得到的。因此，我們要加強(qiáng)各子公司之間的配合，了解各自的具體情況，對質(zhì)量檢測問題做好排查，對文件建檔追蹤并進(jìn)行項目不定期的抽查，加強(qiáng)項目進(jìn)行中的各個環(huán)節(jié)的反饋，有利于提高項目質(zhì)量。

（三）落實(shí)檔案管理責(zé)任制

檔案的管理工作需要在監(jiān)督中得到完善，這就要求我們落實(shí)檔案管理責(zé)任制。大型企業(yè)項目涉及的內(nèi)容有很多，具有一定的復(fù)雜性，且周期一般較長。因此，在檔案管理的過程中難免出現(xiàn)失誤和遺漏，加強(qiáng)個人責(zé)任的落實(shí)，可以督促檔案管理人員對企業(yè)檔案的補(bǔ)充和完善，及時發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行數(shù)據(jù)修改，可以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在遇到具體問題的時候，通過責(zé)任落實(shí)，可以找到該項目的負(fù)責(zé)人，減少員工間互相推卸責(zé)任的情況。

（四）完成優(yōu)化的專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)隊伍建設(shè)

檔案工作發(fā)展與日俱進(jìn)，不斷提高對檔案工作人員專業(yè)水平的要求。所以，檔案工作人員一定要繼續(xù)更新知識構(gòu)造，主動參加在職培訓(xùn)等每一種方式的再教育活動，以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展要求。單一的檔案管理人員構(gòu)造已經(jīng)不能滿足檔案工作信息化的發(fā)展趨向，所以，一定要繼續(xù)加強(qiáng)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。

（五）檔案數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)絡(luò)要完善

這階段，檔案信息自動化體系還停留在由文件解決向信息管理體系的過渡階段，對數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)導(dǎo)致嚴(yán)重阻礙。完成檔案信息化的關(guān)鍵前提在于完成高效的數(shù)據(jù)庫管理，加強(qiáng)檢索服務(wù)體系的時效性。經(jīng)過運(yùn)用計算機(jī)對檔案信息的解決技術(shù)，能靈活捕捉照片、紙張檔案材料，而且把全部的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字方式，方便長期保存。

檔案管理工作者第一要具備必須的語言文字能力和科學(xué)文化素養(yǎng)。只有站在對于每一種知識有所認(rèn)識的前提下，依據(jù)本身的語言能力，才可以簡明扼要的對于每一種檔案實(shí)施分析與歸類，才可以第一在入庫的經(jīng)過當(dāng)中做到“去其糟粕取其精華”的結(jié)果。檔案管理的宗旨是提升各種信息資源的運(yùn)用率，因此在面對較為龐大的信息檔案資料的時候，檔案人員一定要具備檔案的分析，檢索，篩選的功能才可以打好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在信息化管理當(dāng)中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，常常要付出很大的腦力勞動，因此必須要加強(qiáng)他們的責(zé)任感，充足發(fā)揮他們的主觀能動性，不然假如他們的主動性不高，在疲憊的狀態(tài)之下，也許會造成整個體系運(yùn)行與更新的停滯，甚至還有安全的隱患。因此作為領(lǐng)導(dǎo)者，與他們實(shí)施主動溝通與交流是一定要的，讓他們意識到自己責(zé)任的同時，也必須要讓他們感覺得到自己在整個管理事務(wù)體系中的主要性。在實(shí)施培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的時候，必須要提升培訓(xùn)的規(guī)范化程度。

（六）優(yōu)化大型企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化

為了完成檔案的數(shù)字化發(fā)展，一定要做好下面幾點(diǎn)的工作：首先，建設(shè)收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。在大型企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，依據(jù)單位每一類檔案狀況，經(jīng)過著錄標(biāo)引，在計算機(jī)中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類與影音類檔案型號等，從而建設(shè)基本數(shù)據(jù)庫。其次，建設(shè)基層報表數(shù)據(jù)庫。在建設(shè)大型企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系經(jīng)過中，繼續(xù)健全狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，同時，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)體系把每一個部門需要報送的數(shù)據(jù)、反饋信息錄入建設(shè)的數(shù)據(jù)庫中，并實(shí)施適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

三、總結(jié)

在信息化的前提下對檔案資源實(shí)施充分高效的運(yùn)用，有助于大型企業(yè)管理提高，對于更好的服務(wù)于廣大職工，有著巨大的推動作用。面對文件的缺失和數(shù)據(jù)失準(zhǔn)，我們要落實(shí)責(zé)任制，減少因?yàn)閭€人因素造成的損失。大型企業(yè)檔案管理的工作需要檔案管理員具有較高的責(zé)任心，與此同時，掌握一定的專業(yè)知識和技能，了解該行業(yè)的特點(diǎn)和基礎(chǔ)知識，這將有利于工作的順利開展。利用科學(xué)的方法進(jìn)行文件的搜集和整理，加強(qiáng)檔案管理人員的隊伍建設(shè)，提高工作能力，在實(shí)踐的過程中積累經(jīng)驗(yàn)是十分必要的。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王國麗.邁進(jìn)電子時代 告別紙質(zhì)公文[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2013（01）

[2] 馮珅珅，張明亮，朱紅.電子檔案管理理念述評[J]. 山東行政學(xué)院學(xué)報. 2012（02）

[3] 趙春輝.基于信息交流視角的檔案、圖書、情報一體化管理研究綜述[J]. 新世紀(jì)圖書館. 2012（03）