強化固定資產(chǎn)檔案管理提升歸檔質(zhì)量

甘輝

【摘要】本文以固定資產(chǎn)清查為背景，針對固定資產(chǎn)檔案管理中無檔可查、利用率低等問題，指出通過完善資產(chǎn)管理與檔案管理制度、重視檔案收集和價值鑒別工作、加強檔案信息化建設(shè)、重視土地等特定資產(chǎn)檔案管理、強化對固定資產(chǎn)檔案的保密工作以強化固定資產(chǎn)檔案管理，提升歸檔質(zhì)量和利用價值。

【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn)；檔案；資產(chǎn)清查

固定資產(chǎn)是單位正常履職和開展業(yè)務(wù)活動的物質(zhì)基礎(chǔ)，是國有資產(chǎn)的重要組成部分。隨著財政部《關(guān)于開展2016年全國行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查工作的通知》（財資〔2016〕2號）等有關(guān)規(guī)定的貫徹和落實，行政事業(yè)單位在全面摸清家底時，也發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的薄弱環(huán)節(jié)，引發(fā)對固定資產(chǎn)檔案管理的思考。固定資產(chǎn)檔案管理與固定資產(chǎn)管理密不可分，資產(chǎn)檔案記錄著資產(chǎn)從購置、入庫、使用、調(diào)撥、報廢等生命周期的重要信息。規(guī)范的固定資產(chǎn)檔案管理有利于單位及時、準確地掌握資產(chǎn)總量、使用及分布情況，實現(xiàn)資產(chǎn)的優(yōu)化配置，提高資產(chǎn)利用率和安全性，也是相關(guān)部門防止國有資產(chǎn)流失、促進保值增值及進行管理決策的重要依據(jù)。

一、資產(chǎn)清查中暴露的固定資產(chǎn)檔案管理問題

嚴格依照國有資產(chǎn)清查文件完成自查、賬物核對、現(xiàn)場盤點、數(shù)據(jù)校核等清查工作，運用實地調(diào)查、電話訪談、檔案查詢、個案面談等方法，在全面獲得了固定資產(chǎn)真實、完整信息的同時，也發(fā)現(xiàn)了資產(chǎn)檔案管理存在的不少問題。

（一）部分固定資產(chǎn)無檔可查。據(jù)調(diào)查，不少單位對資產(chǎn)進行校核時查不到相關(guān)檔案，對賬上有的、清查時沒有的資產(chǎn)無法進行追根溯源；零星檔案也是分散在會計和文書檔案中，很難查到資產(chǎn)流向等信息。對賬上沒有的、清查時有的資產(chǎn)，也難以確認資產(chǎn)來源、金額、使用情況等，有的僅憑相關(guān)人員的口述進行界定，主觀性較強。

（二）部分固定資產(chǎn)檔案不完整、不規(guī)范，利用率低。固定資產(chǎn)登記上賬時較為粗略、模糊，類別細分不夠科學，致使檔案資料參考價值降低。比如，臺桌類、桌椅類資產(chǎn)數(shù)量較為龐大、分類細碎，原始材料上沒登記資產(chǎn)規(guī)格、型號、尺寸、保管人、使用部門等關(guān)鍵信息，致使部分固定資產(chǎn)無法進行深入清查。尤其是飲水機、屏風等耗損性強，價值較小、移動方便的資產(chǎn)更易去向不明；部分電子類固定資產(chǎn)（譬如：刻錄機、辦公設(shè)備零部件）更新?lián)Q代快，如不能按規(guī)定及時處置，故時間一長，不明去向，此項資產(chǎn)的檔案資料無法補充。

（三）固定資產(chǎn)檔案管理缺乏動態(tài)性，資產(chǎn)檔案出現(xiàn)斷層。部分固定資產(chǎn)使用時間跨度較長（譬如：攝像機，使用年限6年），使用頻率高（譬如：安全、檢查、監(jiān)視、報警設(shè)備等資產(chǎn)）、使用部門和使用人流動性較大（譬如：臺式計算機），對其使用、借還等情況搜集的工作量較大，若未能進行及時跟蹤管理，致使相關(guān)檔案出現(xiàn)空白。

二、固定資產(chǎn)檔案管理問題分析

固定資產(chǎn)檔案管理既涉及到資產(chǎn)，又關(guān)系到檔案，是復合型工作，如果相關(guān)負責人不具備較為復合的知識結(jié)構(gòu)和技能，就難以對該部分檔案進行嚴格檢查，不易對一些不規(guī)范的資產(chǎn)材料進行查漏補缺和重新整理。

一是資產(chǎn)管理者檔案管理意識相對欠缺。資產(chǎn)管理者不懂檔案相關(guān)知識，在管理過程中容易漏掉重要文件材料。譬如：資產(chǎn)保管人認為只要是資產(chǎn)一股腦放進倉庫里就行，進出倉庫的登記不科學，甚至不登記直接入庫，這樣就無法形成原始材料。資產(chǎn)管理者不能及時根據(jù)資產(chǎn)生命周期與資產(chǎn)申購部門、資產(chǎn)使用人、各部門進行溝通交流，致使資產(chǎn)賬目登記不全、登記錯誤等情況出現(xiàn)。

二是檔案管理者不了解資產(chǎn)管理流程，難以鑒別或補全材料。資產(chǎn)管理員常常把資產(chǎn)資料送到檔案管理員手里，因不了解資產(chǎn)管理等相關(guān)情況，往往資產(chǎn)管理員送來的算數(shù)，無法進行材料鑒別，不利于檔案資料的完整齊全。

三是資產(chǎn)檔案相關(guān)制度不健全。多數(shù)單位進行資產(chǎn)管理是依據(jù)省級部門的資產(chǎn)制度，有的雖然制定了本單位的資產(chǎn)管理規(guī)定，但絲毫沒提資產(chǎn)檔案管理或只是幾句帶過。相關(guān)部門或人員保密工作不到位，尤其是檔案管理不善的單位，因無依據(jù)可查，資產(chǎn)流失率增加。

三、強化固定資產(chǎn)檔案管理，提高歸檔質(zhì)量

因固定資產(chǎn)涉及辦公用房、居住用房、車輛、專用設(shè)備等廣泛范圍，且使用年限較長，固定資產(chǎn)檔案管理也相對復雜，管理難度比較大。

圍繞資產(chǎn)生命周期，把資產(chǎn)管理文件從生成到永久保存或銷毀看作一個系統(tǒng)，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在檔案管理的“前端”即文件的形成前便進行干預和控制，對中端即“處理、鑒定、整理、編目等等具體管理活動及末端文件保存或銷毀“產(chǎn)生積極影響，提升檔案工作的效率，提高檔案管理質(zhì)量。

（一）完善固定資產(chǎn)管理等相關(guān)制度，促進固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范、科學。固定資產(chǎn)管理與檔案管理相輔相成，相互促進。一是根據(jù)國家、省級行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理政策，結(jié)合資產(chǎn)管理與清查中的新情況、新問題，建立健全固定資產(chǎn)管理規(guī)定，及時制定或修訂適合本單位實際、便于操作的固定資產(chǎn)管理細則，使固定資產(chǎn)管理有章可循，利于形成可靠的資產(chǎn)資料。二是建立健全固定資產(chǎn)檔案管理制度，確定資產(chǎn)檔案的歸檔范圍和保管期限表等內(nèi)容，確保收集過程有章可循；嚴格執(zhí)行歸檔材料收集標準，主動細致地收集，按照各類檔案的分類原則和方法進行分類整理。及時整理不符合要求的材料，補充必要材料，確保歸檔內(nèi)容的完整與規(guī)范。建立檔案收件簿，規(guī)范材料裝訂，以便日后查閱，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化軌道。

（二）重視檔案收集和價值鑒別工作。檔案收集是檔案管理各項工作的基礎(chǔ)，鑒別是保證檔案材料歸檔質(zhì)量的重要手段。實行動態(tài)跟蹤管理，在資產(chǎn)購置、驗收、入賬時做到卡片信息正確、清晰、齊全、規(guī)范。嚴格依據(jù)資產(chǎn)流動的實際，對資產(chǎn)賬目進行更新、完善，把借用單、轉(zhuǎn)移單、故障維修記錄、調(diào)撥單、登記入庫單、資產(chǎn)清查盈虧表、報廢審批單、核對單、處置單等信息作為重要檔案資料加以保存確保資產(chǎn)檔案的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。對收集起來的檔案進行真?zhèn)魏蛢r值鑒定，對檔案材料范圍、完整性、真實性進行鑒別，對材料形成手續(xù)進行審查，對鑒別后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及時進行處理。尤其是資產(chǎn)清查等重點工作的材料搜集整理工作，作為重要的檔案資料。對賬上沒有、清查時出現(xiàn)的資產(chǎn)另外登記造冊，每條資產(chǎn)數(shù)據(jù)登記完整齊全。將那些原始記錄性強、查考價值高、文書處理程序完畢的文件“檔案化”，要確保文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性并且能夠證明，使文件可以作為證據(jù)和作為檔案保存。

（三）結(jié)合固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，加強檔案信息化建設(shè)。資產(chǎn)系統(tǒng)以資產(chǎn)卡片為主要形式實現(xiàn)對資產(chǎn)的登記、查詢、統(tǒng)計等基本管理，但電子文件的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位，在較長時間內(nèi)紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。按照國家檔案局的要求，可根據(jù)歸檔要求導出資產(chǎn)卡片等電子版數(shù)據(jù)，并與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔，對預算、審批、購置、調(diào)劑、維修、出庫、報廢等相關(guān)檔案資料進行數(shù)字化處理，電子檔案相應(yīng)地自動生成，查閱相當方便，也有效地保存了原件 。

（四）重視土地等特殊資產(chǎn)檔案的管理。譬如，建筑用房、土地等資產(chǎn)歷經(jīng)時間長，應(yīng)嚴格遵守檔案要求歸檔立卷，做到每幢建筑物、每宗土地都登記齊全，有檔可查、有據(jù)可依。另外，照片檔案是也資產(chǎn)檔案的重要必要補充。積極引導相關(guān)部門主動歸檔，檔案人員主動征集相關(guān)照片的拍攝、使用等情況，做到歸檔及時，編目有序、說明齊全，保管良好，便于查看。此外，極少部分的聲像材料或重要責任者的口述史料也應(yīng)歸檔。

（五）強化對固定資產(chǎn)檔案的保密工作。按照檔案的秘密等級安裝防火墻，及時地備份檔案信息。從檔案提取、整理、數(shù)據(jù)錄入、掃描、校對、裝訂還原、數(shù)據(jù)備份都由專人負責，并對每次出入庫檔案的數(shù)量、時間進行詳細記載，保證檔案掃描過程中的保密性和完整性。檔案管理人員等相關(guān)工作者要嚴格遵守職業(yè)操守，不能隨意透漏相關(guān)資產(chǎn)檔案信息。

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