文物檔案信息化管理探究

劉琛

摘 要： 中國的歷史文化淵源流長，從古至今，古人遺留下來的文化古跡數不勝數。加強現階段的文物保護，也是保護和弘揚中華文化的一種重要方法。文物檔案是文物保護工作的重要組成部分。實現文物檔案的信息化管理，不僅可以大大提高整體的管理效率，便于人們的查找，同時也加大了整體的管理范圍，豐富了儲存含量，推動了我國文物檔案事業的發展。因此本篇文章主要分析了信息化管理給文化檔案工作帶來的主要影響。

關鍵詞：文物檔案 信息化管理 作用

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0023-01

文物檔案相當于是我國古文物的身份證和名片，通過查閱相關的文物檔案，可以快速地了解對應文物的發展、流傳、各方面特征等等情況。文物檔案一方面為文物保護做出了一定的保護貢獻，另一方面為文物保護工作奠定了基礎。文物檔案的發展，是增進人們對古文化認識和理解的重要渠道。實現信息化管理文物檔案，也是現如今發展的必然趨勢。

一、文物檔案主要管理的內容分析

文物檔案中記錄的信息主要與文物的發展、形成、后期的一些影響等等。對于研究我國的歷史文化具有關鍵性的意義。文物檔案記載的內容比較豐富，并且其自身的價值較高，在管理的時候不同于一般的檔案管理，必須選擇專門的工作人員進行管理，并建立相適應的管理制度，確保文物檔案的安全。以下就主要分析文物檔案中需要管理的具體內容。

1.文物相關的歷史資料

我國的歷史文化源遠流長，不同的名族、不同的時期，留存下來的文物種類多種多樣，具有極高的歷史研究價值。很多的文物由于極為稀有，因為在保存的時候也需要特別注意。其中也包括對文物來源、流傳經過的原始記錄和后期的一些采訪記錄，這些都儲存在文物檔案中。還有一些對古文物進行的發掘報告、采集記錄、遺留的銘記等等，一些遺留下來的書法家的小傳、一些特殊工藝的制作記錄等等，對于后期具有一定的影響。在后期被人們發現之后，都盡可能的將其完整的保存了下來。

2.文物的鑒定資料

文物的判定有一定的資格標準。對于發現的古跡是不是文物，不是某個人說了算，而是需要通過國家相關的單位，使用先進的鑒定方法、鑒定一起對文化藏品進行檢測之后做出的判定，檢測之后的檢測報告、分析報告判定其屬于文物的范疇時，相關的專家需要對文物的作者、時間、以及真偽做出相應的鑒定記錄，并將其保存在文物的檔案中。在后期追根溯源進行進一步地探究時，也省略了很多的探究時間。

3.文物藏品保管的具體資料分析

文物藏品在進行保管的過程中，可能會有一些借閱、復制的行為，按照基本的流程進行是沒有任何問題的，但是整個借閱記錄、復制的行為是需要記錄在文物檔案中，注明一下具體的時間。對文物藏品采取保護措施時，如滅菌、除銹、消毒、防蟲等過程中所使用的藥物、方法、效果等情況的記錄。有些時候發現文物自身存在一些缺陷，需要及時的采取一些修復措施的情況，需要將修復使用的時間、原料、工藝流程全部記錄進去，作為后期參考的標準。

4.文物的特征記錄

不同時期的不同種類的文物特征各不相同。為了更好地方便后期人們的研究，需要對不同的文物進行一些內容的標注。包括文物的時代、產地、色澤、質地、數量、完殘情況、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字記述，以及有關文物的拓片、照片、紋飾、器物繪圖等方面的影像資料。

二、傳統文物檔案管理中存在的問題分析

我國的檔案管理早期都是使用人工方式進行管理。人工方式不可避免的存在一些問題，也對文物檔案的管理產生了一些影響。

1.文物檔案管理工作量大、程序多

正如本文第一小節介紹的內容，文物檔案中包含的內容比較多，在進行文物檔案管理的時候，必須將每種文物檔案的各類相關資料分類清楚，并且做到有序排列，同時還要保證方便后期人們的查閱。這一要求對人工操作的檔案管理提出了一定的需求。例如在建立文物總登記簿時，要求經手人員字跡工整、清晰，比如有訂正時，用墨水筆劃雙線，由經辦人員在訂正處蓋章等程序。這種類似的細節處理在文物檔案的管理中非常多，因而對管理人員的工作要求比較嚴格。但是文物檔案的管理涉及到多個不同的環節，因而可能會有不同的人員進行負責，在每個不同人員之間的交接，很容易出現問題，導致某個環節的檔案內容出現疏漏，影響到了檔案的完整性。而且文物檔案經多人填寫，其不同的字跡、書寫習慣和填寫詳略不一，也會對文物的研究帶來很多不便。

2.文物檔案管理疏漏，文物數量與種類龐大

文物經常會出現提取出庫的情況。按照正常的流程，有些文物檔案需要提取出來給某個單位研究時，該檔案空出來的位置不應以其他文物填補，而應保留其空位，待文物回庫時歸回原位，否則就難以保證文物的秩序，造成排架錯亂，以至丟失時也不容易及時發現。人們會定期對文物的排放進行檢查，如果按照某種文物對應一個管理空位，一旦出現空位，管理人員應該第一時間去了解該文物檔案的去向。隨著對文物研究的不斷深入，探究出來的文物種類也會越來越多，需要管理的檔案內容太也會逐步增加。必須制定合理的管理方法，才能進一步提高文物檔案的管理效率。減少管理中出現文物檔案丟失的情況。

三、文物檔案信息化管理的應用分析

二十一世紀是信息化的時代，人們的生活與計算機早已有著千絲萬縷的聯系。面對日益豐富的文物檔案資料，必須實現信息化的管理方法，逐步提高整體的管理水平。

1.建立相對應的文物檔案管理的數據庫

數據庫中蘊含的信息豐富多彩。人們可以在數據庫中通過檢索相應的關鍵詞，快速的獲取需要的信息。數據庫可以加快人們查閱信息的速度，也為人們的信息查找提供了便利。檔案工作者按照文物檔案的類別將其錄入到計算機中，再將生成的新檔案添加到數據庫中，整理工作便基本完成，與傳統的文物檔案整理相比，計算機數據庫的應用使整理工作變得非常簡單。當然，在利用數據庫檢索資料之前，必須建立與文物檔案相適應的數據庫。數據庫建立主要需要考慮兩個方面的問題。①文物檔案的整理分類。對需要保存的文物檔案進行一個整體分類。對于分類的標準的確定，需要咨詢相關的專家，按照既定的學科規律，從而確定分類的標準。②檔案資料的錄入。在明確檔案的分類標準之后，準確錄入檔案的相關信息對于檔案的保存和查找非常重要。錄入資料時根據檔案的內容選擇對應的錄入方式，包括聲音、圖片、視頻等等可以借助專門的設備進行錄入。確保錄入數據的完整性。

2.建立檔案資料對應的檢索系統

數據庫的建立是為后期的檢索進行服務的。對文物檔案進行檢索和查詢時，通常會輸入一些關鍵詞，例如文物名稱、出土時間、年代、特征等詞語，此時系統中會對應出現和關鍵詞相關的文物檔案。文物檔案資料的檢索系統可以快速的查詢相關的文物信息，為文物檔案的查閱者提供了巨大的便利。在計算機中看到的檔案資料基本都是掃描之后的信息，但前提是掃描之后的信息和原文物檔案的信息完全一致。早期紙質 的文物檔案，由于時間的影響，容易導致紙質檔案的受潮、破損，甚至出現被腐蝕的情況。使用計算機掃描之后的信息作為文物保存的載體，大大降低了因為外在因素導致文物消失的風險。

3.實現文物檔案資料的信息共享

信息化的時代信息都是共享的，每個人都可以分享到最新的消息。早期由于傳統文物檔案保存的限制，對文物的查閱、借閱的要求都比較高，而且整體的流程比較復雜。因而文物檔案信息的傳播比較慢，很多人對文物檔案的記載內容并不了解，甚至不曾聽說。信息化的管理要突破這一局限。首先，相關部門應當建立并完善文物檔案網絡查詢功能，以檔案開放的明文規定為依據，并以現有的檔案信息資源庫為基礎，構建起一個完善的檔案信息發布平臺，定期對特定人群以及社會公眾開放，借此來實現文物檔信息資源共享，最大程度地實現文物檔案的家長。與此同時，為了更好地推進信息化時代的檔案管理工作的開展，還應當對文物檔案管理部門的職能進行強化，并加大后續監督管理力度，推進文物檔案管理工作的科學化、規范化、制度化，以更好地面貌服務于廣大民眾。

結語

綜上所述，文物檔案管理工作的信息化大大提高了文物檔案的查詢效率，方便了人們的查閱，豐富了保存的檔案種類，同時也提高了檔案保存的完整性，適應了信息化時代檔案管理的基本需求，進一步推動了我國文物檔案的管理。

參考文獻

[1]王亮亮.文物庫房管理及數字化建設[J].邊疆經濟與文化.2012（03）

[2]鄭力鵬，黃文錚.文物建筑保護工程的檔案管理工作[J].蘭臺世界，2008，（01）.

[3]王亮亮.文物庫房管理及數字化建設[J].邊疆經濟與文化，2012，（03）

[4]劉欣鑫.淺談文物檔案管理及計算機在文物檔案管理中的應用[J].北方文物.2012（01）

[5]董琳琳.文物藏品檔案管理現狀對策研究[J].科技創業家.2014（04）

[6]許莉莉.探究事業單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J].黑龍江科技信息.2016（08）