行政及事業單位平衡計分卡的維護與保障研究

馬曉榮+王龍

（1.陜西職業技術學院，西安 710100；2.陜西警官職業學院，西安 710021）

[摘 要]本文以行政及事業單位平衡計分卡的應用為背景，系統闡釋了平衡計分卡維護與保障的基本技術細節，便于行政及事業單位應用，以對我國政府及事業單位平衡計分卡的合理構建和廣泛應用發揮積極的促進作用。

[關鍵詞]平衡計分卡；維護；保障

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.067

[中圖分類號]D630.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

1 行政及事業單位平衡計分卡的維護

1.1 維護的必要性

引入平衡計分卡是組織管理制度的一項重大變革，必須及時給予精心維護。如果只是把一棵小果苗栽在土里，而不去及時澆水、施肥、松土、修剪、保護，就很難根深葉茂，果實累累，甚至還可能枯死或被大風吹折。平衡計分卡也是這樣，如果引入以后，不及時進行精心維護，就會很快夭折。保羅·R·尼文指出：“平衡計分卡與其他重大的變革一樣，必須在一段較長的時間里對其進行持續維護，才能使它在組織文化氛圍中生根，成為組織的常規管理手段?！?/p>

各種內外因素的變化是平衡計分卡維護的直接動因。變化是永恒的，永無止境的；平衡計分卡也必須不斷進步。組織引入平衡計分卡以后，組織的內部狀況和外部環境仍在繼續發生變化，一刻也不會停止。組織自身活動的內容、結構會不斷發生變化；組織自身的人力、資金、硬件和軟件等各種資源和因素都會不斷變化；管理者的管理水平和要求也在不斷提高。各種內外因素的變化都會對平衡計分卡帶來影響，這要求平衡計分卡要與時俱進，不斷進行調整、補充、改進、完善。

1.2 維護的可能性

平衡計分卡不是一次性的工具和項目，不是凝固不變的、僵化模板，而是適應性極強的動態的戰略管理系統，是企業組織管理系統的基石。平衡計分卡有足夠的彈性處理上述各種變化。例如，當組織管理者的管理水平明顯提高后，可以及時改變、調高平衡計分卡有關指標的目標值，引導組織再攀新高峰；當內部狀況和外部環境發生大的改變后，組織管理者還可以采取新的戰略措施，改變原來的目標、指標和戰略。一言以蔽之，可以通過精心維護，使平衡計分卡適應各種內外條件環境的變化，對組織進行有效的戰略管理，引導組織始終沿著正確的方向不斷前進。

1.3 做好平衡計分卡的年終審核工作

平衡計分卡的年終審核工作是平衡計分卡維護的核心環節。組織應結合年終績效評價對平衡計分卡各項要素進行一次全面的審查和反思，對不符合組織實際狀況和外部環境變化要求的目標值、權重、指標、目標和戰略提出具體的修正意見，闡明修正理由，提交黨委辦公會議討論研究，做出明確決議，以進行修正。

2 行政及事業單位應用平衡計分卡的保障體系建設

2.1 建立專門的機構

建立專門的機構是進行平衡計分卡維護的組織保證。所有參與過平衡計分卡系統早期設計和開發的人員，都對系統的發展負有責任，也是平衡計分卡實施和維護的骨干力量。為了保證平衡計分卡的有效實施和維護，筆者建議組織在原有平衡計分卡團隊的基礎上，組建新的平衡計分卡實施和維護職能部門，由主要領導直接領導，其主要職責是：①各種平衡計分卡資料的收集匯總和交流；②督促指導平衡計分卡的實施；③解決平衡計分卡實施中的各種具體問題；④定期對相關指標進行調查確定；⑤定期組織平衡計分卡的績效評價；⑥對平衡計分卡進行定期審查、調整、補充、改進和完善。在建立新的職能部門前，組織管理者應先確定一名平衡計分卡專職管理人員，協助主管經營的副總經理履行上述職責。

2.2 制定平衡計分卡實施與維護的專門制度和流程

制定平衡計分卡實施與維護的專門制度和流程是有效實施和維護平衡計分卡的制度保證和流程規范。組織應在平衡計分卡團隊前一階段引入建立平衡計分卡的基礎上，制定專門的制度和流程，明確規定平衡計分卡應用過程中各項具體工作的名稱、內容、要求、流程、銜接、完成時間和責任人，并作為組織的一項制度和規范正式印發和實施，使平衡計分卡各項具體工作的辦理有規可循，有章可依。

2.3 充分溝通

一臺機器設備，沒有充分的潤滑不能正常運轉。一個設計精良的平衡計分卡如果沒有充分的溝通也不能順利實施。溝通是保證平衡計分卡順利實施的重要前提條件之一。組織管理者應與平衡計分卡管理人員進行充分溝通。

2.3.1 溝通的作用

使全體員工明確平衡計分卡的具體要求，把組織發展戰略變成每個員工的自覺行動；使員工了解組織的各項實際業績，特別是與本職工作有直接關系的相關部門或環節的業績信息資料；使管理層了解平衡計分卡的實際執行效果、平衡計分卡實施過程中出現的新問題和員工的意見與建議。這對及時采取相應措施、加強薄弱環節、保證平衡記分卡順利實施和平衡計分卡自身的修正完善具有重要的影響作用。

2.3.2 溝通的類型、方式和主要內容

平衡計分卡實施過程的溝通按照溝通主體的相互關系可分為以下3種類型。

（1）自上而下的溝通，一般采取發簡報、辦墻報、播放閉路電視和召開專門會議等方式進行溝通。溝通的內容主要包括平衡計分卡基本內容宣講；平衡計分卡執行情況通報和評價結果分析；平衡計分卡戰略目標、績效指標、目標值等的調整狀況和調整原因說明；平衡計分卡在實施過程中所遇到的各種問題及其解決辦法；平衡記分卡有關政策、制度和流程變化情況介紹；好人好事表揚等。

（2）自下而上的溝通，一般采取逐級上報、口頭反映、書面報告和個人申訴等方式進行溝通。溝通的內容主要包括平衡計分卡考核評價專項資料上報；特殊問題反映；有關意見建議和個人申訴陳述等。個人申訴直接關系到員工的切身利益，也是員工應有的權利。組織管理層一定要認真對待員工個人的申訴，并由有關領導約請申訴員工面談，耐心聽取員工申訴陳述，然后深入調查了解，在弄清事實真相的基礎上，按照規定制度和程序進行慎重處理，作出明確答復。

（3）同一層次之間的溝通，可以是職能部門之間的溝通；也可以是個人之間的溝通。同一層次之間的溝通一般采用口頭、電話和網絡溝通的方式進行。

2.4 恰當激勵

激勵是一個組織對其成員而言的。組織者通過某種機制激發、強化成員的動機，利用其為組織目標服務。激勵含有激發動機、鼓勵行為、形成動力之意，一般是外部刺激者施加給主體的利益刺激，從而使施加的推動力轉化為主體動力。激勵機制是組織者為了使組織成員的行動與其目標相融，并充分發揮每個成員的潛能而執行的一種制度框架。它通過一系列具體的組織行為規范和根據組織成員生存與發展的要求、價值觀等設計的獎懲制度來運轉。

美國哈佛大學管理學院教授詹姆斯說過，如果沒有激勵，一個人的能力發揮不過20%～30%；如果施以激勵，一個人的能力則可以發揮到80%～90%，激勵是一種特殊的社會活動，它自身是有規律可循的。

充分的激勵是確保平衡計分卡有效實施和維護的重要驅動因素。組織只有重新設計采用與平衡計分卡緊密結合激勵方法，不斷完善激勵機制，才能最大限度調動廣大員工實施和維護平衡計分卡的積極性，使每個人都按照組織戰略要求指導自己的日常行動，確保組織戰略目標順利實現。組織管理者應從組織的實際情況出發，重點抓好以下兩方面的工作。

2.4.1 獎效掛鉤，合理計獎

激勵機制可分為2類：一類是以人的自利動機為激勵物的物質型激勵機制，一類是以人的精神動機為激勵物的精神型激勵機制。在市場經濟條件下，物質財富的多少往往成為衡量成功的尺度，也是在競爭中追求生存、發展及享樂所必需的條件。而精神需求通常是建立在作為自然的生存和生理上的物質需要已經得到基本滿足的基礎上才能產生。所以人們通常都把物質激勵放在第一位，組織管理者應首先給予其高度關注；精神激勵只能排在第二位。行政及事業單位的員工一般經濟條件較差，工資較低，自然更是首先看重物質激勵。

組織員工的薪酬分為基本工資和績效工資兩部分?；拘匠臧凑找幎藴史衷掠嫺叮冃ЧべY按照規定辦法計付。行政及事業單位的物質激勵主要采用年終計發獎金的形式，如何計發年終獎金成為了影響物質激勵效果的關鍵因素?，F行的年終獎金標準，由領導按照組織的實際支付能力和往年發放情況，由管理層研究確定，采用按職務分等定額發放的辦法分發給每一位員工。這種辦法的優點是簡單方便，容易操作；缺點是與組織的發展戰略脫節，與當期的綜合業績脫節，平均主義色彩比較濃厚，不夠公平合理，不利于激勵大家為實現組織戰略目標努力工作的積極性，組織管理者應予以改變，筆者建議按以下程序和方法計算支付。

（1）計算確定組織當年計獎總比例。以組織年終平衡計分卡綜合評價得分為依據，將綜合評價得分為0.6分的計獎比例規定為10%，并按每增（減）0.01分增減0.5%的計獎比例計算確定組織當年的計獎總比例。

（2）計算確定組織當年獎金總額。組織當年獎金總額=組織當年工資總額×組織當年計獎總比例

（3）定比分級。按照每個員工當年的業績表現，對其進行評議，將評議結果排序歸入表格相應等級欄。等級分為A、B、C、D、E，所占比例分別為15%、25%、40%、15%、5%。

（4）分級賦權。各個等級對應的計算獎金的權數，A等為1.4，B等為1.2，C等為1.0，D等為0.8，E等為0.6。

（5）計算確定每一員工員的工獎金數額。公式為：

（6）組織員工年終獎金模擬計算舉例。假設組織當年全體員工工資總額為100萬元。當年業績綜合評價得分為0.7分。A、B、C、D、E五個等級的員工基本工資數額依次為18萬元、25萬元、42萬元、11萬元、4萬元。職工王某當年的工資為1.2萬元，所評的等級為B等。則：

組織當年計獎總比例=10%+10×0.5%=15%；

組織當年獎金總額=100×15%=15（萬元）；

員工王某當年應得獎金=15×[（1.2×1.2）/（18×1.4+25×1.2+42×1+11×0.8+4×0.6）]=0.199 262（萬元）

上述計獎辦法克服了現行計獎辦法的缺陷，獎金多少與組織的綜合業績評價結果密切相關，可以準確計算，克服了員工之間在獎金計算上的平均主義，能夠較好的調動員工按照組織戰略管理的要求，努力搞好本職工作的積極性，且有很強的可操作性，比較適合于行政及事業單位當前的實際情況，具有一定的推廣使用價值。

2.4.2 多措并舉，增強激勵效果

有效的激勵應該是多種辦法并舉的綜合激勵。獎金激勵雖然重要，組織管理者應認真抓好，不斷改進，但僅有這一種方法是遠遠不夠的。組織的管理層應該在認真抓好獎效掛鉤，合理計獎的基礎上拓寬思路，廣泛聽取群眾意見，選擇采用諸如帶薪渡假、提拔晉升、委托授權、帶薪學習進修、頒發獎狀、口頭表揚等，各種能夠激勵員工為實現組織的戰略目標努力工作的辦法對員工進行激勵。這些辦法不需要增加太多的激勵成本，還可以彌補單純獎金激勵的缺陷，其激勵作用同樣不可忽視。

主要參考文獻

[1][美]保羅·R·尼文.政府及非營利組織平衡計分卡[M].胡玉明，譯.北京：中國財政經濟出版社，2004.

[2]寶利嘉顧問.戰略執行：平衡計分卡的設計和實踐[M].北京：中國社會科學出版社，2003.

[3][美]馬克·格雷厄姆·布朗.超越平衡計分卡[M].謝軍容，譯.北京：中國財政經濟出版社，2010.