文書檔案管理強化策略

郭彤嘉

摘要：檔案文書資料關系到單位或企業日常經營管理的情況和重要活動的記錄以及大事記專項資料的完善，是某一時期企業發展和人物活動的真實再現。尤其是互聯網信息技術在人們生產生活的應用日益廣泛的情況下，文書檔案文獻資料的收集更廣泛，更具體，更真實，彌補了原來文字檔案的許多短板，使歷史風景能夠還原。在這種情況下，檔案資料的歸類和存儲工具就需要不斷地更新，管理內容相對復雜，越來越需要強化管理。本文以單位或企業的文書檔案資料的管理為研究內容，提出了創新管理的理念。

關鍵詞：企業文化；檔案資料；強化管理；研究談討

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）010-00-01

一、目前企、事業單位檔案管理存在的缺陷

1.檔案資料不全，難收集

檔案資料的收集整理是一件功在當代、利在千秋的極不引起人們重視的重要工作，大部分企業單位沒有專門的檔案室，就是有檔案室也是選擇閑置的處所存放檔案資料或者應付管理部門的檢查而設置的，多數的企業、事業單位的檔案管理員都是老弱病殘的員工兼任，不具備管理檔案的專業知識和專業技能，只是將單位各個職能部門上交的文書檔案資料，進行堆放封存。資料殘缺不全，歸類不明顯，應用效果不佳。

2.文書檔案資料收集手段落后不及時

在互聯網計算機多媒體時代，大數據化的信息管理已經成為常態，但是，大部分企業、事業單位還沒像樣的檔案掛你設施、設備，很多單位好沒有配置計算機或者聯網，檔案管理員年齡大，現代信息技術設備不會用的情況非常普遍。對很多的文書檔案資料不能做到及時采集，更不能做到文字、音像和相關資料的豐富和全面歸檔。

3.檔案資料的應用不能滿足需要

當前，很多下崗工人在辦理養老退休的過程中，由于需要提供相關的單位證明，許多單位在轉變經營機制的改革過程中，有的被撤銷建制，有的被兼并重組、有的破產不復存在，使得人們無法得到相關單位的證明材料，只有通過查閱檔案，來提供原始資料證明，但是，由于文書檔案資料的殘缺，許多本來很簡單的問題變得很復雜，檔案資料的服務能力脆弱，社會影響效果不大，因而引不起人們的重視。

二、創新文書檔案資料管理的舉措

1.建立高素質的檔案管理隊伍

為了強化文書檔案資料的收集和管理，必須有一只熟悉檔案管理業務，明確檔案管理目標和責任的人員隊伍。從現實的需要來看，一方面各個單位從長遠的工作需要出發，選聘高素質的專業人才，到單位進行檔案管理；另一方面選送熱愛檔案管理的人才，參加檔案主管部門組織的檔案管理培訓，同時，創造條件讓檔案管理人員在網上學習深造，使檔案管理人員具備現代檔案管理的知識和能力。

2.完善的檔案管理機制

根據國家《檔案法》和有關規章制度，對本單位的檔案管理機制進行規范。一是強化檔案管理責任。檔案資料的收集、管理不是檔案室一個部門的獨立工作，而是單位各個部門共同協作的結果，單位要明確主管領導負總責，檔案室（館）具體負責、各個部門分工負責的責任機制，協調聯動各個部門共同參與檔案管理，形成“千斤重擔大家挑，人人肩上有目標的工作氛圍”。二是對不切實際的檔案管理制度進行更新。三是增加投入，引進計算機、互聯網和先進的移動通信設備，提高信息資料的采集質量。

3.搞好一手資料的及時采集

作為檔案信息資料，其功用主要在日后才能發揮，以利于工作和發展的監督、指導、傳承和借鑒。因為不確定哪類資料對誰對什么事情有影響，所以，在采集資料的過程中，本著原始、真實、全面、及時等工作特點，對各個部門的工作日志，相關材料和重大活動的具體信息采集，做到及時、高效和全面。制定檔案室（館）與辦公室、宣傳部門等聯合工作考核機制，提高各個部門共同參與的積極性。提高檔案的信息量和管理質量。

4.實現檔案資料信息化管理水平

各個單位要在文書檔案文字資料的基礎上，增加影像檔案資料，制作數據信息光盤，同時，在單位的網頁或者網站上，增設檔案欄目，目的方便檔案資料的利用。當前，人們都樂于從網上查找資料，信息共享程度較高，因此，單位要根據自身的實際情況，不斷提高文書檔案資料的信息化管理水平，盡可能在自己的網站或網頁上錄入檔案資料內容，實現信息的共享。

5.不斷優化案管理工作方法

檔案管理工作不僅僅只是對收集的文書材料、影像資料進行歸類存放，更重要的是要用檔案人的眼光去發現重要的信息資料，并對信息進行系列的追蹤采集，形成完整資料體系。比如在發展工業的過程中，必然要建立工廠，儲備過程的決策會議決定，項目選址過程各個部門的工作情況，企業建成的生產和科研情況，市場競爭和服務能力等各方面的信息資料，要形成一個系統，就需要優化檔案管理的工作方法，不斷地創新，與時俱進，提高信息含金量和豐富程度。

三、提升檔案管理現代化水平

從現代管理理念的角度來看，檔案資料的管理水平和效果，基本上反映了企、事業發展過程的管理水平、管理措施和管理效果。是對以往的發展見證和衡量標尺。因此，必須提升現代化的檔案資料管理水平和管理質量。一是增加投入，引進信息化設備用于檔案管理，實現檔案信息的云數據信息，滿足各種信息需要；二是選聘或者培訓高素質的檔案資料管理員，要求檔案資料管理人員做到“一專多能”，能寫會畫，會攝影還能制作課件等等；三是優化檔案資料管理環境。根據需要把辦公室、宣傳機構同檔案室合并，增加人員和設施，形成檔案資料管理的合力，全面提升現代化管理水平，進一步提高檔案資料服務經濟和社會發展的質量。

四、結語

強化文書檔案資料管理是一項長期的系統的工作，必須起點高、機制完善、理念超前才能實現現代化管理目標。因此，不同單位要根據自身發展需要，在設施、人員和管理模式上進行優化選擇，制訂一套適合自身需要的、切實可行的檔案資料管理制度，全面提高單位員工的檔案意識，在具體的工作實踐中，注重收集一手資料，及時歸檔管理，才能提升檔案資料信息管理水平。

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