高校檔案管理中電子檔案管理探析

李耀煒+李俊

【摘 要】在高校檔案管理過程中，電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，可以有效提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量。然而，目前部分高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的時(shí)候，還存在較多難以解決的問題。因此，高校檔案管理部門必須要制定完善的電子檔案管理制度，逐漸創(chuàng)新電子檔案管理方式，為其后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理；電子檔案管理；應(yīng)用措施

高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強(qiáng)高校檔案管理工作效果。

一、高校電子檔案分析

當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們?cè)趯?shí)踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對(duì)憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對(duì)其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實(shí)際儲(chǔ)存的額過程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。

二、高校檔案管理中電子檔案管理問題分析

目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對(duì)大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價(jià)值的文件進(jìn)行保存，在實(shí)際工作期間，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲(chǔ)方式，保管方式落后，整理強(qiáng)度大，不利于檢索利用。

第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。

第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強(qiáng)高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問題。同時(shí)，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無法提升其工作效率與質(zhì)量。

第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實(shí)際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢谶h(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動(dòng)率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施

在高校電子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強(qiáng)其管理效果。

（一）制定安全性管理制度

高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)與檢查，無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強(qiáng)其安全性。同時(shí)，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊(duì)伍，使其可以更好的對(duì)電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識(shí)。

（二）樹立正確的管理觀念

高校檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識(shí)，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。

（三）創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段

首先，通過各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對(duì)于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。

（四）加大電子檔案的投入力度

高校電子檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺(tái)，切實(shí)滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案技術(shù)的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

在高校檔案管理電子檔案技術(shù)實(shí)際應(yīng)用的過程中，相關(guān)管理人員必須要重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，保證可以制定完善的管理制度，根據(jù)高校電子檔案管理需求，逐步優(yōu)化電子檔案管理體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]閉線林.新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)探析[J].山西檔案，2014（5）：69-71.

[2]蔡雪，韓瑩.數(shù)字環(huán)境下高校檔案管理工作探析[J].蘭臺(tái)世界，2013（35）：66-67.

[3]黃凡玨，閉線林.電子政務(wù)環(huán)境下高校檔案管理及利用實(shí)踐探析[J].蘭臺(tái)世界，2014（8）：59-60.