做好高校辦公室秘書工作探究

高源

【摘要】本文通過作者自身高校秘書工作的經(jīng)歷對高校辦公室秘書的職責(zé)和特點進行分析，并對如何提高辦公室秘書履職能力進行初步的思索與研究，從而為做好秘書工作提供些許參考。

【關(guān)鍵詞】高校；辦公室秘書；秘書工作

學(xué)校辦公室作為一所大學(xué)對外的“窗口”和對內(nèi)的“樞紐”，在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)中具有舉足輕重的地位。辦公室工作質(zhì)量的高低直接決定了“窗口”效果是否顯著，“樞紐”作用是否有效。辦公室秘書履職能力高低決定了辦公室工作能否順利推進。在新形勢下，辦公室秘書如何提高自身履職能力，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)、為部門下情上傳提供服務(wù)、為師生工作學(xué)習(xí)提供服務(wù)是一個值得探究的問題。

一、高校辦公室秘書工作的職責(zé)

高校辦公室秘書工作的職責(zé)主要是指擔(dān)任秘書崗位的管理人員日常工作中的主要內(nèi)容和任務(wù)。高校辦公室秘書工作是一種文職工作，其在日常的工作中包含很多內(nèi)容，主要分為以下幾個方面：

（一）日常行政工作。主要包括各種上級公文的流轉(zhuǎn)、校級設(shè)備的使用登記和管理、學(xué)校會議室的協(xié)調(diào)和管理以及校級設(shè)備采購等。

（二）組織協(xié)調(diào)工作。對內(nèi)如迎新活動、畢業(yè)典禮、校內(nèi)活動等；對外如學(xué)校承接的各種校務(wù)活動、大型學(xué)術(shù)會議等。

（三）聯(lián)絡(luò)接待工作。對內(nèi)主要是校領(lǐng)導(dǎo)接待日的安排工作；對外主要包括上級主管教育部門、屬地政府、兄弟院校、來校招聘的企業(yè)、校友及學(xué)生家長等。

（四）信息統(tǒng)計工作。信息統(tǒng)計工作主要包括上級教育主管部門所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和各種常規(guī)性數(shù)據(jù)的定報、年報，各個二級單位的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和各部門年度大事記匯總等。

除此之外，還有一些領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

二、高校辦公室秘書的工作特點

通常來說，高校辦公室秘書的工作有以下幾個特點：

（一）服務(wù)性。服務(wù)性是高校辦公室秘書工作的一個最為顯著的特點。辦公室秘書的主要服務(wù)對象為校領(lǐng)導(dǎo)，這就要求在日常工作中懂得替領(lǐng)導(dǎo)“避輕就重、抓大擋小”，讓領(lǐng)導(dǎo)避開瑣事糾纏，騰出時間集中精力來做好決策工作。

（二）輔助性。作為領(lǐng)導(dǎo)的“手和腿”，平時的工作主要就是按指示協(xié)調(diào)校內(nèi)外單位和學(xué)校二級部門之間的各項工作，同時也是機關(guān)部門和教師、學(xué)生之間聯(lián)系的紐帶，以起到輔助領(lǐng)導(dǎo)上情下達(dá)和聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的作用。

（三）多面性。高校辦公室秘書工作比較復(fù)雜，牽扯到很多的方面。如聯(lián)系企業(yè)開招聘會、協(xié)調(diào)兄弟院校就某些課題進行聯(lián)合攻關(guān)研究、向各部門傳達(dá)上級教育主管部門的工作精神、協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)開設(shè)相關(guān)的會議活動等。

（四）時效性。凡是需要辦公室秘書協(xié)調(diào)的事情無小事，因此，這也就決定了工作者一定要具有較強的時間觀念，以保證工作的準(zhǔn)時完成。在完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)時，要分清楚輕重緩急，抓住事情主脈絡(luò)，勤思考，多跑動。

三、做好辦公室秘書工作的思考

（一）強化責(zé)任意識是基礎(chǔ)。高校辦公室秘書的工作具有復(fù)雜性，這就要求工作當(dāng)中一定要強化自身的責(zé)任意識。以事無巨細(xì)的態(tài)度認(rèn)認(rèn)真真地對待工作中的每一個細(xì)節(jié)，只有把握住這條主脈絡(luò)，才能夠當(dāng)工作中面對一些復(fù)雜、瑣碎的難題時竭盡全力去想辦法解決，從根本上提高工作質(zhì)量。當(dāng)工作中出現(xiàn)問題的時候，要敢于擔(dān)當(dāng)，積極找出問題所在，立行立改，切實做到發(fā)現(xiàn)一處，糾正一處。

（二）提高履職能力是保障。辦公室秘書的履職能力是決定辦公室工作順利開展的保障。只有通過不斷學(xué)習(xí)、更新知識庫、增加新技能，才能增強履職能力，保障工作成果。一是，秘書的信息化使用能力是履職能力的核心。隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，辦公自動化的應(yīng)用也逐漸的滲入到各個行業(yè)，計算機作為日常工作的主要工具，應(yīng)用能力的好壞直接影響著工作效率的高低。因此，作為高校辦公室秘書要不斷加強計算機方面的專業(yè)知識，從而提高工作效率。二是，秘書的溝通協(xié)調(diào)能力等是履職能力的重要組成部分。一件事情的成敗“三分是內(nèi)容，七分在溝通”，由此可見溝通的重要性，在與領(lǐng)導(dǎo)和下屬部門之間溝通時要有技巧、避免因為自己的口氣或者態(tài)度而影響傳達(dá)內(nèi)容的效果。盡可能地站在對方的角度思考，不論是對領(lǐng)導(dǎo)諫言還是對二級部門傳達(dá)精神，都要選擇合理的方式，這樣才能事半功倍。

（三）提高創(chuàng)新能力是關(guān)鍵。在高校辦公室秘書的日常工作中，若一味地采用一些老式的工作方法非但不能起到良好的工作效果，同時還有可能降低工作效率和產(chǎn)生差錯。因此，在高校辦公室秘書平常的工作中，應(yīng)具有創(chuàng)新精神，積極地采用一些新方法來應(yīng)對繁瑣的工作，將一些創(chuàng)新理論盡可能地應(yīng)用在工作中，以提高工作效率。這也就要求了高校辦公室秘書在工作中要轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新觀念、創(chuàng)新方法，只有這樣，才能全面地提高工作質(zhì)量，促進工作效率。

（四）提高團隊意識是重點。高校的秘書工作是一個復(fù)雜的工作，不僅內(nèi)容繁瑣，而且在一些問題的處理上也要經(jīng)過一些繁瑣的程序和過程。因而，這也就要求了高校辦公室秘書在工作中必須要具有團隊意識。俗話說人多力量大，在工作中不能一人獨大、要積極爭取同事和領(lǐng)導(dǎo)的幫助與支持，才能最大程度提高工作效率。在平時的工作中，應(yīng)具有團隊意識，在和同事產(chǎn)生一些矛盾和誤解時要積極溝通和化解，以免矛盾加深，只有積極地溝通，才能進一步的加強同事之間的團結(jié)意識，進而促進工作效率。

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