做好高校辦公室秘書工作探究

高源

【摘要】本文通過作者自身高校秘書工作的經歷對高校辦公室秘書的職責和特點進行分析，并對如何提高辦公室秘書履職能力進行初步的思索與研究，從而為做好秘書工作提供些許參考。

【關鍵詞】高校；辦公室秘書；秘書工作

學校辦公室作為一所大學對外的“窗口”和對內的“樞紐”，在協助領導處理日常事務中具有舉足輕重的地位。辦公室工作質量的高低直接決定了“窗口”效果是否顯著，“樞紐”作用是否有效。辦公室秘書履職能力高低決定了辦公室工作能否順利推進。在新形勢下，辦公室秘書如何提高自身履職能力，更好地為領導決策提供服務、為部門下情上傳提供服務、為師生工作學習提供服務是一個值得探究的問題。

一、高校辦公室秘書工作的職責

高校辦公室秘書工作的職責主要是指擔任秘書崗位的管理人員日常工作中的主要內容和任務。高校辦公室秘書工作是一種文職工作，其在日常的工作中包含很多內容，主要分為以下幾個方面：

（一）日常行政工作。主要包括各種上級公文的流轉、校級設備的使用登記和管理、學校會議室的協調和管理以及校級設備采購等。

（二）組織協調工作。對內如迎新活動、畢業典禮、校內活動等；對外如學校承接的各種校務活動、大型學術會議等。

（三）聯絡接待工作。對內主要是校領導接待日的安排工作；對外主要包括上級主管教育部門、屬地政府、兄弟院校、來校招聘的企業、校友及學生家長等。

（四）信息統計工作。信息統計工作主要包括上級教育主管部門所需基礎數據和各種常規性數據的定報、年報，各個二級單位的數據統計和各部門年度大事記匯總等。

除此之外，還有一些領導交辦的其他工作。

二、高校辦公室秘書的工作特點

通常來說，高校辦公室秘書的工作有以下幾個特點：

（一）服務性。服務性是高校辦公室秘書工作的一個最為顯著的特點。辦公室秘書的主要服務對象為校領導，這就要求在日常工作中懂得替領導“避輕就重、抓大擋小”，讓領導避開瑣事糾纏，騰出時間集中精力來做好決策工作。

（二）輔助性。作為領導的“手和腿”，平時的工作主要就是按指示協調校內外單位和學校二級部門之間的各項工作，同時也是機關部門和教師、學生之間聯系的紐帶，以起到輔助領導上情下達和聯絡內外的作用。

（三）多面性。高校辦公室秘書工作比較復雜，牽扯到很多的方面。如聯系企業開招聘會、協調兄弟院校就某些課題進行聯合攻關研究、向各部門傳達上級教育主管部門的工作精神、協助相關領導開設相關的會議活動等。

（四）時效性。凡是需要辦公室秘書協調的事情無小事，因此，這也就決定了工作者一定要具有較強的時間觀念，以保證工作的準時完成。在完成領導交代的任務時，要分清楚輕重緩急，抓住事情主脈絡，勤思考，多跑動。

三、做好辦公室秘書工作的思考

（一）強化責任意識是基礎。高校辦公室秘書的工作具有復雜性，這就要求工作當中一定要強化自身的責任意識。以事無巨細的態度認認真真地對待工作中的每一個細節，只有把握住這條主脈絡，才能夠當工作中面對一些復雜、瑣碎的難題時竭盡全力去想辦法解決，從根本上提高工作質量。當工作中出現問題的時候，要敢于擔當，積極找出問題所在，立行立改，切實做到發現一處，糾正一處。

（二）提高履職能力是保障。辦公室秘書的履職能力是決定辦公室工作順利開展的保障。只有通過不斷學習、更新知識庫、增加新技能，才能增強履職能力，保障工作成果。一是，秘書的信息化使用能力是履職能力的核心。隨著網絡科技的發展，辦公自動化的應用也逐漸的滲入到各個行業，計算機作為日常工作的主要工具，應用能力的好壞直接影響著工作效率的高低。因此，作為高校辦公室秘書要不斷加強計算機方面的專業知識，從而提高工作效率。二是，秘書的溝通協調能力等是履職能力的重要組成部分。一件事情的成敗“三分是內容，七分在溝通”，由此可見溝通的重要性，在與領導和下屬部門之間溝通時要有技巧、避免因為自己的口氣或者態度而影響傳達內容的效果。盡可能地站在對方的角度思考，不論是對領導諫言還是對二級部門傳達精神，都要選擇合理的方式，這樣才能事半功倍。

（三）提高創新能力是關鍵。在高校辦公室秘書的日常工作中，若一味地采用一些老式的工作方法非但不能起到良好的工作效果，同時還有可能降低工作效率和產生差錯。因此，在高校辦公室秘書平常的工作中，應具有創新精神，積極地采用一些新方法來應對繁瑣的工作，將一些創新理論盡可能地應用在工作中，以提高工作效率。這也就要求了高校辦公室秘書在工作中要轉變工作思路，創新觀念、創新方法，只有這樣，才能全面地提高工作質量，促進工作效率。

（四）提高團隊意識是重點。高校的秘書工作是一個復雜的工作，不僅內容繁瑣，而且在一些問題的處理上也要經過一些繁瑣的程序和過程。因而，這也就要求了高校辦公室秘書在工作中必須要具有團隊意識。俗話說人多力量大，在工作中不能一人獨大、要積極爭取同事和領導的幫助與支持，才能最大程度提高工作效率。在平時的工作中，應具有團隊意識，在和同事產生一些矛盾和誤解時要積極溝通和化解，以免矛盾加深，只有積極地溝通，才能進一步的加強同事之間的團結意識，進而促進工作效率。

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